“条形码”代替“档案章”的应用研究

六 是公 文 用纸 质 量要 好 ，幅 面 尺 寸规 格 要 统一 、 规 握 文件 立卷 归档 工作 。要在 “ 以我为 主 ” 原则 指 导下 确 立
范、 标准 ， 符合 国家 的有关 规定 ， 版 形式 为横 写横 排 ， 排 左 立卷归档的重点 ， 在实际工作 中要注意区分文件和资料，
侧 装订 。
特别 是 要注 意区 分在 内容 、形 式和 作用 等方 面都 具 有很
七是 公文 附件 ， 是公 文正 文 的补 充和参 考 资料 。 是 多相 似之 处 的文 件和 资料 。在坚 持 贯彻 “ 它 以我 为主 ” 归档
公文 不可缺 少 的一 部分 ， 不能 随 意省略 。《 国家 行政 机 关 原则 的前 提下 ， 要注 意有效 地 维护 卷宗 的完 整性 。 归档 在 公文 处理办 法 》 出：公文 如有 附件 ， 当在 正文 之后 、 指 “ 应 成 工作 中 既要 掌 握 重 点 ， 清主 次 ， 分 把住 全 宗 的入 口关 ， 使
卷 完整化 、 索 利用 便捷 化 。 “ 检 而 以我一 蹴而 就 的事 情 ， 边实 践 边 总结 ， 的 要 在 作 则是 解决 问题 、 实现 目标 的 关键性 工作 。 它要 求我 们在 实 践 中提 高水平 ， 总 结 中积 累经验 。 在
理 方 法。
也纷 纷进 行条 形码 技 术的 应用 ，并 取得 了很 好 的实用 效
果。
关键 词 ： 档案 章 条形码 档案 管理
由于 条形 码技 术具 有输 入 速度 快 、 准确 性高 、 可靠 性
建 立健全 规 范的档 案管 理方 案 ，充分 发挥 其在 高 校 强 、 全性 好 、 安 制作容 易 、 读率 高 、 码率 低 、 应性 强 、 首 误 适
工作 中的作用 ，有效 地推 动 档案 管理 走向 科学 化 、规 范 成 本低 、 济 效益 好 、 经 操作 简便 等 优点 ， 而被 广 泛 应 用 于
化 。笔者 结合 广东体 育职 业技 术学 院 目前 档案管 理 工作 商 品 流通 、 工业 生 产 、 邮政 管 理 、 济贸 易 、 行 管理 、 经 银 交 的现 状 ， “ 案 章 ” 用 的“ 形码 ” 对 档 采 条 管理 方 法 及 系统 使 通管 理 、 图书管 理 、 库管 理等 领域 。因此近 年 来不 少档 仓 用进 行了 介绍 ， 目的是 与其 他档 案管 理工作 者进 行探 讨 ， 以求 找到 更为 简单易 行 、 质高效 的 档案管 理方 法 。 高
八 是公文 字迹 要清 晰 。不 论 是草拟 公文 、 缮印 公 文 ， 还 是做 出的各 种记 录 、 报表 、 字 、 注等 ， 不应 使 用容 签 批 都
于 日后长 久保 管利 用 。
四、 管理 人员 要求专 业化
专业 化 的管 理人 员是 做好 工作 的基 础 ，而 实际 情况
来 了深刻 的影响 ， 文 结合 实际档 案 管理工 作 的体 会 ， 本 对 国 家和 地 区开 始的 。我 国 的应 用是 从 ８ ０年代 开 始 ，９ ５ １ ８
“ 案章 ” 用“ 形码 ” 式 的管理 方法进 行 了论 述 ， 档 采 条 形 以 期 与 档 案 工 作 者 进 行 探 讨 ， 寻 求 更 为 简 单 高 效 的 档 案 管
懈地 学 习业 务 知识 ， 系统 、深 入地 研 究和 探讨 业 务 ， 握 掌 《 国家 行 政 机 关 公 文 格 式 》 《 、 国家 行 政 机 关 公 文 处 理 办
易褪 色 的笔种 、 水和 纸 张 ， 墨 以保证 字迹 鲜 明 、 清晰 ， 有利 是很 多从 业 人 员不具 备专 业 背景 。这就 要求 大家 坚 持不
三、 立卷 归档要 求人性化
法》 等相 应规 定 ， 断 提高 政 策水 平和 自身业 务素 质 。单 不
相 近公 文 的重复 与立 卷归 档组 合 的无序 是阻 碍档 案 位 要从 健 全制 度 、 范程 序 ， 规 制定 相应 的 公文 处理 实施 细 工作现 代化 管理 的最 大 问题 。实现 档案 工作现 代化 管理 则 ， 格 发文 处 理 的每 一 道程 序 ， 到有 章 可依 ， 章 办 严 做 照 的根本 目标 就是 要实现 档 案保 管利 用价 值的最 大化 和 案 事 ， 形成 公文 处理 规 范化 的运行 机 制 。 文处 理的 规 范化 公
同时 ， 要注 意 防止 应归 档文件 又 文 日期 之 前注 明附件 的顺 序和 名称 。 ” 公文 附件 ， 当置 不 该归 档文 件 不致 混入 ， 应
于 主件 之后 ， 主件 装订 在一 起 。附 件 的顺序 ， 与 应在 附件 的散失 。
首 页左 上方 注明 ， 附件 １ 附件 ２等。 如 、
条 形码技 术最 早 出现 在 ２ 纪 ４ ０世 Ｏ年 代 ，但在 实 际 录 、 张 翻１ 逐 阅等等 。 院于 ２０ 我 ０８年成 立了 “ 东体 育职业 广
。用阿拉 伯数 码 ０替代 ， 者用 英文 字母 。 替代 。 后 毁 办 法》 基 础上 ， 意解 决 好 三个 问 题 ： 是要 准 确把 的 注 一
一
案部 门 已提 出使用 条 形码技 术 的要 求 。 档案 管 理 工作 的 基 本环 节 ： 收集 、 理 、 整 保管 、 定 、 鉴
、
“ 案章” 用“ 形码” 档 采 条 的应 用
统计 、 用 等大 量的基 础 工作 ， 用传 统 的手 工操 作需 用 利 使
很 长时 间 才能 完成 。它 需要 档案 人 员逐 卷上账 、逐 条 著
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“ 条形码＂ 代替“ 档案章” 的应用 研究
■ 陈 恋 爱
摘 要 ：现 代 信 息 技 术 的 发 展 给 高 校 档 案 管 理 工 作 带
中得到 应用 发展 则 是从 ６ 代 后期 由欧 美 、 ０年 日本 等发达
年 北京 市邮政 局 首 先建 立条形 码 挂号 函件 自动 登录 处理 系统 ， 之后 越 来 越 多的 邮 政 、 业 、 行 、 书 馆 等部 门 商 银 图