二级秘书考证业绩评审科目辅导之一

□徐乐军
二级秘书考证业绩评审科目辅导之一
———协助进行有效的商务谈判
根据《国家职业标准秘书》（2006），秘书二级为该职业资格等级的最高级。

取得秘书二级职业资格等级证书，必须通过三门科目的考试，即理论、技能和业绩评审。

业绩评审科目是三、四、五级考试所没有的，主要考察考生实际工作业绩和水平。

考核时，主要以考生提交的真实业绩材
料为依据。

而实际情况是，考生可能工作水平尚可，却因材料写作和整理出现偏差而导致成绩不佳。

因此，如何在实际教学中有针对性地开展本科目内容的辅导，就显得特别重要。

本科目包含“协助进行有效的商务谈判”“制定工作计划，监控目标完成”“撰写可行性研究报告”“组织并主持会议”“设置档案管理模式”五个模块，要求考生从中自由选择四个提交材料。

本文试就“协助进行有效的商务谈判”模块作辅导，并结合实例加以演示，希望对同行教学和考生学习有所帮助。

一、自述背景情况
考生选择好案例后，需将谈判类型、原由、方案制作时间和地点列于此处，方能得3分。

类型，是将证据范围要求中按参加谈判人数所分的个体和团队、按涉及利益主体所分的双边和多边结合案例进行选择，一般多选团队和双边谈判。

原由，是将业务发生原因写清楚，一般不止一个，应分条列示。

再写明方案制作时间和地点，要注意与后面方案形成时间、证词等主干材料所写时间保持一致。

二、谈判方案
这为该模块主干材料，共14分。

评分要点包括：谈判的物质准备、接待布置、地点选择、谈判双方的情况分析、谈判主要议程、谈判策略、沟通技巧、谈判的导向和手段，以及如何形成谈判决议的要点。

如何将众多评分点融入方案写作中，考察的不仅是考生平时的写作能力，也是对作为单位高级秘书个人工作能力的一种综合检验。

为此，我们可以根据指定的秘书二级考证教材第103~120页所述，在“例文2企业兼并谈判方案”基础上，将自己所选案例结合这一例文样式作适当增减，纳入评分点要求，即可完成整个方案的制定。

具体说来，在基本情况中，要做到知彼知己，主方人员组成一般不超过5人，包括专业、商务、法律、管理和秘书兼翻译。

要提前做好对方公司此项业务的优势和劣势分析，特别是对对方本次谈判的关注点和可能的底线要有个大致把握，这样才能在谈判中有的放矢，立于不败之地。

谈判要点是谈判前必须达成的共识，主题是主要目的的提炼，要响亮精要、振奋人心；目标分为三级，第一级是必须达到的，第二级可接受，第三级最高，要根据单位实际制定，这就是所谓的谈判底线，属商业秘密范畴。

原则是谈判过程中的指导思想，主要有纾困、发展、有利三项。

重难点是谈判的重中之重，也是决定谈判成败的关键，谈判前要有充分认识，方案中要表述得清楚具体。

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准备工作包括信息、物质、策略三方面：信息方面，要能够对难点提出可行性预案，并就对方可能提出的意见做预测并拟定对策，注意不可违反国家和企业有关的法律和规定；物质方面，准备基本的谈判接待用品和设备，方案中最好有列示，特别是接待室、谈判室和签字仪式上的物品；策略方面，可根据实际列出若干条，这是考察考生业务水平的一项重要内容，要与后面上司或同事的证词相印证，也是一重要得分点。

议程安排方面，要写出单位在谈判前达成共识的过程，这是谈判的前提和基础；然后进行实际谈判，就达成初步协议的事项形成草案；草案若不能当场定稿，还需在单位内部讨论通过后进行后续谈判；最后是签约，尽量列出签约要点。

要注意的是，考生最好选择成功的案例，这样更符合本模块主题中的“有效”之义。

三、证人证词
此部分包括证人背景情况和证词描述两项。

背景情况2分，只需如实填写即可；证词描述6分，不应轻视。

证词描述要求包括：对考生准备谈判方案和方案制定过程中是否广泛收集了解对方的有关信息以及方案的可行性等给予评价；若考生经历过谈判也请对考生在谈判中的表现（谈判及沟通技巧的运用，协助主持人陈述论点，认真倾听对方的发言，择要记录等）和谈判效果给予评述。

因为评分点多，就要求证词务必对考生在协助此次商务谈判中的真实情况作一全面评价，写得太过笼统、粗略，自然难以得到满意的分数。

四、实例演示
案例：中原药业公司为一国企，地处某中等城市，下属多家药品零售门店。

同城药业零售商有四家，形成竞争关系。

公司决策层决定聘请一专业咨询公司进行业务指导，以提高业绩。

为此，要求总经理办公室主任负责就此次招商收集信息，草拟方案，并做相应准备。

经过多方搜集信息，反复沟通，确定宏达咨询公司为合作对象，工作进入实质谈判阶段。

根据这一案例，可将这一25分的谈判方案三项证据材料整理出来。

（一）自述背景情况（3分）
中原药业公司与宏达咨询公司业务合作谈判方案撰制背景
类型：团队、双边型谈判
原由：（1）管理理念落后，难以适应激烈的市场竞争。

（2）公司目前经营业绩下滑，亏损达30%，市场份额被竞争对手蚕食严重。

（3）员工待遇降低，中高层骨干频频流失。

（4）年老及女
性职工负面情绪增多，作为国企，公司面临维稳和地方政府压力。

制作时间：2013年7月5日
制作地点：中原药业公司总经理办公室
（二）考生承诺（略）
（三）证据内容（14分）
中原药业公司与宏达咨询公司业务合作谈判方案
甲方：中原药业公司
乙方：宏达咨询公司
时间：2013年7月20日
地点：中原药业公司总部二楼接待室
一、基本情况
（一）主方谈判人员情况：中原药业公司总经理李总、营运总监赵某、采购经理王某、法律顾问张某、总经理办公室主任宁某。

（二）对方公司情况：宏达咨询公司总部设于香港，但主要业务均在内地，从事药业咨询业务5年，业务遍及广东、广西、山东、河南、福建等多个地区大中型城市，发展迅速，业绩突出，业
界口碑较好。

该公司总经理为业界资深人士，在药业经营管理方面有着丰富的经验，曾成功解决了All Rights Reserved.
多家类似我公司困境的企业问题，而且周期适中。

不足之处在于该公司为一纯粹咨询公司，并无实
体经营；除该公司总经理一人外，其余业务人员水平如何并不了解，且收费较高。

二、谈判要点
（一）主题：转变思路，虚心进步，走出引进，再造辉煌
（二）目标
1.药品购销业务权限交出，人员服从调配，财务权限自留，一年内实现扭亏。

2.安排长驻人员跟进落实，宏达公司总经理必须一月一次回访，9个月内实现盈利10%。

3.缩短合作周期，对方总经理及业务骨干长驻，六个月内实现盈利30%。

（三）原则
1.国有和集体财产不受侵害。

2.维护企业财务权限和核心秘密。

3.促进企业脱困、发展和振兴。

（四）重点和难点
1.公司员工可调换岗位，但不可下岗。

2.对方公司人员长驻时间及对方总经理指导次数及成效考核指标。

3.合作咨询费总额及付款时间和方式。

三、准备工作
（一）信息
1.我公司职工可调换，岗位由公司自行安置。

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2.对方公司长驻人员不少于3人，各负责采购、营运、日常管理；对方总经理需每月现场指导
1次，每次不少于3天。

3.合作时长至多为1年，费用总额至少降低15%。

4.对方如果提出总经理电话指导而不亲临现场，则坚决拒绝，因为如果那样则缺乏诚意。

5.合作方面的法律问题，需草拟出合同主要条款，由法律顾问把关。

（二）物质
接待室基本物品和设备的准备，包括办公家具，谈判音响、摄像器材、文本资料，准备好签字仪式所需物品：绿色桌布、水杯、香槟酒等。

（三）策略
1.选择7月20谈判，因为7月19日为公司各门店统一促销日，可让对方公司参与谈判人员现
场感受我公司经营状况，对翌日的谈判会有利。

地点选择在我公司接待室，表明我公司务实进取，
不搞花架子，可直接进入主题。

2.我公司主谈人为李总，力争掌控谈判进程，开门见山摆出我公司的关注点，并暗示我公司亦
与其他咨询公司有过接触。

四、议程安排
（一）内部共识要点
1.此次合作，关系公司今后很长一段时间的经营效率和职工待遇，要有壮士断腕的气概，服从
对方公司的管理思路和方法。

2.总费用不超过60万元。

3.对方务必派3人长驻半年以上，对方总经理务必1月至少1次现场指导。

4.合作费用采用分期支付方式，且与季度绩效挂钩。

（二）进行实质谈判，签署协议草案
在实际指导中，由于协助进行有效的商务谈判是二级秘书发挥参谋作用的重要体现，这一方案几乎是所有考生都会选择的。

因此，指导考生写好此项方案，不仅能使他们增加信心，还能获得宝贵的经验，有助于后面几个文档的撰制，意义不言而喻。

参考文献：
［1］秘书国家职业标准（2006）［S］.中国劳动社会保障出版社，2006.
［2］秘书国家职业资格培训教程（二级秘书）［M］.中央广播电视大学出版社，2006.
（作者单位：广东农工商职业技术学院）
1.合作费用总额为55万元。

2.派3人长驻半年以上，并根据业绩情况适当增加。

3.对方总经理每月1次现场指导。

4.费用支付方式与业绩挂钩。

（三）单位内部讨论草案并通过
公司拟于7月20日晚召开中层以上干部会议，就合作要点向大会通报，经过讨论后，认可此协议草案，并及时通报给对方，准备签约。

（四）签约
根据事先沟通，拟于7月22日正式签订合作协议。

要点如下：
1.甲乙双方合作费用为55万元，由甲方分3次支付给乙方，签约日支付20%，3个月后支付20%，6个月后支付20%。

其余40%待合作满1年后，若业绩实现扭亏，则支付20%，然后结束合作，余款不再支付。

2.合作期满1年后，若实现盈利10%，甲方支付乙方全额合作费用。

若实现盈利30%及以上，甲方除支付全部合作费用外，按盈利额的5%另行支付乙方作为奖励。

3.乙方长驻人员3人，自签约日起，时间至少达半年以上。

乙方总经理须每月不定期现场指导1次，甲方另行支付乙方总经理出差费用1000元/次。

2013年7月5日（四）证人证词（8分）
证人背景情况：（2分）（略）
证词描述︵6分︶
1.考生在拟定谈判方案前，通过问卷、访谈、阅览，对××公司这次与我方谈判的人员组成作了详细了解，对对方所占市场份额、业务范围、业务质量、业务优势和不足作了充分考察，并逐一列表，提前向我作了沟通和汇报。

该考生准备充分，收集信息全面、扎实，对谈判成功起了重要作用；在此基础上拟制的方案切实可行，体现了扎实的专业素质修养和业务水平。

2．在具体谈判过程中，该考生作了充分准备，在谈判室的布置和物品准备方面作了大量前期工作；谈判时，由于对方突然提出由他们重新招聘一些业务骨干，这将直接影响公司内部稳定，该考生立即熟练地表示我公司作为国企，有义务安置部分下岗工人，不可随意对人员大量调整和撤换，使对方在此问题上有了清醒的认识，谈判工作顺利进行。

谈判中，该考生还在谈判室旁边的休息室安排了茶歇，准备充分，调节了紧张气氛。

3．该考生在谈判过程中兼任记录和翻译，体现了高超的沟通能力和外语水平，并认真倾听双方的谈判要点，记录材料翔实完整，保障了谈判工作的全程完成。

4．本次谈判工作的顺利完成，总经理办公室主任功不可没，谈判效果让公司上下较为满意，为企业的业务发展作出了应有贡献。

目前合作仍在进行中，效果显著，该考生居中沟通和协调，并亲自安排乙方长驻人员的食宿问题，使双方合作在愉快的氛围中进行。

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