办公自动化条件下电子文件的管理论文

办公自动化条件下电子文件的管理论文
办公自动化条件下电子文件的管理论文
1、办公效率大幅提高。

计算机强大的信息处理能力是正确运用
办公自动化的最大优势，使文件资料收集、储存、分类、统计和查
阅等环节变得十分便捷。

2、文件和文字信息得到充分交流与共享。

运用计算机技术使档
案管理由案卷级深入到文件级，由途径管理开展为体系管理，由对
档案外部特征管理到内、外部特征合并管理。

依托网络技术的开展，实现档案信息与载体别离利用，与其它信息系统建立共联，提供信
息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作
的质量和效率。

它不受空间的限制，保证了较高的查全率和查准率，并通过网络效劳的这个宽广的平台，更好地了解其他档案部门工作
概况、工作重点和最新最快的档案信息动态。

3、电子文件保存具有稳定性。

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长的多。

纸
张中的纤维素在一定的条件下，容易破坏，在档案保存过程中，稍
不注意就可能发生不可的损失。

电子文件可选择不同载体进行多种
方式的存储。

如VCD、DVD光碟小容量的U盘，大容量的移动硬盘等，这些载体存、读方便快捷，易于传递且储存时间长，具有相对稳定性。

1、借助计算机信息管理网，开通电子文件专递网线。

随着各单
位计算机信息管理网的建立与开展，越来越多的重要文件被传输上网，这些文件反映了职能活动的概貌。

上传前对文件格式进行统一
转换，在一定程度上保证了数据的通用性。

对那些未输送到计算机
信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目，并利用网络技术向档案部门传输。

2、选择电子文件信息的聚集点，由计算机与信息管理部门负责归档。

为适应办公自动化工作开展的需要，人们越来越重视信息工作的系统化和标准化水平，由“分散各异”转向“集中统一”保存有价值的.电子文件归档，无疑是最正确归档途径。

3、电子文件保密性受限制。

电子文件的内容易于变化，使得文件保密性减弱；电子文件易于修改，内容的变化性要比纸质文件大得多。

电子文件不具有特定的字迹，无法从字迹上分辨原始性，而且不能为每一份电子文件盖印和亲自签名。

1、办公自动化系统内、外网隔离。

在内部网络与外网之间设置物理隔离，过滤进出网络数据，管理进出网络的访问行为，封堵一些禁止业务，记录信息内容活动对网络攻击的检测和警告。

2、提高档案人员的素质。

提高
档案人员业务技能，要从硬件的投入上下功夫，不断改善硬环境。

以“自学为主，培训为辅”，形成可持续教育机制，以确保档案人员素质，随时代变化而不断提高。

加大档案部门间、区域间的系统合作力度，不断增加档案部门和档案人员的信息源和增强创新思维。