技术档案归档管理制度

技术档案归档管理制度
技术档案归档管理制度
一、目的
技术档案归档管理制度的目的是为了规范企业技术档案的归档管理，确保技术档案存储的完整性、安全性和可用性，提高企业技术管理水平，提高生产效率和产品质量，保证企业长远进展。

二、适用范围
本制度适用于企业各部门、各类技术档案的归档管理。

三、基本原则
1.技术档案管理以规范为基础，以保密为原则，以信息共享为目标。

2.技术档案存储中不得显现遗漏，谢绝存储不正当、违法、不实、不稳定、不安全信息。

3.归档人员必需谙习相关法律法规和技术规范，保证技术文件处于安全状态。

四、职责分工
1. 归档人员
（1）依据归档计划，精准地将相关技术档案密封装袋后输入电脑信息系统，再存放到宣扬刊物柜子内，售后客诉柜子内等各个标签下的合适位置，并进行防水、防潮、防虫、防火、防盗措施。

（2）负责档案的检索、借阅和交流、复制等相关工作。

（3）定期对技术档案进行清理和整理工作，并对未达到保留期限的技术档案进行销毁处理。

（4）对外反映计划执行情况，将管理评估结果纳入集团评估系统，以便集团进行有效的评估和监控。

2. 部门主管
（1）负责做好技术档案的归档管理工作，并对部门技术档案进行定期检查，确保其完整性和真实性及与其责任有关的质量记录的可查性。

（2）对部门进行培训，提高归档管理水平，防备档案的故障。

（3）对技术档案进行安全防范工作，定期组织审查及对安全隐患进行排查、处理，提升公司技术档案管理水平。

3. 企业领导
（1）依据实际情况，审定和重新订立本制度及执行方法。

（2）检查技术档案的储存情况，引导各级部门做好技术档案归档管理工作，提高技术档案管理水平。

五、归档流程
1.技术文件进厂流程：
技术文件由技术部门供给，经过初步审定后，若为紧要技术文件、标准规范等，需进行复查，确认无误后，将技术文件提交给档案管理部门进行归档处理。

档案管理部门在收到技术文件时，必需进行登记、转移和备份，以确保技术文件的真实性和牢靠性。

2.技术文件归档流程：
（1）归档人员依照技术文件的种类、编号、名称等信息将技术
文件精准无误的输入电脑信息系统，制作归档标签，完成前期工作。

（2）将技术文件依照发文日期、编号等信息进行归档，订立认
真的档案清单，标明文件的编号、名称、页数、密级、保管期限等
信息，置放于技术分卷内，进行登记。

（3）制作技术档案表，记录技术档案类别、文件名称、编号、受领人员、受领日期、保管期限等信息，以便今后通过表格查询任
何技术档案的位置和详情。

（4）将归档的技术文件发送至财务、销售等相关部门，对技术
文件进行确认，在系统中进行存储和备份，避开遗忘或疏漏。

3.技术文件借阅程序：
（1）借阅人向档案管理部门提出借阅申请，同时供给申请单、
借阅理由及个人信息等。

（2）档案管理部门应核实借阅人员，核实初始申请单，确定借
阅的确是合规的。

（3）批准申请后，准备技术文档，并加添技术文档借阅记录表。

（4）依据管理规定对借阅技术文件进行标示、密级判定等处理，并认真做好保密工作。

4.技术文件复制沟通程序：
（1）归档人员依照技术文件的种类、编号、名称等信息将技术
文件精准无误的知会申请人，审批申请。

（2）供给复印服务，在知会申请人的基础上，复制所需的技术
文件。

（3）送交知会申请人，并记录明细和代表复印情况。

（4）将技术文件归档放置到技术档案中。

6.技术档案管理规定
（1）技术档案的保密操作：
技术档案往往有较高的价值以及市场化的价值，存储技术档案
时必需严格保密，归档人员必需签订保密协议，严格保密技术机密。

（2）归档人员的资格：
归档人员必需经过严格的培训和考核，娴熟把握技术档案管理
学问,确保技术档案安全、牢靠。

（3）技术档案的保管期限：
技术档案的保管期限是以归档记录上的显示为准，超过保管期
限的，应当做好销毁处理。

（4）收发文件的安保：
全部技术档案都应由专门的收件人来接收，以进行识别登记，
避开技术档案遗失。

（5）技术档案的错误管理：
若发觉技术档案显现错误，归档人员应立刻通知相关领导，搭
配推出打造举措，以削减对企业造成的影响。

七、实施效果评估与监督
依据本制度的规定和要求，对技术档案的管理情况进行评估和
监督，并在适当的时间对制度进行修订，不断提高技术档案管理的
水平，确保技术档案管理能有效的发挥应有的作用。

八、结论
技术档案的安全归档管理是企业技术管理加强的关键之一，必需严格依照规定做好技术档案的存储、归档、借阅、沟通等工作，才能会相当快的提升技术管理水平，优化企业产品，保障企业可持续进展，同时合理的掌控成本、提高企业经营效益，更好的服务于客户。