现行文件与档案信息化管理对高校的作用
合集下载
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
成档案机读 目录数据库 ， 然后 按不同 的要求 ， 用库 内数 据 自动 编制案卷 盘等介质上 ， 利 并可在网络上传送 的数字代 码序列 。为了全 面、 准确地 把握
目录、 专题 目 、 录 分类 目 录等 ； 其二 ， 用计算机 进行档 案检索。按 照档案 著 电子文件的概念 ， 不妨从与其最 临近的概念—— 机读文件入手 。机 读文件
务管理电算化 ， 用计算机辅 助完成 财务分 析和编 制财务计 划。随后 。 运 把 日， 国家档案局科学技术研究所 和外 事办又联 合承办 了“ 电子文件 归档管
计算机技术扩展到采购 、 销售 、 库存 及人事管 理。运用计 算机实现 财务管 理国际学术研讨会” 。可见， 有关 电子 文件及其管理 问题 的研究与应 用正 理及这些管理在数据上 的一体化处理 ， 极大地提 高了高校管理的效率 。最 在紧锣 密鼓地进行。 后， 再把计 算机技术运用于人 事档案管 理， 实现人 事编 制和人事档 案调度
聱
掺
现行文件与档案信息化管理对高校的作用
◆ 徐 婕
（ 平凉医学高等专科学校 ）
【 要】高校现行文件档 案管理从手工操作 向机读文件到电子 文件 的发展 演变， 高等 院校运 用计 算机技 术解 决实际 问题 的迫切 需要 ． 摘 是 体现着管理信 息与科技信息的高度 集合 。 【 关键词】档案管理 计算机技术 电子文件
括入库 与出库 数量 、 库存空间 占有率 ， 档案调阅、 归还等进行登记与统计 。
别运用计算机技术解决原 由手工操作的各项文件管理工作。
电子文件不仅仅是概念叫法的变化 ， 而是标 志着计算机技术应用于 文件管 形成和管理特点。两者的主要 区别在于 以下 四方面 ： 一， 其 生成 环境。机 读文件 中的关键词是“ 机读 ” 即“ ， 能够由计算机输入装置读出的” 文件。所
的， 即其 一， 管理 信息 系统的建 立是依托 于高校 管理职 能系统 ， 为之服 归档 与档案 管理 要 求》两个 标 准 的征 求意 见 稿进 行 修 改、 充 及 完善。 并 补 务。它一般 都先从 会计 核算 电算化 开始 ， 应用 商品化 的会计 软件 管理帐 １９ ９ ８年 ８月 １ ２ ８— ０日， 五洲工程设计 研究院 中国兵器工 业第五设 计研 在 务、 应收和应付帐款及 固定资产核算。在会计核算 电算化 的基础上完成财 究院召开 了 Ｃ ＡＤ电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。１９ ９ ８年 ８月 ２ ３
３ ２关于什 么是 电子文件 ， ． 美国联邦管理法规对其解释为“ 电子文件包
的计算机化 ； 其二 ， 管理信息 系统的职能 主要是对 正在形成 的现行 信息进 括数字 的、 图形的及文本的信息 。它可 以记录在 计算机能够 阅读 的任何一 行收集 、 加工及 处理 。现行文件应用计算机技术是现代 高校加强各项管理 种介质上 ， 并且符合文件的定义 。 国际档案理事会电子文件 委员会 的定义 ”
总之， 在计算机技术应用于 高校管 理之初 ， 行文件 和档案是 各 自分 理的不 同发展阶段。弄清这 两个阶段 的差异 ， 现 有助于深入认识 电子 文件的
２ 现行文件和档案管理综合应用计 算机技术阶段
ห้องสมุดไป่ตู้
２ １由于现行文件和档 案管理 是具有承 继联 系的密不 可分 的两个阶 谓“ 包括两层含义 ： ． 读” 第一 ， 通常指信息从一个存储 区读到 另一个存储 区； 段， 所以任何 一阶段应用计算 机技术不 仅会对 另一阶段 的工作 带来影 响， 第二 ， 从某一形式的记录媒体 ， 如磁带读 出信 息。可见 ， 复制和识别 是机 读 而且其系统 功能的发挥也受制于另一阶段 的工作 状况。因此 ， 为了实现现 文件 的主要特点。在这一阶段 ， 计算 机读 出的文件 不是 由计 算机制 威的 ， 电子 文件 则包括在计算机 上直 行文件和档 案管理不 同阶段文献信息资源 的共享 和交 换 。 减少数据 的重复 它源于纸质文件的输入。与机读文件不 同， 是研究 和应 用 输入 ， 范各 系统 的数据接 口， 需要加 强现行 文件和档 案管理综 合应用 接生成 的文件。它是 高校 管理和 科技 开发信 息化 的产物 ， 规 就 计算机 技术 的研究 ， 开发文档 管理一体 化系 统软件。 目前， 一些 高校已经 Ｃ ＭＳ的必然结果 。其二 ， Ｉ 管理模式 。机 读文件 的管理 模式是 模拟现行 文
现行文件应 用计算机技术源于高校管理信 息系统 （ Ｉ ） Ｍ Ｓ 的建立 ， 么 研讨会 。该会的中心议题是对《 什 电子文件归档及电子档 案管理概论》 办 和《
是 ＭＩ， Ｓ 解释不一。虽然各 自的文字 表述不 尽相 同， 有两点 内涵 是共 同 公自动化 电子文件归档及电子档案管理方法》 但 、Ｃ Ｄ电子文件 光盘存储 、 Ａ
所需要的 ， 是高校 管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。 为“ 电子文件 是一 种通 过数 字 电脑进 行操作 、 输或 处理 的 文件。我 国 传
档案管理应用计算机技术 主要是 用于档 案整编 、 索、 检 统计及 借阅等 （ Ａ Ｃ Ｄ电子文件光盘存储、 归档 与档 案管理要求） Ｂ Ｔ ７ ７ — ９ ９把电子 Ｇ ／ １６ ８ １９ 业务职能。主要包括 ： 其一 ， 用计算机 编制档 案检索 工具。 以著 录项 目组 文件解释为能被计算机系统识 别、 处理 ， 按一 定格 式存储在磁带 、 盘或光 磁
录项 目中所标识 的内容特征和形式特征 ， 检索 出符合 不同利用者要 求的档 仅指计算机识别的文件最早产 生于本 世纪 ４ — Ｏ年代。这一概念 经过近 ０ ５ 案 目录及其原件 ； 其三 。 用计算机对档案管理 中形成 的各 种数据或情况 ， 包 半个世纪的发展演变 ， ９ 至 Ｏ年代 逐渐被 电子文件 所代 之。从 机读 文件到
高校现 行文件和档案管理应用计算机技术 的历程 ， 不仅记录着高校现 １９ ９ ８年 １月 ９日， 王刚同志在全 国档案局长馆 长会议 的讲 话上也指 出 ： 要
行文件和档 案规范化 、 系统化 管理的轨 迹， 而且 反映着 高校经营 管理和产 在 １ ７年研究制订的《 ９ ９ 计算机辅助设计电子文件应用光盘存储 、 归档及管 品开发信息化的进程 。根据计 算机技术 在高校现 行文件 和档案 管理 中应 理要 求》 试行稿国家标 准的基础 上， ３ 在 ５个企事业 单位进 行试点 ， 为实现 用的环节、 功能及运作 的不 同， 以把其划分 为以下三大阶段 ： 可 １ 现行文件和档案管理分别应用计 算机技术 阶段 我国电子文件管理规范化和现代化 探索办法和积 累经验 。１９ ９８年 ８月 １ １ 日一１ ３日， 国家档案局档 案科学技术研究所召开了电子文件 管理 研究专家
目录、 专题 目 、 录 分类 目 录等 ； 其二 ， 用计算机 进行档 案检索。按 照档案 著 电子文件的概念 ， 不妨从与其最 临近的概念—— 机读文件入手 。机 读文件
务管理电算化 ， 用计算机辅 助完成 财务分 析和编 制财务计 划。随后 。 运 把 日， 国家档案局科学技术研究所 和外 事办又联 合承办 了“ 电子文件 归档管
计算机技术扩展到采购 、 销售 、 库存 及人事管 理。运用计 算机实现 财务管 理国际学术研讨会” 。可见， 有关 电子 文件及其管理 问题 的研究与应 用正 理及这些管理在数据上 的一体化处理 ， 极大地提 高了高校管理的效率 。最 在紧锣 密鼓地进行。 后， 再把计 算机技术运用于人 事档案管 理， 实现人 事编 制和人事档 案调度
聱
掺
现行文件与档案信息化管理对高校的作用
◆ 徐 婕
（ 平凉医学高等专科学校 ）
【 要】高校现行文件档 案管理从手工操作 向机读文件到电子 文件 的发展 演变， 高等 院校运 用计 算机技 术解 决实际 问题 的迫切 需要 ． 摘 是 体现着管理信 息与科技信息的高度 集合 。 【 关键词】档案管理 计算机技术 电子文件
括入库 与出库 数量 、 库存空间 占有率 ， 档案调阅、 归还等进行登记与统计 。
别运用计算机技术解决原 由手工操作的各项文件管理工作。
电子文件不仅仅是概念叫法的变化 ， 而是标 志着计算机技术应用于 文件管 形成和管理特点。两者的主要 区别在于 以下 四方面 ： 一， 其 生成 环境。机 读文件 中的关键词是“ 机读 ” 即“ ， 能够由计算机输入装置读出的” 文件。所
的， 即其 一， 管理 信息 系统的建 立是依托 于高校 管理职 能系统 ， 为之服 归档 与档案 管理 要 求》两个 标 准 的征 求意 见 稿进 行 修 改、 充 及 完善。 并 补 务。它一般 都先从 会计 核算 电算化 开始 ， 应用 商品化 的会计 软件 管理帐 １９ ９ ８年 ８月 １ ２ ８— ０日， 五洲工程设计 研究院 中国兵器工 业第五设 计研 在 务、 应收和应付帐款及 固定资产核算。在会计核算 电算化 的基础上完成财 究院召开 了 Ｃ ＡＤ电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。１９ ９ ８年 ８月 ２ ３
３ ２关于什 么是 电子文件 ， ． 美国联邦管理法规对其解释为“ 电子文件包
的计算机化 ； 其二 ， 管理信息 系统的职能 主要是对 正在形成 的现行 信息进 括数字 的、 图形的及文本的信息 。它可 以记录在 计算机能够 阅读 的任何一 行收集 、 加工及 处理 。现行文件应用计算机技术是现代 高校加强各项管理 种介质上 ， 并且符合文件的定义 。 国际档案理事会电子文件 委员会 的定义 ”
总之， 在计算机技术应用于 高校管 理之初 ， 行文件 和档案是 各 自分 理的不 同发展阶段。弄清这 两个阶段 的差异 ， 现 有助于深入认识 电子 文件的
２ 现行文件和档案管理综合应用计 算机技术阶段
ห้องสมุดไป่ตู้
２ １由于现行文件和档 案管理 是具有承 继联 系的密不 可分 的两个阶 谓“ 包括两层含义 ： ． 读” 第一 ， 通常指信息从一个存储 区读到 另一个存储 区； 段， 所以任何 一阶段应用计算 机技术不 仅会对 另一阶段 的工作 带来影 响， 第二 ， 从某一形式的记录媒体 ， 如磁带读 出信 息。可见 ， 复制和识别 是机 读 而且其系统 功能的发挥也受制于另一阶段 的工作 状况。因此 ， 为了实现现 文件 的主要特点。在这一阶段 ， 计算 机读 出的文件 不是 由计 算机制 威的 ， 电子 文件 则包括在计算机 上直 行文件和档 案管理不 同阶段文献信息资源 的共享 和交 换 。 减少数据 的重复 它源于纸质文件的输入。与机读文件不 同， 是研究 和应 用 输入 ， 范各 系统 的数据接 口， 需要加 强现行 文件和档 案管理综 合应用 接生成 的文件。它是 高校 管理和 科技 开发信 息化 的产物 ， 规 就 计算机 技术 的研究 ， 开发文档 管理一体 化系 统软件。 目前， 一些 高校已经 Ｃ ＭＳ的必然结果 。其二 ， Ｉ 管理模式 。机 读文件 的管理 模式是 模拟现行 文
现行文件应 用计算机技术源于高校管理信 息系统 （ Ｉ ） Ｍ Ｓ 的建立 ， 么 研讨会 。该会的中心议题是对《 什 电子文件归档及电子档 案管理概论》 办 和《
是 ＭＩ， Ｓ 解释不一。虽然各 自的文字 表述不 尽相 同， 有两点 内涵 是共 同 公自动化 电子文件归档及电子档案管理方法》 但 、Ｃ Ｄ电子文件 光盘存储 、 Ａ
所需要的 ， 是高校 管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。 为“ 电子文件 是一 种通 过数 字 电脑进 行操作 、 输或 处理 的 文件。我 国 传
档案管理应用计算机技术 主要是 用于档 案整编 、 索、 检 统计及 借阅等 （ Ａ Ｃ Ｄ电子文件光盘存储、 归档 与档 案管理要求） Ｂ Ｔ ７ ７ — ９ ９把电子 Ｇ ／ １６ ８ １９ 业务职能。主要包括 ： 其一 ， 用计算机 编制档 案检索 工具。 以著 录项 目组 文件解释为能被计算机系统识 别、 处理 ， 按一 定格 式存储在磁带 、 盘或光 磁
录项 目中所标识 的内容特征和形式特征 ， 检索 出符合 不同利用者要 求的档 仅指计算机识别的文件最早产 生于本 世纪 ４ — Ｏ年代。这一概念 经过近 ０ ５ 案 目录及其原件 ； 其三 。 用计算机对档案管理 中形成 的各 种数据或情况 ， 包 半个世纪的发展演变 ， ９ 至 Ｏ年代 逐渐被 电子文件 所代 之。从 机读 文件到
高校现 行文件和档案管理应用计算机技术 的历程 ， 不仅记录着高校现 １９ ９ ８年 １月 ９日， 王刚同志在全 国档案局长馆 长会议 的讲 话上也指 出 ： 要
行文件和档 案规范化 、 系统化 管理的轨 迹， 而且 反映着 高校经营 管理和产 在 １ ７年研究制订的《 ９ ９ 计算机辅助设计电子文件应用光盘存储 、 归档及管 品开发信息化的进程 。根据计 算机技术 在高校现 行文件 和档案 管理 中应 理要 求》 试行稿国家标 准的基础 上， ３ 在 ５个企事业 单位进 行试点 ， 为实现 用的环节、 功能及运作 的不 同， 以把其划分 为以下三大阶段 ： 可 １ 现行文件和档案管理分别应用计 算机技术 阶段 我国电子文件管理规范化和现代化 探索办法和积 累经验 。１９ ９８年 ８月 １ １ 日一１ ３日， 国家档案局档 案科学技术研究所召开了电子文件 管理 研究专家