中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南试行

中国石油天然气集团公司
建设项目文件整理与归档操作指南
（试行）
办公厅
二○一一年十二月
编制说明
为规范建设项目文件的整理与归档要求，提高建设项目档案质量，集团公司办公厅根据国家及集团公司有关标准规范，结合集团公司档案工作实际，在2010年11月《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档要求与档案整理操作指南》（征求意见稿）的基础上，总结了近几年来建设项目文件、档案管理的经验，并征求了有关油气田、炼化、管道储运等单位的意见，编写了《中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南》（试行）（以下简称《指南》），供各单位档案管理人员和项目文控人员在工作中参考。

《指南》共分为八部分，第一部分规定了《指南》的适用范围；第二部分为规范性引用文件；第三部分为术语和定义；第四部分规定了各参建单位对项目文件编制、收集、整理等工作职责；第五部分规定了项目文件的收集范围；第六部分规定了项目文件编制、整理、归档要求；第七部分为附录，对招投标文件排列顺序、建设项目竣工文件等常见问题进行了例举；第八部分为附表。

《指南》在编写过程中，虽经反复斟酌，疏漏之处在所难免。

希望各单位在使用过程中，对《指南》提出宝贵意见，以便今后修订和完善。

目次
1 范围 (1)
2 规范性引用文件 (1)
3 术语和定义 (1)
4 职责 (3)
5 项目文件的收集范围 (5)
6项目文件编制、整理、归档要求 (5)
6.1项目文件编制要求 (5)
6.1.1 项目文件质量要求 (5)
6.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求 (6)
6.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用 (6)
6.1.4 项目监理文件编制要求 (10)
6.2项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求 (10)
6.3项目竣工文件整理要求 (13)
6.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求 (13)
6.3.2 案卷编目要求 (15)
6.3.2.1 卷内文件页号的编写 (15)
6.3.2.2 案卷外封面的编制 (16)
6.3.2.3 案卷内封面的编制 (19)
6.3.2.4 卷内目录的编制 (21)
6.3.2.5 卷内备考表的编制 (21)
6.3.3“案卷/件”装订要求 (22)
6.4项目文件归档要求 (23)
6.4.1项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求 (23)
6.4.2 项目竣工文件的归档审查程序 (24)
6.4.3 项目竣工文件的归档要求 (25)
6.4.4 设备随机文件的整理、归档要求 (25)
6.4.5 其他项目文件的整理、归档要求 (27)
6.4.6 归档手续及归档目录的编制 (28)
7 附录
附录1 招标文件排列顺序（参考） (30)
附录2 施工阶段监理工作的基本表式 (31)
附录3 建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总 (32)
8 附表
附表1 案卷外封面 (34)
附表2 炼油化工建设项目施工文件案卷内封面（交工技术文件封面）.35 附表3 炼油化工建设项目竣工图案卷内封面 (36)
附表4 炼油化工建设项目监理文件案卷内封面 (37)
附表5 油气田地面建设项目施工文件等案卷内封面 (38)
附表6 油气田地面总承包项目施工文件等案卷内封面 (39)
附表7 卷内目录 (40)
附表8 卷内备考表 (41)
附表9 盒内备考表 (42)
附表10 施工文件及竣工图质量审核报告（参考） (43)
中国石油天然气集团公司
建设项目文件整理与归档操作指南
（试行）
1 范围
本《指南》规定了中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档的要求和方法。

本《指南》适用于中国石油天然气集团公司所有新建、扩建、改建等建设项目文件整理与归档工作。

技术改造项目参照执行。

2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB／T 11821-2002 照片档案管理规范
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
GB 50319-2000 建设工程监理规范
DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 22-2000 归档文件整理规则
中油办〔2010〕187号中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本《指南》。

3.1 建设项目
建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

3.2 单项工程
建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.3 单位工程
具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.4 项目文件
建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

3.5 项目前期文件
工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.6 项目竣工文件
项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。

3.7 项目施工文件
项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3.8 项目竣工图
项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

3.9 项目监理文件
监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

3.10 项目竣工验收文件
项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

3.11 交工技术文件
施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公司相关规定，在施工和管理过程中所形成的，在工程交接时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目施工文件的重要组成部分。

3.12 项目文件归档
建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

3.13 项目档案
经过鉴定、整理并归档的项目文件。

4 职责
4.1 建设单位（业主、项目法人）职责
4.1.1负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作，负责项目档案的移交工作。

4.1.2将项目文件管理工作纳入合同管理。

在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交项目文件的相关要求，以及整理与归档责任。

4.1.3项目文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。

4.1.4将项目文件管理工作纳入项目结算管理。

建设单位财务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认建设单位有关部门及档案管理部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算手续。

4.1.5 建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。

4.1.6建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理工作，并向建设单位档案管理部门归档。

4.1.7建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、接收项目文件。

4.2 勘察、设计单位职责
负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位相关部门提交有关设计基础资料和设计文件。

4.3 施工单位职责
负责编制、收集、整理施工文件及竣工图，并提交监理单位、建设单位项目管理部门审核后归档。

4.4 工程总承包单位职责
负责审查、汇总各施工分包单位编制、收集、整理的施工文件及竣工图，并统一将其提交监理单位、建设单位项目管理部门审核后归档。

负责总承包项目设备随机文件的收集、整理，并提交建设单位项目管理部门审核后归档。

4.5 工程质量监督机构职责
负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，并向建设单位档案管理部门归档。

4.6 监理单位职责
负责监理文件的编制、收集、整理，统一将编制整理好的案卷报送建设单位项目管理部门审核后归档；负责督促、检查施工单位/工程总承包单位编制、整理施工文件及竣工图，审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。

4.7 试运行单位职责
负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件，并向建设单位档案管理部门归档。

5 项目文件的收集范围
执行《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”。

6 项目文件编制、整理、归档要求
6.1 项目文件编制要求
6.1.1 项目文件质量要求
6.1.1.1 项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件。

6.1.1.2 项目文件必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护及改扩建的需要。

①项目文件的完整是指按《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”所确定的内容，将建设项目建设全过程中应该归档的文件归档，各种文件原件齐全。

②项目文件的准确是指项目文件的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

③项目文件的系统是指要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

6.1.1.3 项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（210mm×297mm），图纸宜采用国家标准图幅。

6.1.1.4 项目文件所使用的计量单位、符号、文字及书写方法符合国家有关规定。

6.1.1.5 项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存。

不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

6.1.1.6 项目文件要做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。

6.1.1.7 录音、录像文件应保证载体的有效性。

6.1.1.8 电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。

6.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求
6.1.2.1 炼油化工建设项目施工文件（交工技术文件）主要内容、格式、编制要求，执行《中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收管理规范》。

6.1.2.2 油气田地面建设项目施工文件（交工技术文件）主要内容、格式、编制要求，执行《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册》。

6.1.2.3 管道工程建设项目施工文件（交工技术文件）主要内容、格式、编制要求，执行《中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣工验收手册》。

6.1.2.4 加油（气）站和油库建设项目施工文件（交工技术文件）主要内容、格式、编制要求，执行国家及集团公司相关规定。

6.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用
6.1.3.1 竣工图编制要求
竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，施工单位/工程总承包单位在项目竣工后必须按合同要求编制竣工图，应用最终版、新（干净）的施工图进行编制。

①竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

②按施工图施工没有变更的，在原施工图上加盖并签署“竣工图章”。

③凡施工中有部分变更的，可在原施工图上进行修改，并在修改部位或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖并签署“竣工图章”。

④凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，不宜在原施工图上修改、补充，应重新绘制竣工图。

重绘图
按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署“竣工图章”。

⑤院标、企标重复利用图必须编入竣工图中；同一建筑物、构筑物重复的国家、地方标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号。

6.1.3.2 竣工图的更改方法
①文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

②利用施工图更改，必须在更改处或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期，参见页号（指设计变更通知单所在的案卷的页号）。

“竣工图核定章”若盖在图纸的空白处，必须用箭头标注到所修改的部位。

“竣工图核定章”样式参考（单位为毫米）：
标注“参见页号”的解释：
例1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中），那么，可标注“参见本卷xx 页”。

例2、若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可标注“参见xx（即设计变更通知单所在的案卷题名）xx页”。

③无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字说
明。

④图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。

⑤有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。

⑥新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

⑦已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”，并注明被修改图纸的出处，签署姓名、日期，参见页号（指被修改的图纸案卷的页号），做到原图与设计变更单相互标注与参见。

“已执行章”样式参考（单位为毫米）：
标注“参见页号”的解释：
例1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中），那么，可标注“参见本卷xx 页”。

例2、若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可标注“参见xx（即被修改的图纸的案卷题名）xx页”。

说明：如下情形，则不涉及上述“竣工图的更改方法”。

竣工图由设计单位按专业进行编制，并附详细编制说明和目录、在版次栏注明“竣工图”。

设计单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖终版图章后发给施工单位，施工单位核对确认后加盖竣工图章。

工程总承包单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖竣工图章。

6.1.3.3 竣工图章的使用
①竣工图章使用应按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）规定的“竣工图章”执行。

竣工图章内容、尺寸如图1所示。

图1 竣工图章（单位为毫米）
②所有竣工图均应逐张加盖竣工图章。

图纸目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格首页的背面（左下角，距左边20±10mm，距下边20±10mm）加盖竣工图章。

竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，加盖在图标题栏上方或附近空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处。

③编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章中的内容应齐全、清楚；签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是签名本人可辨识的手写体原笔迹签名，其中“编制人”、“技术负责人”，原则上不能为同一人。

“监理人”应由专业监理工程师或总监理工程师签名。

因个人签名难于辨识时，应在卷内备考表中说明。

实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位签署；未实行工程总承包的项目，由施工单位签署。

④竣工图章中的编制单位、监理单位，可填写规范的单位名称简称，也可在图章制作时直接标明。

⑤竣工图章中的编制日期一般填写竣工图编制完成的日期，也可填写工程中间交接或竣工交接日期（参考国家标准《城市建设档案著录规范》GB/T 50323—2001）。

⑥未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，其竣工图章中的的“监理单位名称”、“监理人”应用“/”（斜杠）填写，不允许空白。

或者将“监理单位名称”修改为“建设单位项目管理部门”，将“监理人”修改为“审核人”，并由相关责任人签署。

⑦油气田地面建设项目竣工图的编制及竣工图章的使用、填写补充：
a、油田公路竣工图中一个档案号为若干张，应逐页加盖竣工图章。

b、如果防腐施工图是文字材料，应在原施工图封面上加盖竣工图章。

6.1.4 项目监理文件编制要求
监理文件的编制，执行《建设工程监理规范》（GB 50319—2000）。

6.2 项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求
6.2.1 按“件”整理的原则
6.2.1.1 按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，项目前期文件（不包括勘察、设计文件，以下同）、项目竣工验收文件等以“件”为整理单位，进行文件级整理。

6.2.1.2 整理单位应为“自然件”，即单份文件。

一般以每份文件为一件。

6.2.1.3 将项目前期文件、项目竣工验收文件的同类文件或同一问题的文件组合在一起，这就是为“一件”，实际上也视为“一件”（例如xx项目招标文件等）。

6.2.2 按“件”整理的方法
6.2.2.1 项目前期文件、项目竣工验收文件等按件整理。

①“件”级文件题名应照实抄录实体文件题名。

②若有的文件题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充题名。

6.2.2.2把零散的同类文件或同一问题的文件组合在一起为“一件”（区别于自然件），是指实体装订在一起，编目时也只体现为一个条目，作为一件文件，按“件”管理。

6.2.2.3 按“件”整理，具体执行《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）。

可参考《归档文件整理操作指南》（孙刚李晓明主编，中国档案出版社）一书。

6.2.3 各单位也可按照本单位归档文件（文书档案）的相关管理规定，整理该类文件。

参考样例：合同、招投标文件的整理
例1、物资（材料或设备）采购合同及招投标文件题名
文件题名应包括建设项目名称、单项工程名称、材料或设备名称、文件名称。

①合同文件名称
xx合同，xx技术协议，xx订单。

也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。

②招标文件名称
xx招标文件。

※招标文件排列顺序可参考附录1。

③合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为：
xx合同及招标文件。

说明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一件”。

④投标文件名称
xx技术投标书，xx商务投标书，xx投标要件。

说明：在设备/材料名称后加“投标单位名称”。

若是中标单位的文件，则在投标单位名称后加括弧填写“（中标）”二字；若是未中标单位的文件，则不加括弧也不填写“中标”二字。

参考样例1：建设项目名称/单项工程名称+材料或设备名称+投标单位名称（中标）+技术投标书。

参考样例2：建设项目名称/单项工程名称+材料或设备名称+投标单位名称+技术投标书。

例2、施工合同、委托监理合同及招投标文件题名
文件题名包括建设项目名称、单项工程名称+施工或监理+文件名称。

①合同文件名称
xx施工合同，xx监理合同。

也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。

②招标文件名称
xx施工招标文件，xx监理招标文件。

③合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为：
xx施工合同及招标文件，xx监理合同及招标文件。

说明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一件”。

④投标文件名称
xx施工技术投标书，xx施工商务投标书，xx施工投标要件；xx监理技术投标书，xx监理商务投标书，xx监理投标要件。

说明：在工程项目名称后加“投标单位名称”。

若是中标单位的文件，则在投标单位名称后加括弧填写“（中标）”二字；若是未中标单位的文件，则不加括弧也不填写“中标”二字。

参考样例1：建设项目名称/单项工程名称+投标单位名称（中标）+施工技术投标书
参考样例2：建设项目名称/单项工程名称+投标单位名称+施工技术投标
书
说明：上述单项工程名称应包含装置/主项名称和子单项/单位名称，单项工程名称后是否加“土建工程”、“安装工程”、“防腐工程”、“保温工程”等等，可根据实际情况及合同的具体名称而定。

6.3 项目竣工文件整理要求
6.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求
6.3.1.1 组卷要遵循竣工文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

6.3.1.2 施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。

卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。

6.3.1.3 施工文件按照已划分的单项工程、单位工程为基本单元进行组卷；或按装置、阶段、结构、专业为基本单元进行组卷；若形成的文件较多，可按子单位工程、文件的内容等分别组成若干案卷。

6.3.1.4 施工阶段中使用的监理工作基本表式A类、C类表（见附录2），可与相应的施工文件（交工技术文件）配套排序、组卷。

也可按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》建设项目文件归档范围和保管期限表中“监理文件”的归档范畴，纳入监理文件排序、组卷。

6.3.1.5 监理文件按单项工程、单位工程并结合专业、文件内容组卷。

6.3.1.6 施工文件（交工技术文件）的排列顺序
①施工文件的排列顺序，可参照执行《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”。

②炼油化工建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，执行《中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》。

③油气田地面建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照《中
国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册》。

④管道工程建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照《中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣工验收手册》。

⑤加油（气）站和油库建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”。

6.3.1.7 竣工图的排列顺序
①竣工图按专业排列，同专业的竣工图则按图号顺序排列。

②竣工图按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构并分专业按原设计（施工）图纸目录、图号顺序排列组卷。

说明：不应把不同专业的图纸组成一个案卷；也不应把相同专业而不同设计（施工）图纸目录的图纸组成一个案卷，也就是说，要按照原设计（施工）图纸目录排序，一个目录的图纸组成一个案卷或者多个分卷。

③某一专业图纸按原设计（施工）图纸目录排列较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾可书写为“（第×分册/共×册）”。

参考样例：xx竣工图（第一分册/共五册）。

竣工图总目录放在第一分册，总目录的备注栏中应标明第二、第三等分册所在的位置（例如：“以下见第二分册”）；第二、第三等分册案卷中应补写分册竣工图目录。

④设计变更通知单可附在相关竣工图所在案卷的后面组卷，也可单独组卷，做到原图与变更单相互标注参见。

⑤工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。

如果“工程联络单、材料代用单”的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与“设计变更通知单”的处理一样，即在“工程联络单、材料代用单”上加盖“已执行章”，签署姓名、日期，注明被修改图纸的出处，要相互标注参见。

⑥案卷中若只有一份设计变更通知单，其竣工图目录条目填写为“设计。