公司临时采购管理制度

公司临时采购管理制度
第一章总则
第一条指导原则
为规范公司临时采购行为，提高采购效率，保障采购经济合理、规范有序进行，制定本制度。

第二条适用范围
本制度适用于公司内所有临时采购行为，包括但不限于办公用品、设备维修、临时服务等。

第三条定义
1. 临时采购：指公司员工在正常工作流程之外突发性需要购买的物品或者服务。

2. 采购流程：公司员工申请临时采购-审批流程-采购执行-验收入库-财务结算。

3. 采购申请人：提交临时采购需求的公司内任何员工。

4. 采购审批人：审批采购申请的公司内任何主管。

5. 采购执行人：执行采购活动的公司内任何员工。

6. 采购验收人：验收采购物品或服务的公司内任何员工。

7. 采购财务人员：负责采购结算的公司内任何员工。

第四条采购原则
1. 合理性原则：临时采购需要符合公司业务需求，保证采购物品或服务的合理性。

2. 公平原则：采购活动需公开、公平、透明，任何形式的负面竞争不得出现。

3. 诚信原则：采购活动需真实、准确、诚信开展，不得有实质性违法行为。

4. 效率原则：采购活动需高效、简捷、成本合理，提高采购效率。

5. 风险控制原则：采购活动需谨慎、合理，避免产生额外风险。

第二章临时采购申请
第五条采购需求提出
1. 公司员工如需进行临时采购，应明确物品或服务名称、数量、规格、用途等相关信息。

2. 采购申请人应填写《临时采购申请表》，并在表中注明清晰详细的采购需求内容。

3. 采购申请人如有特殊需求，应在申请表中进行明确标注，并注明理由。

第六条采购审批流程
1. 采购申请人应将填写完整的《临时采购申请表》提交给相应主管进行审批。

2. 主管应在规定时间内对采购申请进行审批，并在表格上签字确认。

3. 若采购申请需要多级审批，主管审批后应交至上级主管进行审批。

第七条采购审批结果
1. 审批通过：主管签字确认后，采购申请表交至采购执行人进行采购活动。

2. 审批不通过：主管应在采购申请表上注明不通过原因，并将表格退回给采购申请人。

第八条部门联动
1. 若采购需求跨部门、跨单位，需要联动其他相关部门协同处理。

2. 联动部门应在规定时间内提供协助，并确保采购工作有序进行。

第九条特殊情况处理
1. 如有特殊情况需要进行紧急采购，采购申请人应及时向主管进行沟通，并说明原因。

2. 主管应根据具体情况决定是否同意紧急采购，并在后续工作中进行适当调整。

第十条信息保密
1. 采购申请表中所包含的信息仅限公司内部人员查阅，不得对外公开。

2. 公司员工应妥善保管采购相关文件，防止泄露公司信息。

第三章采购执行与验收
第十一条采购物品/服务选择
1. 采购执行人应根据审批通过的采购申请，选择合适的物品或服务供应商。

2. 采购执行人应对供应商进行综合评估，确保供应商资质、信誉、价格等均符合要求。

第十二条采购物品/服务交付
1. 采购执行人应与供应商协商好交货日期、地点等相关事宜，并确保供应商能够按时交付物品或提供服务。

2. 采购执行人在收到物品或服务后应及时通知验收人进行验收入库。

第十三条采购验收流程
1. 采购验收人应按照采购申请和所购物品、服务规格进行一一核对。

2. 若发现物品有损坏、质量问题等情况，应及时通知采购执行人进行处理。

3. 验收人对于验收过程中发现的问题应及时填写异常情况说明，并上报给主管。

第十四条采购结算
1. 采购验收完成后，采购执行人应将验收单据、发票等相关资料交给财务人员进行结算。

2. 财务人员应核对资料准确无误后，按照公司规定进行结算流程。

第四章采购记录与盘点
第十五条采购记录管理
1. 公司应建立规范的临时采购记录管理制度，对采购活动进行全程记录和归档。

2. 采购记录包括采购申请表、采购审批表、采购执行记录、验收单据、结算凭证等相关文件。

第十六条采购盘点管理
1. 公司应定期对采购物品进行盘点，确保库存数量和质量与实际情况相符。

2. 盘点工作由专人负责，盘点结果应及时上传至公司财务系统。

第五章附则
第十七条本制度解释权归公司负责人所有。

第十八条本制度自发布之日起生效，如有需要修改或补充，应经公司负责人批准。

以上公司临时采购管理制度为公司采购活动提供指导和规范，希望全体员工遵守执行。