一篇有效的MEMO怎么写备忘录格式写作技巧及范文(上)

一篇有效的MEMO怎么写备忘录格式写作技巧及范文（上）如果你想要成为一位成功的商人，你必须学会与你的员工交流，清晰
及时的沟通是有效运作任何业务的关键，这就意味着你需要弄清楚备忘录
怎么写。

业务备忘录帮助我们，让我们的员工或客户了解一个具体的情况，或通知他们一个解决正在进行的问题。

备忘录中可能需要讨论政策的变化
或价格的上涨，或说服员工采取行动，如参加会议或改变工作方式等等。

Memo什么意思? 其定义和目的
备忘录，即memorandum或memo，通常是商业中用于内部交流的，传
递信息的短文档。

备忘录的特点是简洁、直接和易于浏览。

它们不像普通
商务信函那样正式，但它应该保持专业、简洁的风格。

通常，业务备忘录
的目的是双重的：确定问题和提出解决方案。

其他时候，备忘录也可能提
供或要求事实性信息。

业务备忘录是为那些想要快速、轻松地从备忘录中找到所需信息的繁
忙读者而设计的。

备忘录的目的通常是告知，但偶尔也包含劝说或号召行
动的元素。

所有的组织都有非正式和正式的沟通网络。

一个组织内部非官
方的、非正式的交流网络通常被称为小道消息，它的特征通常是谣言、闲
言闲语和含沙射影。

在小道消息中，一个人可能会听到有同事将要被解雇
的消息，并开始四处传播。

谣言从一个人传到另一个人，变来变去，不知
不觉间，这个有人被解雇的消息就被传言为关闭一些部门，彻底颠覆了这
个消息的本质。

那么解决非正式、非官方的猜测的一个有效方法，就是向所有员工清
楚地说明一些特定问题的情况。

如果预算削减是一个担忧，那么发送一份
备忘录，解释即将到来的变化是明智的。

如果公司希望员工采取行动，他
们也可以发布备忘录。

例如，2023年2月13日，松下公司的高层发布了一项声明，要求所有员工至少购买价值1600美元的松下产品。

公司总裁指出，如果每个人都支持公司购买他们的产品，所有人都会从中获益。

Memo的基本结构是什么？
1.信头
每个备忘录信头都遵循相同的基本格式：
TO：接收者的姓名和职位名称
cc：列出其他收到副本的人
FROM：发送者的姓名和职位名称
DATE：年、月、日
SUBJECT：备忘录的主题（简短且明确）
2.开头
备忘录的开头句子或段落告诉读者问题的上下文，建议的任务，备忘录的目的。

任务：你的任务或作业描述了你为解决问题或情况所做的工作。

如果你的读者要求你采取行动，你可能会说“You asked me to look at...”
3.总结
等到你写完备忘录的主体部分再写总结部分。

如果你的备忘录是一页或更少，摘要可能没有必要。

但是，如果你已经涵盖了几个重要的问题或事件，或者你的分析相当详细，那么为每一段作总结是合适的，总结部分应该简短精炼，不要重复不必要的信息。

4.讨论的段落
在你充分地陈述了主题的基本内容之后，你可以在这里列出所有的细节、事实、数据和假设来支持你所讨论的观点。

在这个部分中，你要通过
陈述你的想法来展示你创造性和批判性思考的能力。

从最重要或最有说服
力的信息开始，从最强的事实到最弱的事实（或者，如果你提供历史背景，从最古老的信息到最新的信息）。

5.结尾
再给了你的读者提供了所有与你的备忘录主题相关的信息后，用礼貌
的结尾描述你希望他们采取的行动，并指出这些行动对每个人都有好处。

一段式结尾可以这
或者: Should you need more information, I’ll be glad to...。

6.附件
提供任何文档或额外信息，因为你的读者通过附件进一步了解你所讨
论的事件或问题，一定不要附上与备忘录主题无关的任何材料。