公司业务接待费用管理办法

公司业务接待费用管理办法
1 目的
根据上级文件要求和公司《接待管理办法》的规定，为了规范公司业务接待费用的管理工作，特制定本办法。

2 适用范围：
适用于公司各项业务接待（包括公务接待，商务、外事接待）的管理工作。

3 定义
业务接待是指为企业生产经营业务的需要，招待客户、合资合作方以及其他符合规定要求的外部关系人员活动。

业务费用：是指因工作关系接待有关人员的就餐费、礼品费等。

4 职责
4.1 公司办公室：按照上级文件要求和公司经营工作的实际，制定、修编业务费管理制度，审核《接待日程安排》。

4.2 财务部：负责业务接待费用的审核、支付、报销工作。

4.3 各单位：负责制定接待日程安排，按计划完成接待工作，办理借款、报销手续。

5 工作程序
6 控制要求
6.1 要求
6.1.1 业务接待费用的使用要符合廉政建设的有关规定和财经纪律的有关要求。

6.1.2 业务接待主要包括：
6.1.2.1商务接待：在商务谈判或商业合作中接待客户、合资合作方的活动。

6.1.2.2外事接待：因公接待外宾或其他外籍关系、国外公司和机构的工作人员的活动。

6.1.2.3公务接待：接待其他因公来访人员的活动。

6.1.3 业务接待费用的使用应贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可参与可不参与，不参与”，“可发生可不发生费用，不发生”，“态度热
情，费用从简”的原则。

6.1.4业务接待活动必须严格遵守廉洁从业有关规定，不得用公款报销或支付应由个人负担的费用。

不得将休假、探亲、旅游、会议、调研等活动纳入业务接待活动范围。

6.1.5业务接待用餐首选协议酒店，不安排私人会所、高消费餐饮场所；严格控制用餐标准，不得提供鱼翅、燕窝高档菜肴。

外事接待工作遵循服务外交、友好对等、务实节约的原则，从严控制招待费用支出。

6.2 实施办法
6.2.1 制定《接待日程安排》（格式见附件1），实行事前审批制度。

写明来宾单位、姓名、人数，和公司参加人员。

6.2.2 兄弟单位重要业务联系人员、一般来访工作人员、设备改造协助人员，中午用餐原则上在公司食堂安排工作餐。

接待单位填写食堂就餐申请单，部门领导批准。

6.2.3 在外用餐要在《接待日程安排》中予以事前安排，确定陪同人员、预计费用等。

6.2.4《接待日程安排》流程应以OA系统“请示报告”进行审批，由业务接待单位制定、单位领导审批，公司办主任审核、公司主管领导和公司主要领导批准。

批准后的《接待日程安排》分发参加接待的公司领导、人员及财务部长。

6.2.5 接到《接待日程安排》的人员，参加接待工作，接待部门准备相关工作，同时办理接待用款及有关手续。

6.2.6 各单位的接待工作，要按批准后的《接待日程安排》进行。

6.3 接待标准
6.3.1公司领导开展的重要商务、外事接待活动，宴请标准每次人均不超过400元（含酒水、饮料，下同），赠送纪念品标准每次人均不超过300元。

6.3.2公司领导开展的一般商务、外事接待活动，宴请标准每次人均不超过300元，赠送纪念品标准应低于重要商务、外事接待活动标准。

6.3.3其他公务接待活动参照《党政机关国内公务接待管理规定》执行，有公司领导参加的宴请，接待费用标准每次人均不超过300元，不赠送纪念品；各部门领导负责接待的费用标准每次人均不超过100元。

在接待过程中，宴请可安排在供应地方特色的餐饮单位就餐。

6.3.4公务接待不提供酒水；商务、外事接待需安排酒水的，从公司办公室领取，办理《酒水领用申请单》（格式见附件2）。

领取标准为：每桌8人以上可领取白酒2瓶或红酒2瓶，每桌7人以下（含7人），4人以上，可领取白酒1瓶或红酒1瓶；3人以下（含3人），原则上不提供酒水。

领取的酒水在宴请时，未使用的，在宴请结束后，由接待单位在两个工作日内交回公司办公室，公司办公室在《酒水领用申请单》上进行记录。

6.3.3 中午用餐原则上不允许喝白酒。

6.3.4 参加宴请的人员，应限于参加接待和洽谈业务的有关人员。

对业务接待活动实行接待费用和人均费用双控管理，严格控制陪同人
员。

商务和外事接待时，接待对象5人（含）以内的，陪餐人数可对等；接待对象超过5人的，超过部分陪餐人数原则上不超过接待对象的二分之一。

6.3.5 礼品使用：原则上公司不为来访客人准备礼品。

如确因工作原因，可根据需要赠送适当型号的飞机模型，领取礼品应填写《礼品领用申请单》（格式见附件3）。

严禁赠送现金和购物卡、消费卡、商业预付卡等各种有价证券、支付凭证、贵重物品以及土特产等。

对于经常来公司的客人，要防止同一礼品重复送出。

6.3.6 如需其他礼品，接待部门专项申请，经总经理批准以后实施。

6.3.7 公司不提供接待用香烟。

6.4 费用报销
6.4.1业务接待所产生的费用应当及时结算，业务接待费用报销时需同时提供发票和接待清单，接待清单要如实反映业务接待活动内容，接待费用等情况。

接待完毕，一事一报(接待一次报销一次)，不积攒票据，不附加其他事项的票据，报销事宜在两个工作日内完成。

6.4.2 办理报销手续时，按《接待日程安排》中预计费用额度进行审核，原则上不得超支。

6.4.3 业务费用报销金额在2000元以内的（含2000元），由接待单位经办人填写报销单，单位领导审核，单位主管公司领导批准；2000元以上的，单位领导审核，报总经理或党委书记批准。

6.4.4 总监以上公司领导的业务接待费用，实行统一报销，由公
司办公室办理。

6.5 其他
6.5.1 销售、技术营销在外工作发生的业务接待费用管理，由财务部另行规定。

6.5.2 本文发出后，《业务接待费用管理办法》（Q/1QAG301-2018Ⅱ）文件废止。

6.5.3本办法未尽事宜，按照QG集团有限公司或公司有关规章制度执行。