公司采购订单状态跟踪管理制度 采购精细管理制度

公司采购订单状态跟踪管理制度
第1章总则
第1条目的
为了以下目的，特制定本制度。

1.促进采购合同或订单的正常执行。

2.满足企业物资需求，保持合理的库存量，确保企业生产经营活动正常进行。

第2条适用范围
本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单的全过程工作。

第3条职责分工
采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格、数量及交期等进行订单跟踪工作。

第4条采购订单跟踪的基本要求
1.适当的交货时间。

2.适当的交货质量。

3.适当的交货地点。

4.适当的交货数量及适当的交货价格。

第2章订单跟踪管理程序
第5条跟踪订单接受情况
向供应商下订单之后，采购专员需及时了解供应商接受订单的情况。

1.在采购活动中，供应商会因担心最终被淘汰而拒单，所以采购专员应要求供应商在接受订单后及时向企业提供接受回执。

2.在供应商难以十分符合本企业的采购要求时，采购专员应改变价格、质量、交期等条件，在满足企业基本要求的基础上，与供应商进行充分沟通，达成共识。

3.若供应商拒单，采购专员可以另选其他供应商。

采购专员应注意及时将与供应商签订的订单进行存单，以备查。

第6条跟踪订单处理情况
1.采购专员审核订单无误后将订单发给供应商，并要求供应商签字回传。

订单审核的要求包括以下三点。

(1)熟悉订购的物资，确认名称、规格型号、数量、价格，确认质量标准。

(2)确认物资需求量，制定订单说明书。

(3)交期等要求表达清楚。

2.供应商接受订单后，采购专员应及时跟踪供应商的订单处理情况，查看并确定供应商是否及时根据订单安排生产或安排出货。

第7条供应商备料过程监控
1.采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过程，确保其按计划执行相关工作。

2.采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈，需中途变更的应立即解决，不可延误时间。

第8条供应商生产过程跟踪
订单物资需求紧急或需求减少时，采购专员应加强对供应商生产过程的跟踪工作。

1.当订单物资需求紧急时，采购专员应立即与供应商协商，必要时可协助供应商解决疑难问题，确保物资的准时交付。

2.当物资滞销，市场对订单物资需求减少时，采购专员需尽快与供应商沟通，减少物资产量，或者与供应商协商是否可以延缓交货，必要时可以弥补供应商的损失。

第9条采购跟单催货
1.跟单催货是一种为了使供应商在规定的时间内送达物资而采
取的措施。

跟单催货可以保证采购物资在规定时间内供应，还能够有效控制库存量。

2.采购专员在跟单催货作业时，可采用以下六种方法，如下表所示。

订单催促方法一览表
3.如果供应商没有按时交货，采购专员应该采取以下措施。

(1)联系供应商以获得确切的交货时间，及时通知需求部门准确
的到货时间。

(2)咨询技术人员、材料工程师等，了解有无可替代材料。

(3)如果供应商交货超期或所交物资质量差，而且短期内无法改
善的，采购部应该寻求其他供应货源或实施紧急采购作业。

第10条供应商交货跟踪
采购部需严格对订单交付过程进行跟踪，确保物资质量满足企业要求。

1.供应商送货上门时，采购专员应会同质量管理部、仓储部等部门在现场按照订单对物资的数量、单价、外观、质量等进行核查确认，核查合格后方可办理入库。

2.企业在供应商处提货时，需先要求供应商将“提货通知单”传真给采购专员，采购专员及时联系运输部等相关部门对物资进行点收，并组织装车提货。

提货过程中，采购专员应详细记录物资情况，作为付款结算的依据。

第11条供应商交货后跟踪
1.在所采购的物资交付使用后，采购专员应要求请购部门对物资做相应的标识，并对物资的后续使用状况进行跟踪和记录。

2.采购专员应根据订单交付情况，及时按照规定的支付条款对供应商进行付款，并联系财务部办理结算业务。

3.如果物资在使用过程中出现质量问题，采购专员应根据可追溯
性标记查找物资来源，并及时联系供应商解决。

遇重大质量问题需报采购经理进行协调和处理。

第3章附则
第12条本制度由采购部制定，解释权归采购部所有。

第13条本制度经总经理审批后生效，修改、废止时亦同。