公司出差管理办法

浙江百炼工贸集团有限公司出差管理办法

一、目的

为使公司员工出差、差旅费用报支等活动有章可循，特制定本办法供公司相关员工遵照执行。

二、适用对象

本办法适用于公司所有参与出差及差旅费用报支的员工。

三、概念解释

1、出差：员工经批准后因公外出至浦江县域外，且当天不能往返者谓之出差。包括派外受训、参加会议、参加展会、外出洽谈与拜访等等事务，未经批准外出者不视作出差。

2、公出：员工因公外出但当天可以往返者谓之公出，公出不视作出差。

四、管理权责

1、管理中心：本办法的制定、修改、宣导、解释与执行监督。

2、财务部：参与本办法的制定、修改、宣导、解释与执行监督；出差费用借支、审核与报销。

3、直线主管：出差审批、费用审核、出差纪律监督与绩效考核。

4、各部门考勤员或客服人员：出差登记与考勤、出差行程确认。

五、出差申请报批、报告及费用报支审批程序：

1、出差须事前填写《出差审批单》（见附件1），呈部门负责人、分管副总核批后，方可出差；需借支差旅费用的，同时呈报《临时借款单》（见附件2），《临时借款单》在经分管副总审核后须报总经理批准，特殊情况可同分管副总先行电话向总经理报准同意，事后补办签批，临时借款在财务部出纳处领取。

2、紧急出差确实来不及事前申请报批的，应先口头或电话向部门负责人、分管副总报告并获准，再委托本部门同事或岗位代理人代办出差申请报批手续。

3、《出差审批单》一式三联，第一联由本人留存，第二联给本部门考勤员或客服人员，第三联上交部门负责人留存。

4、出差人员类别、时限及核准权限：

1）、一般员工出差在10天以内的，由部门负责人核准；超过10天的由分管副总核准。2）、主管、经理级（含）人员出差，需分管副总审核后报总经理批准。

5、出差行程确认：出差人出差期间，到达出差地点、转换一处出差地点时，均应用当地固定电话向本部门考勤人或客服人员报备行程，接到出差人员行程报备的人员，应将出差人员行程报备情况记录入《出差行程确认表》（见附件3）中。

6、出差人返回公司7个工作日内，需填妥《出差总结报告》（见附件4）、《现金报销单》（见附件5）、《差旅费报销单》（见附件6）上报办理费用报销，《出差总结报告》呈报给部门负责

人或直线主管，《现金报销单》、《差旅费报销单》呈部门负责人、分管副总、财务部经理审核后，报总经理批准，批准后在财务部出纳处办理费用报支、核销借款手续。

7、报销所附发票必须为正规有效票据，定额报支项目可不用附发票，如伙食补贴等。所谓正规有效票据是指加盖税务监制章、财政票据监制章的统一车船票、食宿发票等，且开具时间在有效期内。收据、白条不得作为报销凭证，特殊情况需分管副总同意后，用其他有效票据代替报销。

六、差旅费用报支内容及标准

1、员工出差或报支交通费、住宿费、伙食补贴等。

2、员工公出且在外用餐的，可报支交通费、伙食补贴等，交通工具由公司提供的，交通费不予报销。

备注：A类城市：北京、重庆、天津、上海、杭州、成都、广州、南京、武汉、深圳

B类城市：除A类以外的所有省会城市和沿海开放城市，如珠海、汕头、厦门、青岛等。

C类城市：除A、B类外的所有地区级城市。

D类城市：除A、B、C类以外的所有城市。

4、交通费报支说明：

1）在途交通费：指往返出差目的地的交通费用；市内交通费：指在出差目的地城市范围内活动产生的交通费用。

2）公司派车或提供交通工具者，不得报支交通费。

3）使用个人自备车出差，需事先得到上级直线主管同意，出差返回后，各级审核人员根据此次出差路线及与其他出差票据进行核实后，按实报销过桥过路费、燃油费，不再另报在途交通费和市内交通费。

4）出差人员未经总经理批准而超出规定标准使用交通工具的，超出部分由其个人承担。5）如因公司业务需要或出差地交通实际情况，市内交通费使用超标，在持有有效票据的前提下，出出差人员写出书面情况说明，经直线主管审核并报总经理同意后，可给予报销。

6）连续乘火车、汽车在白天6小时、夜晚4小时以上的，可以购买卧铺票，否则卧铺票按60%报支。

7）为提高工作效率，销售业务人员在业务较紧急时，可乘坐飞机或高铁，报销按普通火车票的120%金额报支，差额部分由业务员自行承担。

5、住宿费、伙食补贴报支说明：

1）出差地公司设有办事处且有空余床位的，不予以出差人员报支住宿费。

2）在交通工具（火车、汽车、轮船）上宿夜的夜晚，不予以报支住宿费。

3）出差地业务单位或活动承办方提供免费住宿、膳食的，不予以报支住宿费、伙食补贴。4）出差员工在外住宿时，要求至少两人同住一间房，如出差人员为单数或有异性人员时，则单数人员和异性员工住宿费用可在住宿标准两人合计数的80%以内报销；出差同行人员职级不一致时，住宿标准可享受同住人员中高标准人员的标准。

5）住宿发票报销时，需在发票背面载明同宿人员及时间。

6）参加、出席会议/培训等不由活动承办方提供饮食的，按伙食补贴报支。

7）出差期间确因业务需要，出差期间需进行业务招待的，招待费预估在200元以内的事先报部门负责人同意；招待费预估在300元以内的事先报分管副总同意；超出300元的须先报总经理同意，返回报销时在餐费发票后注明并请批准人签字。未经批准擅自决定的餐费由其自负。有招待支出的，当餐伙食补贴不再享受。

8）公出人员时间超过4小时的，给予享受一餐伙食补贴。

5、其他说明：

1）各级主管、负责人在下属报支差旅费用时必须对照本办法谨慎细致审核。

2）公司财务部发现对不符合本办法规定的报支行为可要求退回重报，并记录相关人员工作过

失转给公司管理中心。

七、出差及差旅费用报支违规违纪处理：

1、超出报支标准申报的，超出部分不予报支，首次给报销人（已经过初审的包括初审人员）口头提醒；再有类似情况，给予当事人罚款50元，审核人罚款30元。

2、未按规定程序办理出差申请手续的，全部出差费用不得报支，对应时间记事假，并给予罚款100元。

3、未在返回公司后7个工作日内办理报销手续的，有借支费用的公司将在其工资中扣除，所报费用视滞后时间部分扣除：报销滞后15天以内的，扣除所报金额的10%，滞后15天以上30天以内的，扣除所报金额的20%，滞后超过30天的，扣除所报金额的40%。

4、出差回来未交《出差总结报告》的，全部费用不得报支，借支费用公司将在工资中扣除，对应出差时间记事假。

5、出差人员特别是销售业务人员，出差期间未按本办法规定进行行程确认的，未确认区域内的费用不得报支，并处罚款50元/次，对应区域内的时间记事假。

6、虚报出差行程、天数、工作内容的，经查实后虚报部分费用不得报支，并处虚报部分3倍以上罚款，情节严重的加倍处罚，直至予以解除劳动合同。

7、出差期间明显工作量不饱满或无作为，直线主管、业务分派人视情给予扣减报支费用，直至全部扣完。

八、特殊情况处理：

1、出差期间患病、受伤，需立即向直属主管电话说明并申请病假，返回后应提供当地正规医疗机构出具之病历、医疗费票据，否则予以记旷工，请假期间出差费用按标准给予报支。

2、需改变出差行程或延长出差时间的，需先征得直属主管电话同意，并于返回后在《出差总结报告》中说明。

九、本办法自公布之日起施行，原有规定中有与本办法规定相悖之处，以本办法规定为准。本办法由管理中心负责解释。

十、本办法附件清单：

1、《出差审批单》附后。

2、《临时借款单》现有格式不再另附。

3、《出差行程确认表》附后。

4、《出差总结报告》附后。

5、《现金报销单》现有格式不再另附。

6、《差旅费报销单》现有格式不再另附。