浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展

浅析人工智能技术在档案管理中的应用
与发展
摘要：近年来，随着计算机技术在档案的管理中的应用越来越多，这种先进
的科技手段，可以大规模地对海量的资料进行大规模的加工，实现了档案的智能化、现代化的发展。

本文根据当前的实际，论述了利用人工智能技术在档案工作
中的实际运用，并提出了相应的改进措施，以期能够为今后的工作提供一些借鉴。

关键词：人工智能技术；档案管理；应用发展
一、人工智能技术在档案管理中的应用类别
随着人工智能技术的飞速发展，可以对现有的档案管理进行全方位的革新和
改进，特别是数据挖掘、语音识别、机器视觉等领域的广泛运用，使得人工智能
技术的优势和具体的功能得以充分地体现。

智能代理技术是一种利用现有的数据
进行深度学习的技术，它可以根据用户的真实目的，判断出他们的偏好，从而为
他们提供相应需求。

在整个档案管理中，智能代理通常是指获得用户的基础资料，在完成授权之后，可以充分了解其浏览历史、档案查询记录等，并通过对其进行分析和归纳，
为其提供个人服务。

通过对检索需求和操作指令的分析，可以在很短的时间内，
将最适合的内容过滤出来，并根据需要进行智能的推荐，从而缩短检索的时间和
空间，大大提升了检索的速度。

语言加工技术是一种运用这种技术的技术，它可
以根据人们所发的资料汇编、关键词检索等命令来实现对人的语音进行自动的辨识。

在对各种信息进行搜索时，人工智能可以将大量的语文库和文件中的单词存
储起来，然后将相应的命令录入到人机接口中，经过转换变成了二进制的文字，
并对数据库进行了扫描，寻找到最匹配的数据，并予以显示，最终既能满足使用
者的要求，又能让搜索变得更准确。

二、档案管理人工智能的应用
（一）系统智能识别技术
在整个人工智能技术中系统识别技术属于最基本和最核心的技术，直到目前
为止在所有智能技术中智能识别是运用最广泛和发展最成熟的一种技术。

在目前
的各种技术体系中，智能识别技术就像是一个搜索引擎，在科技飞速发展的今天，人们可以通过文字和声音来实现对各种文件的查询，并通过图像来进行智能的分
析和判断。

例如，在档案的使用上，可以使用智能识别技术来查询有关的资料和
资料，使用声音辨识进行检索也是如此，使用者可以将所要搜寻的资料以口头方
式表达，并将其转换成语言，待到系统确认后，便可以自动进行查询，以方便快
捷地显示各种资料。

（二）指纹虹膜识别技术
任何行业都会把安全问题放在第一位，尤其是涉及到企业或者政府机关等秘
密文件，必须保证其安全。

这时可以运用虹膜和指纹技术来进行管理。

此时可运
用虹膜识别、指纹识别等管理手段有效杜绝安全隐患。

比如想要查阅相关文件，
首先要通过系统识别指纹和虹膜，只有指纹和虹膜匹配，才能打开这些文件，而
且只能由专门的人来查阅，安全性得到了极大的提升。

比如对于部分大型企业，公司里有大量的人事和文件，这些文件往往涉及到
内部人员的编制和人事调整，属于机密。

在管理这些文件时，可以把单位领导、
主管人员和档案管理员等人员列为可供调阅的人员。

将其虹膜和指纹录入到系统中。

若要查询文件，则需对该个人虹膜及指纹进行扫描。

一旦发现虹膜与指纹不符，则会在系统中发出警报，并将警示信息以电子邮箱、短消息等方式传送至各
部门负责人的个人电脑上，从而形成危险预警。

（三）网络平台共享技术
在档案的办理中，档案的调阅工作都是相当繁琐的，传统情况下，需要通过
书面材料将所有的手续都交给上级，且审核的程序非常繁琐。

而各种智能技术的
运用，如通过 OA软件和档案平台，实现多种形式的审批，可以极大地减少审批
过程。

另外在集团企业内部，部分档案文件可以公开，这些文件可通过共享技术在
平台中直接展示，内部员工将自己ID登录后，即可对这些内容直接查阅。

例如，在新员工的培训中，需要帮助新员工对公司的文化和发展有一个大致的认识，然
后由培训人员登陆电脑，进行相关的文件查询，并实时分享给受训人员，在查阅、借阅方式，可以避免繁琐的手续，大大降低了管理人员的工作负担。

（四）智能检索技术
人工智能技术属于高新技术且科技含量较高，它的开发初衷是为了提高工作
效率和解放生产力，而在档案管理系统中大量使用这种技术，可以极大地提高文
件的管理水平，同时也可以大大提高文件的安全性和保密性。

当前采用智能技术
进行各种信息的查询，可以有效地改善检索结果提高精准程度，减轻工作人员的
工作负担。

比如，在整理各种文件的时候，可以将文件的相关性和机密程度，按
照一定的规律排列起来，这样就可以在以后的搜索中，就可以保证将某些重要的
资料能够优先被检索。

此外，这种智能的搜索方式不仅可以在很短的时间里获得海量的数据，还可
以利用该技术对用户搜索的结果和使用次数进行统计，还能够对该用户的搜索期
望和使用要求进行预测，并根据该算法对搜索结果进行筛选，最终为使用者提供
更多的资讯。

为了提高推荐的准确率和规范性，AI会从多个角度进行分析和总结，第一个是静态信息，主要由用户的基础数据资料组成。

其次是动态的资料，以使
用者的操作检索纪录为主。

根据关键词的联想和筛选，实现档案智能推荐。

三、人工智能技术在档案管理中的发展对策
（一）将信息服务理念和互联网思维树立起来
人工智能技术在检索中表现出的优势以及此技术的不断成熟，为医疗集团档
案管理提供了更为有力的技术支持和管理思路，同时也让医疗集团档案资源的信
息共享与安全管理得以提升，尤其在整个档案管理质量及效率的提升中具有显著
的推动作用。

但是，一些单位面临着传统的档案管理方式、传统的、技术上的滞
后等问题，档案改革工作仍然面临强大的阻碍。

因此，档案管理者和管理层必须
要及时转换观念，更新观念，引入各种新型技术，并主动开展相关的工作，使工
作人员能够更好地提高对新技术接受程度。

（二）将宣传推广工作做好
当前，许多机关和档案馆的工作人员都不熟悉各种新型科技和智能化的设备，导致其在管理中的作用难以得到充分的体现。

因此，对于各大企业单位而言，要
加大对各种技术的推广力度，并定期举办关于人工智能技术的培训，让大家都能
够熟练掌握这项技术的使用方法和使用方法，并鼓励员工利用人工智能技术来查
询自己想要的资料，从而提升了智能技术的使用和了解。

四、结束语
总之，在档案的经营中，运用人工智能技术，通过网络共享、指纹识别、智
能识别、智能识别等技术，可以极大地提升文件的管理效率和质量，同时也可以
通过对整个系统进行全方位的优化，从而保证了档案资源的共享和使用。

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