大型会议会务工作流程清单excel模板

电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议 使用文档初稿
附：资料（参见上一行）
会议前期准 备
回执收集
环节
工作模块
确定参会人员信息 整理通讯录
工作任务
准备与收集
资料
会议前期准 备 住宿 接机
存储
印刷 打印 定
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及 不足之处
针对会上确定各项工作任务进行跟踪管理
程清单
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
工作任务 笔记本电脑使用协助
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒 水准备 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点 摆放处
具体内容
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、 录音笔、代表证
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放：文具摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌是 否到位 与总办专业人员联系摄影事宜
会议现场抓怕用
回城人员姓名、航班，联系前台确认出票
若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办协助
联系活动场所，车辆预订
直接前往酒店报到
包括会议材料、代表证等
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 桌椅摆放：文具及资料摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座 位牌、茶水、礼品是否到位 指引与会人员到会议地点参加会议
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间
预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单位并交食堂人员
餐饮
就餐形式、地点确定
环节
工作模块 文具
会场
会议前期准 摄影 备 回程安排
礼品
会后活动安排
人员报到
设备
会议第一天 工作
会场
专家会议指引
环节
工作模块
电脑与网络
工作任务
文具准备及领取
会议室预订 会场布置 投影联系 自备数码相机 回程机票预订 会议礼品预订 活动地点及人数 人员报到 资料发放 设备就绪 检查会场情况 会议地点指引
会场收拾
清洁整理会场
招待宴会
就餐地点指引
工作模块
工作任务
设备
设备就绪
会场
会议第一天 茶水
工作
专家会议
检查会场情况 茶水供给到位 会议记录
麦克风
麦克风传递
接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录
若台下代表需发言，明确麦克风传递人
（内容同上）
具体内容
电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、 通讯录、签到表
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件 夹，并告知相关人员
联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间
列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及数量，询问是否含早餐
回复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏 带领与会人员前往餐饮场所就餐 设备复查，会场布置 指引与会人员到会议地点参加会议
同上午会议过程
回复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏 带领与会人员前往餐饮场所就餐
具体内容 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 桌椅摆放：文具及资料摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座 位牌、茶水、礼品是否到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 录音笔录音，人员现场记录
若台下代表需发言，明确麦克风传递人
宣传报道
会议纪要 会议后期工
作
后续工作跟进
宣传资料准备 宣传报道发布 纪要整理 邮件发布 会务费用结账报销
会议工作总结
工作任务跟踪管理
稿件撰写及照片整理 将稿件及照片发至新媒体部进行宣传报道 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布 对会务其间发生的费用进行结账报销
具体内容 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，通知去也管理 处接待人员协助
茶水 摄影 专家会议
茶水供给到位 摄影把关 现场抓拍 会议记录
麦克风
会议第一天 工作
会场收拾
午餐
会场设备准备
麦克风传递
清洁整理会场 就餐地点指引 设备就绪
环节
经理会议指引
会议地点指引
电脑与网络、茶水、 摄影、会议记录、麦 会议过程开展 克风
大型会议会务工作流程清单
环节 会议确认
工作模块 会议事由确定
工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 与会人员 会议议程
确定酒店
准备会议
明确人员分工
资料
会议前期准
备
会议通知
准备与收集 撰写通知
具体内容
根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的类型，日前致电酒店人员 做好准备 将具体人员分工填入此表