国有资产控股运营档案管理暂行办法模版

zz省zz基金管理有限公司
档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为进一步规范zz省zz基金管理有限公司（以下简称为zz基金），更好地为公司各项工作提供有效的信息，根据《中华人民共和国档案法》《zz省档案管理规定》和《zz省国有资产控股运营有限公司档案管理办法》的要求，结合公司的实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称档案是指公司自筹建之日起从事政治、经济等活动直接形成的对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录，包括文书档案、项目档案和声像档案等。

第三条zz基金的各部门和人员都有维护档案完整和安全的义务。

第二章档案管理部门的职责
第四条综合部为档案保管部门，负责对全部档案资料的接收、汇编、统计、保存、借阅、利用等档案管理工作。

第五条人事类档案和财务类档案由zz基金的人事部门和财务部门负责整理汇编、保存和管理。

第六条公司档案原则上由综合部汇编、保存。

成员企业也可根据自身情况，由事务主办部门对本部门处理事务所形成的档案进行整理汇编，并保存于本部门。

第七条综合部或自己保存档案的部门应配备专职或兼职档案工作人员，负责本公司或本部门形成的归档文件的接受、整理、汇编和归档。

第三章项目档案的归档范围
第八条项目档案的归档范围包括公司参控股项目档案和委托贷款项目档案。

凡反映公司项目管理、具有查考利用价值的文件材料，均应归档。

第九条参控股项目的归档材料主要包括三大项：项目类文件、股东权益类文件、经营管理类文件。

（一）项目类文件包括但不限于以下文件：
1.对参控股项目的决策意见；
2.项目建议书上报文件；
3.项目建议书批复文件；
4.初步可行性研究报告审查意见；
5.可行性研究报告评估意见；
6.可行性研究报告审查意见；
7.可行性研究报告上报文件；
8.可行性研究报告批复文件；
9.项目招标文件及评标结果；
10.初步设计审查意见；
11.初步设计批复文件；
12.项目年度投资计划批复文件；
13.项目开工批复文件；
14.工程概算及调整的批复文件；
15.工程竣工决算审计及决算报告；
16.项目验收文件；
17.相关企业的基础性材料；
18.其他项目类文件。

（二）股东权益类文件：
1.合资意向书；
2.合资协议及其变更文件；
3.合资公司章程；
4.股东（大）会、董事会、监事会会议决议（纪要）等资料；
5.出资证明文件；
6.项目融资承诺、担保、借款协议（含转贷协议）；
7.项目资本金拨付的相关手续；
8.股权证明书及与股东权益有关的其他资料。

（三）经营管理类文件：
1.参控股项目年度财务审计报告；
2.离任审计报告；
3.法律纠纷类有关文件；
4.股东（大）会、董事会、监事会形成的会议纪要或决议；
5.其他在生产经营中形成的文件。

第十条贷款项目的归档材料主要有：
（一）经理办公会对项目的决策意见；
（二）项目评估报告；
（三）项目初步设计；
（四）贷款合同、担保合同；
（五）项目考察报告；
（六）贷款展期申请；
（七）同意贷款展期的会签单；
（八）贷款展期协议书；
（九）贷款合同展期合担保书；
（十）起诉项目的有关资料。

（十一）其他有关贷款项目的文件。

第十一条综合业务档案的归档材料主要有：
（一）参控股项目中存在问题的研究及相关资料；
（二）公司扩大新投资领域的研究及相关资料；
（三）借款、贷款合同及有关附件；
（四）资金拨付过程中的有关文件；
（五）对外担保的有关文件；
（六）投资计划；
（七）公司发行债券的请示及上级批复；
（八）担保方年度财务报表、偿还能力分析报告、信誉评定、与委托行的发行协议、担保书及反担保书；
（九）发行公告、印制票样复印件等；
（十）各种经济合同的纠纷、调节、仲裁、诉讼、审查、鉴定、债务处理等文件；
（十一）破产项目的债权清理、破产企业的资产盘点、评估、债务回收等文件；
（十二）以物抵债的物品变卖、租赁等文件。

（十三）其他有关综合业务类文件。

第三章文书档案的归档范围
第十二条凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料、
均属归档范围。

第十三条文书档案包括上级机关文件、公司文件、相关单位的文件等。

（一）上级机关的下列文件应予以归档：
1.上级机关对公司的批示、批复；
2.上级机关需要公司贯彻执行的重要文件；
3.上级机关领导视察、检查工作时的重要指示、讲话、题词等；
4.上级机关转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）。

（二）公司下列文件应予以归档：
1.董事会会议、党委会会议、领导班子会议、总经理办公会议等会议记录、纪要；
2.公司印发的（包括转发与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；
3.公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件；
4.公司检查项目单位工作、调研形成的文件；
5.公司领导因公务活动形成的重要文件、电报，及从其他单位带回与公司有关的文件；
6.公司党委、职代会、工会、团组织在工作中形成的重要文件；
8.公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等形成的文件；
9.公司制定的章程、各项规章制度等文件；
10.公司历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料；
11.公司对外签订的合同，以及在重大外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、互赠礼品清单、工作往来文件等；
12.公司在法律事务中形成的文件材料；
13.公司审计、纪检、保卫工作中形成的重要文件材料；
14.公司重要固定资产统计表及移交凭证；
15.公司在基建工作中形成的计划任务书、协议书、凭证、土地证、合同、图纸、工程预决算、基建财务、竣工验收说明等文件材料。

（三）相关单位与公司在工作中形成的其他重要文件。

第四章声像档案归档范围
第十四条凡是在公司工作活动中形成的，具有保存和利用价值的声像资料，均应报送档案室归档。

（一）公司重要工作及领导重大事务活动的纪实照片、录音录像。

（二）反映公司概貌的音像资料：
1.在中央电视台、省、市电话台播放的，有关公司重大活动的新
闻报道、专题片、公益广告片等；
2.由公司或各控股企业制作的企业形象宣传片、多媒体光盘等音像资料。

（三）公司召开重要会议如年度工作会议、党建工作会议、党代会、职代会、团代会、专项活动、重要培训、文体活动、重要赛事的声像资料等。

（四）公司重要活动或重大事项形成的声像资料：
1.党和国家领导人、省（部）级领导在公司或控股企业进行考察、调研和指导工作的相关声像资料；
2.公司控股或参股项目的立项（奠基）、开工、剪彩、挂牌等重大仪式的声像资料；
3.公司重大项目签约、战略合作谈判、商务会议仪式的声像资料；
4.公司重大节日活动、庆典活动的声像资料。

（五）公司荣誉：获奖证书、奖牌、奖杯、奖状等的声像资料。

（六）其他重要声像资料。

第六章档案移交
第十五条各部门负责档案保管的人员应按规定立卷、移交上年资料，不得无故延期或拒交。

特殊情况不能按时移交的，应向档案管
理部门说明。

移交时应履行签字手续，各部门移交的档案清单一式两份，由交接双方清点无误后签字，各存一份。

第十六条公司被撤销或合并时必须将本公司的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：（一）资产被划归几家公司后注销的公司，其档案材料不得分散保管，应由其中一家公司保管；
（二）公司被并入另一家公司或与几家公司合并为一家新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司保管；
（三）公司改变领导关系的，在原领导工作活动中形成的全部档案仍属原来的卷宗，实行集中统一管理。

第十七条各种临时机构撤销时，其档案应向有关的原主管单位移交。

第七章档案借阅
第十八条查阅档案须履行一般登记手续，经档案管理部门负责人同意后方可查阅。

第十九条档案原则上不外借，如需借走档案，须经档案管理部门负责人签字后方可办理借阅手续，重要档案借阅须经分管领导批准；借阅时间一般不超过七天，用后及时归还，特殊情况需要长期借阅，
须经分管领导批准。

第二十条借阅档案必须要爱护，不准在档案文件上批注、勾划、涂改，严禁对卷内文件折叠、撕毁或拆卷。

第二十一条严格遵守保密制度，严格控制调阅范围，借阅档案要妥善保管，不得擅自翻拍复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗失。

第二十二条查阅、借阅、复印档案的人员应当妥善保管档案。

第九章档案统计
第二十三条档案统计范围包括：档案数量、档案库房面积、档案设备、档案利用、档案销毁、档案汇编资料、档案工具统计等。

第二十四条档案统计计量单位
（一）档案库存数量和销毁数量统计以“卷”为计量单位。

（二）档案利用统计包括人次、卷。

人次以借阅一天为一个计量单位，卷次以一卷借阅一次为一个计量单位；
（三）汇编统计和检索工具统计，以卷（册）和种类（页数）为计量单位。

第二十五条每年12月31日为档案统计时间的截止日期，按“统计范围”对该年度档案和档案工作进行统计。

第十章档案保密制度
第二十六条经手档案的人员，须严格遵守国家保密制度：
（一）在对外交往、公共场所、私人交往、通信中不得泄露党、国家和公司的机密，不得向外提供档案和档案内容；
（二）机密档案应严格控制调阅范围，按照有关规定提供利用。

利用者由于工作需要使用档案，应妥善保管，不得擅自扩大阅读范围，用后及时归还；
（三）严禁档案文件材料外出复印，严禁向废品收购部门出售档案文件材料；
（四）如发现泄密、盗窃或出卖档案者，视情节轻重给予通报批评等处分，涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第八章档案监督检查
第二十七条档案管理部门及其工作人员应当认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》及《zz省档案管理规定》，审定档案工作制度，并督促执行，逐步实现档案管理现代化。

第二十八条有下列情形之一的，zz基金将根据情节轻重，对责任人员给予警告、解聘等处罚。

（一）未按照本办法整理、汇编、保存档案材料的；
（二）未按照本办法建立公司档案的；
（三）倒卖、丢失、损坏或销毁档案材料的；
（四）未按照本办法规定移交档案材料归档的；
（五）违反本办法规定借阅档案的；
（六）故意或过失泄露档案内容的；
（七）其他违反本办法规定的行为。

第十二章附则
第三十二条本本法自下发之日起实施。

先前下发的有关档案管理方面的规定与本办法不一致的，适用本办法。