Excel的使用

图5-1-7 Excel 2003的工作区
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
② 当前活动单元格：在当前活动单元格中可以直接输入或编辑文字或数字，将鼠 标光标移到一个单元格，单击鼠标左键，此单元格就成为当前活动单元格。 ③ 填充柄：拖曳填充柄可快速填充单元格。 ④ 工作表标签：显示工作表的名称。单击某一工作表标签可完成工作表之间的切换。 ⑤ 活动工作表标签：正在编辑的工作表的名称。 ⑥ 工作表标签滚动按钮：单击此按钮，可以左右滚动工作表标签。 ⑦ 工作表标签分隔线：移动后可以增加或减少工作表标签在屏幕上的显示数目。 ⑧ 水平分隔线：移动此分隔线可以把工作簿窗口从水平方向划分为两个窗口。 ⑨ 垂直分隔线：移动此分隔线可以把工作簿窗口从垂直方向划分为两个窗口。 5．状态栏 状态栏的功能是显示当前工作状态，或提示进行适当的操作，如图5-1-8所示。状态 栏分为两个部分，前一部分显示工作状态（如“就绪”表示可以进行各种操作，即 中文Excel 2003程序已经准备就绪），后一部分显示设置状态（如“求和=2 222”表 示若对选定的单元格进行求和运算，其和为2 222）。
图5-1-3 “常用”工具栏
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
3．编辑栏和名称框 编辑栏和名称框用于指示工作簿中当前活动单元格的单元格引用和存储的 数据。它是由名称框、按钮工具和编辑栏几部分组成，如图5-1-5所示。 编辑栏是随着操作发生变化的，它有两种状态，当选中一个单元格时，无 论这个单元格中是否有数据，其状态如图5-1-5所示，而当输入数据、双击 单元格准备进行编辑时编辑栏如图5-1-6所示。 的数据后的编辑栏和名称框编辑栏中各对象的功能如下。 ① 名称框下拉列表框 ：用以显示当前活动单元格的单元引用。 ② 取消按钮 ：只有在开始输入和编辑数据时才出现。用鼠标单击此按钮， 将取消数据的输入或编辑工作。 ③ 输入按钮 ：只有在开始输入和编辑数据时才出现。用鼠标单击此按钮， 可结束数据的输入或编辑工作，并将数据保存在当前活动单元格中。 ④ 插入函数按钮 ：用鼠标单击此按钮，将引导用户输入一个函数。具体使 用方法将在后面的章节中介绍。 ⑤ 编辑栏：在插入函数按钮 后面的文本框就是编辑栏，在编辑栏中可以输 入或编辑数据，数据同时显示在当前活动单元格中，编辑栏中最多可以输 入32 767个字符，平时我们说它可以输入32 000个字符。
第5章 建立和编辑电子表格
本章主要介绍Word 2003的高级编辑功能，包括中文版式、 分节符、样式、窗体以及“公式编辑器”的使用等内容。
本章要点
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿 5.2

建立“2006年年历（1月）”工作表 5.3 制作“瑞祥公司人事档案”工作表 习题 5
图5-1-2 Excel 2003的工作界面
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
2．“常用”工具栏和“格式”工具栏 工具栏是在菜单栏下面的一组图标按钮，每个按钮代表一个命令，这些命令 与菜单栏中的命令是等价的，利用工具栏可以使操作更为简便。在Excel 2003中，系统定义了很多工具，将它们分成不同的组而成为不同的工具栏， 其中对最常用的操作项定义了两组工具栏，即“常用”工具栏和“格式”工 具栏，默认状态下只有这两组工具栏显示在屏幕上。 （1）“常用”工具栏：图5-1-3所示为常用工具栏，在这个工具栏中包括的 是一些最常用的基本操作，如“新建”、“打开”等。当将鼠标指针移至某 一按钮上时，该按钮会突出显示，并且在其下方显示出其名称提示，单击该 按钮，就可以完成相应的操作。从图中可以看出该工具栏中有许多按钮与 Word中相同，只有几个按钮功能与Word不同，如表5-1-1所示。
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
2．选定单元格的方法 选择独立的单元格有多种不同的方法，下面介绍两种选定单元格的方法。 （1）使用鼠标选择单元格：将鼠标指针指向某个单元格，单击鼠标左键就 可选定这个单元格，同时使它成为活动单元格，这时的单元格被一个粗框包 围。当选定活动单元格后，行号上的数字和列号上的字母都会突出显示，如 图5-1-10所示。 由于一个Excel 2003工作表由65 536行×256列组成，屏幕上显示的只是其 中的一部分，如果要选定的单元格不在屏幕上时，则要根据当前屏幕所显示 的位置使用滚动条来移动表格。在Excel 2003中垂直滚动条和水平滚动条都 只能向行号和列号小的方向移动，如要向行号和列号大的方向移动时，则只 能使用垂直滚动条的箭头按钮和水平滚动条的箭头按钮来完成操作，如图51-11所示。
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
图5-1-20 日期格式
图5-1-21 时间格式
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
4．输入时间 时间可以采用12小时制式和24小时制式进行表示，小时与分钟或秒之间用 冒号进行分隔，Excel 2003能识别的时间格式如图5-1-21所示。若按12小时 制输入时间，Excel 2003一般把插入的时间当作上午时间，例如输入 “5:32:25”会被视为“5:32:25 AM”，如果要特别表示上午或下午，只需在 时间后留一空格，并输入“AM”或“PM”（或“A”，或“P”）。如果输入 时间是Excel 2003不能识别的格式，Excel 2003将认为输入的不是时间而是 文本字符串。
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
4．工作区 工作区就是一个工作簿窗口，如图5-1-7所示。工作区包括工作簿名、行号、 列号、滚动条、工作表标签、工作表标签滚动按钮、窗口水平分隔线和窗口 垂直分隔线等。下面介绍几个在Excel中与其他Office软件不同的地方。 ① 单元格：工作簿中由行和列交汇处所构成的方格称为单元格，单元格是 Excel 2003的基本存储单元。
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
（2）输入由数字组成的字符串：对于全部由数字组成的字符串，比如邮 政编码、电话号码、产品代号等这类字符串的输入，为了避免被Excel 2003 认为是数字型数据，要在这些输入项前添加单引号（’）的方法。例如， 要在C3单元格中输入邮政编码100022，则应输入“’100022”。 （3）Excel 2003中文本的规范：在Excel 2003中，一个单元格中可以有 32 767 个字符，在单元格中只能显示1 024个字符，在编辑栏中可以显示全 部32 767个字符。 默认情况下，文本沿单元格左对齐。在单元格中输入的数据通常是指字符 或者是任何数字和字符的组合。任何输入到单元格内的字符集，只要不被 系统解释成数字、公式、日期、时间和逻辑值，则Excel 2003一律将其视为 文字。 2．输入数字 在Excel 2003中输入数字的方法和输入文本的方法相同，默认情况下，数字 右对齐。
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
3．输入日期 在Excel 2003中，当在单元格中输入可识别的日期和时间数据时，单元格的 格式就会自动从“通用”格式转换为相应的“日期”格式或者“时间”格 式，而不需要去设定该单元格为日期格式或者时间格式。在Excel 2003中对 日期的输入有一定的格式要求，图5-1-20所示即为Excel 2003可以识别的日 期格式。 输入日期时，可以先输入数字1～12作为月份（或输入月份的英文单词）， 然后输入“/”或“−”进行分隔，再输入数字1～31作为日，再加入分隔号 后输入作为年的数字，例如“8/3/2004”。如果省略年份，则以系统当前的 年份作为默认值。 如果要在单元格中插入当前日期，则可以按Ctrl+;（分号）键。 输入了以上格式的日期后，日期在单元格中右对齐。如果输入的日期是 Excel 2003不能识别的格式，则输入的内容将被视为文本，并在单元格中左 对齐。
5.1 建立“广江盐化有限责任源自司产品报价单”工作簿5.1.2 单元格及其基本操作
在Excel 2003中所有数据都存放在单元格中，所谓单元格是工作区中行与列的交汇处。 但不是所有的单元格都能输入数据，只有活动单元格才能接收数据，其他单元格可 以存储数据。要使一个单元格成为活动单元格，必须选定单元格。根据不同的需要， 有时要选择独立的单元格，有时则需要选择一个区域。 1．单元格的表示方法 工作表由若干行和若干列组成，在Excel 2003中一个工作表最多可以有256列（用大 写英文字母表示为A，B，…，Z，AA，AB，…，AZ，…，IV）、65 536行（用阿 拉伯数字1～65 536表示）。行和列的交叉处是工作单元格，简称单元或单元格，一 个工作表中最多可以有16 777 216个单元格。 在Excel 2003中，单元格是按照单元格所在的行和列的位置来命名的，如B17列号表 示B，行号是17。 如果要表示一个单元格区域，可以用该区域左上角和右下角单元格来表示，中间用 冒号（:）来分隔，如G4:G12表示G列中从行号为4的单元格到行号为12的单元格区 域；A15:F15表示在行号为15的第15行中，从A列到F列的6个单元格；B6:E13表示一 个从单元格B6到E13单元格区域，以上几个单元格区域如图5-1-9所示。
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
1．菜单栏 菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工 具”、“数据”、“窗口”和“帮助”等9个菜单，单击任意一个菜单，都 会弹出一组相关的操作命令，根据需要可以选择相应的命令完成操作。这些 菜单与其他Windows软件的菜单具有共同特点，也具有Office系列软件的个 性化菜单的特点。这9个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到。
图5-1-9 不同的单元格区域
图5-1-10 选定单元格时行号和列号
图5-1-11 滚动条向一个方向移动
5.1 建立“广江盐化有限责任公司产品报价单”工作簿
（2）用名称框选定：在名称框中输入要选定的单元格或单元格区域的名称 如图5-1-12所示，按Enter键，就可以完成单元格的选定，如图5-1-13所示。 3．选定整行或整列 （1）选定整行：在工作表上单击该行的行号就可以选定该行。例如要选择 第4行，只需在第4行的行号上单击鼠标左键即可，选定后的结果如图5-1-14 所示。 （2）选定整列：在工作表上单击该列的列号就可以选定整列。例如要选择 第C列，在第C列的列号“C”上单击鼠标左键即可，选定后的结果如图5-1-15 所示。 4．选定整个工作表 在每一张工作表的左上角都有一个“选定整个工作表”按钮，只需将该按钮 按下即可选定整个工作表。利用该功能可以对整个工作表进行修改，例如改 变整个工作表的字符格式或者字体的大小等。 5．选定连续的单元格区域 同时选定多个单元格，称之为选定单元格区域，下面介绍选择单元格区域的 两种方法。