采购部管理规定与工作流程
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采购部管理规定与工作流
程
The latest revision on November 22, 2020
采购管理制度与工作流程
一、目的:
为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。
二、适用范围:
适用于本公司采购管理。
三、内容:
1、总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、采购基本流程
采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算
采购流程图如下图所示:
2)供应商的选择和考核:
供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3)询价、比价、议价。
4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。
7)财务结算:货物入库后,财务结算
3、申请商品采购流程图
1)销售部提出采购需求,
2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批;
3)审批通过后,由采购主管下单。
4、申请付款流程图
2)计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款;
3)采购部审批到期应付款
4)总经理批准付款
5、商品到货验收流程
2)验收后打入库单,核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库,不一致需报采购审核,采购在当日给予答复
6、促销流程
1)每周例会上确定促销计划
2)确定产品信息,包括价格、货源、促销执行时间
3)报总经理申请促销采购资金
4)落实采购订单和促销执行方式
5)反馈促销结果在下周例会上通报
7、退货流程
1
2)采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请
3)审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单
4)不能退回供应商的,做报损处理,报损比例不得超过0.5%
四、采购管理制度:
1)建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。
2)建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。
3)每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。
4)签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
5)所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。
6)验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
五、采购部职责
采购部工作职责
1.制定并完善采购制度和采购流程:
(1)根据公司的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标;
(2)负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行;
2.制定并实施采购计划:
(1)根据公司的拓展规模以及年度的经营目标,制订有效的采购目标和采购计划;
(2)审核采购需求,统筹策划和确定采购内容,制订采购计划;
(3)组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求,熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况,据此编制采购预算和采购计划;
(4)根据采购管理程序,负责采购项目的谈判、签约,检查合同的执行和落实情况;
(6)督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作,确保采销质量;
3.采购成本预算和控制:
(1)编制月度和周采购预算,实施采购的预防控制和过程控制,有效降低成本;
(2)采购价格审核、预算、报价,达到有效的成本控制;
(4)对采购合同履行过程进行管理、监督检查,及时支付相关款项;
4.选择并管理供应商:
(1)根据公司的销售需求,选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商,建立长期战略同盟;
(2)建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统;
(3)不断开发新的供应渠道和供应商,加强对新老客户的走访和调查;
(4)制定供应商管理办法,加强对供应商的管理、考核,确保供应商提供产品的优良性;
采购部主管职责
1、直配供应商引进及维护
2、采购部日常管理,主要包括:
(1)部门工作安排(日、周、月)
(2)供应商谈判,
(3)相关流程制定和调整
(4)突发事件的处理
3、订单的审核,参考安全库存
4、应付款的管控
5、库存金额的管控以及消耗
6、审核并调整周月采购需求和计划
6、与其他部门的协调
7、库配需求的统计和采购计划的制定
8、日常订单的制定和跟进
9、退货处理
10、库配供应商的谈判、引进和维护
11、库配商品促销计划的制定和落实
12、批发毛利率与毛利额周、月报表
7、货品残损率周、月报表;
8、不动销商品率月报表(30天不动销品)
9、库存商品缺货率汇总日反馈报表(公司标准比例不可超20%);
采购主管职责(分管系统和直配)
1、系统信息更新
2、仓库库存的掌控
3、资料的整理(供应商合同,报价单、资质、调价归档、促销政策)
4、直配供应商的沟通和维护
5、直配供应商促销政策的制定和落实
6、库存情况周、月报表
7、供应商应付款的统计、结算与协调
8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控
9、相关表格的制作和归档