【制度范例】港务公司质量记录管理制度(WORD5页)

质量记录管理制度
1 目的
对公司经营管理过程所产生的质量记录进行控制和管理，以确保其符合规定要求和为卓越绩效管理体系有效运行提供证据。

2 范围
本程序适用于卓越绩效管理体系中所有质量记录表单的控制。

3 依据
《卓越管理体系文件管理程序》
4 职责与权限
4.1 办公室
4.1.1负责确定质量记录表单的保管部门和保管期限。

4.1.2负责编制《质量记录表单清单》。

4.2 各部门单位
4.2.1负责本部门、单位职责范围内记录表单样式的编制。

4.2.2负责本部门、单位保管范围内的质量记录表单的编制、填写、收集、标识、编目、保存、查阅及处理。

5 关键要求与关键绩效指标（KPI）
关键利益相关方关键要求关键绩效指标
质量记录使用者可获得符合要求的质量记录质量记录管理的有效性6 流程图
7 管理要求
7.1 质量记录格式确定
7.1.1质量记录表单做为各体系文件的输出成果部分，其结构、文字格式随体系文件审批发布后生效，使用过程中不允许擅自更改。

7.2记录填写与存档
7.2.1质量记录由规定的人员填写，要做到字迹清晰，填写内容准确完整，不准在质量记录上增删或涂改有关内容。

如确需增删或修改，则记录人需在增删或修改处签名。

7.2.2质量记录的流转
7.2.2.1 质量记录按照相关卓越绩效管理体系文件的要求进行流转。

7.2.2.2 流转过程所经过的部门或单位必须予以妥善保管。

7.2.3质量记录的收集
7.2.3.1 各部门、单位确定相关质量记录的收集人员。

7.2.3.2 收集人员及时收集相关的质量记录，确保其完整。

7.2.4质量记录的整理和保存
7.2.4.1 确定质量记录保存期限一般应遵循的原则：
7.2.4.1.1 有长期保存价值的记录，应整理或归档，移交档案室长期保管。

7.2.4.1.2 无长期保存价值的记录，记录的保存期限不得低于责任期。

7.2.4.1.3 涉及管理体系文件的记录保管期限一般应大于认证证书有效期。

7.2.4.2 办公室确定质量记录的保管部门、单位及保管期限，并在《质量记录清单》中注明。

7.2.4.3 质量记录保管部门或单位由专人负责质量记录的保管，并根据需要定期对质量记录进行整理，保证质量记录清单的时效性。

7.2.4.4 质量记录的保管部门或单位提供适宜的环境及设施对质量记录进行保管，以防止质量记录在保存期内损坏或丢失。

7.3 质量记录的查阅和借阅
7.3.1 各部门、单位人员需要查阅有关质量记录时，应向质量记录保管部门或单位的负责人说明目的，在得到同意后，方可查阅。

7.3.2 合同有规定时，质量记录可在商定的期限内提供给顾客查阅。

7.3.3质量记录一般不得外借。

确需外借时，经质量记录保管部门、单位的领导审核，报分管领导审批后方可外借。

7.4 质量记录的处理
7.4.1 保管人员根据质量记录的保管期限，及时撤出超出期限的质量记录。

7.4.2 保管部门和单位对超出期限需报废的质量记录，填写《质量记录处置申请》，经分管领导审批后实施销毁。

7.4.3实施销毁时，应由两人以上同在销毁现场，核对销毁记录后，用机碎、焚烧或打纸浆等方法处置。

负责销毁和监销人员在《质量记录处置申请》签字，并填写销毁处置时间。

8 测量分析与改进
8.1关键绩效指标的测量
8.2各部门及相关人员对本规定执行过程出存在的问题及改进建议，及时向办公室反馈。

办公室及时对反馈意见进行考查，必要时组织相关单位对质量记录表单结构、文件格式进行调整和改进。

8.3每年年终，根据文件发布情况、本规定运行情况，办公室对本规定进行审核、调整、更新与改进。

9 输出成果
9.1 记录和表单
9.1.1 质量记录清单（附件1）
9.1.2 质量记录处置申请（附件2）。