物业管理有限公司档案管理规定(WORD7页)

档案管理规定（试行）
第一章总则
第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据招商局蛇口工业区、招商局地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。

第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。

凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。

人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。

第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作；各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。

第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。

各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。

第二章归档责任和要求
第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。

各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。

第六条归档要求：
（一）归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌；
（二）案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。

拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。

填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用；
（三）归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录；
（四）归档的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明；
（五）需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。

需长期保存，但使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。

（六）项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。

（七）公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。

第七条如发现归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标志有错误，立卷人员不得在原文上涂改增删，应在备考表中加以说明。

第三章档案管理和利用
第八条各属下公司要定期检查档案保管状况，对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。

第九条档案保管期限分为永久、长期（十六年～五十年）和短期（五年～十五年）三种，档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种，对超过保管期限的档案，必须进行鉴定。

鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行，经过鉴定，对失去使用、保管价值的档案，必须编制销毁清册，经负责档案工作的领导审核签字后，由工作人员销毁。

第十条总部及各属下公司行政部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，有条件的单位应使用电脑储存和检索档案，逐步实现档案检索电子化。

第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。

第十二条各属下公司或临时机构因各种原因被撤销，应在撤销前指定专人，将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录，在规定时间内向公司总部移交。

第四章附则
第十七条本规定由总部综合管理部负责解释、修订。

第十八条本规定自颁布之日起执行。

附件1：
文书档案立卷归档办法
一、总体要求
（一）总部及各属下公司在工作中形成的、处理完的文件材料，必须按规定整理立卷，集中保存。

（二）综合管理部是总部文书档案的立卷归档工作的承办部门，并负责督促、检查和指导各属下公司文书档案的立卷归档工作。

各属下公司必须建立健全文书立卷制度，指定专人负责文书立卷、归档、保管工作。

（三）文书档案应放在专用档案室或专用档案柜中
二、文书立卷归档范围及保管期限
（一）凡是记述和反映公司主要职能活动、具有保存价值的，已办理完的文件材料、电报、电传、会议文件、合同文本、内部资料、文字记录材料、本单位编制的出版物（原稿、样本）、图表、登记簿以及反映本单位工作和活动的声像材料（照片、录音带、录像带、计算机磁盘、光盘等），均须立卷归档。

（二）文书档案依据保存价值可分为永久、长期、短期三种保管期限：
1、凡是记载和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应该永久保存。

主要包括：本单位的指示、命令、决议、决定、工作计划、总结、汇总的统计报表，重要的请示、报告，各种会议的重要文件，本单位的组织章程、工作条例、机构演变、人员编制、中层以上干部任免、奖惩材料，本单位接收的工程图纸等物业资料等；主管部门颁布的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如命令、指示、决议、决定、批复、批转、条例与规定等；下级单位重要问题的请示、报告、总结等。

保存期限为永久保存。

2、凡是在较长时间内，反映本单位的工作活动，对本单位工作、总结经验有查考利用价值的档案，可以长期保存。

主要包括：主管部门和下级单位的年度、季度计划、总结、报告等；本单位一般干部的任免、奖惩材料；本单位与其他单位签订的合同、协议书；本单位各部门的工作计划、总结、会议记录等。

保存期限为16至50年。

3、凡是在较短时间内有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

主要包括：本单位的季度和月份工作计划，与有关单位协商工作的一般来往文书；主管部门颁发的，非属本单位主管业务，但需要执行的有关条例、办法、通知等。

保存期限为5至15年。

（三）各属下公司对外签署的所有合同及合同性法律文件。

如物业管理委托合同、物业管理顾问合同、电梯及空调等机电设备维修养护合同、清洁绿化等外包合同等，需将合同正本、《合同审批表》、《法律顾问意见函》一并存档。

按规定由总部批
准的合同，上述文件的复印件交由总部备案。

各种合同的保管期限均为永久。

（四）不必立卷归档的文件：
（1）已归档的重复文件；
（2）无查考利用价值的临时事务性文件；
（3）上级普发的不涉及单位业务的文件材料；
（4）平行单位来文中不需要办理答复的文件材料；
（5）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件。

（6）参考性的资料；
（7）下级机关送来的不必备案的文件材料。

三、归档时间
（一）凡是在当年内办理完的文件，各单位、各部门必须在第二年三月底前整理完毕送交档案管理人员；档案管理人员必须在四月底前审验整理、装订完毕，完成归档工作。

（二）凡是不能在当年办完或需几年才能结案的业务项目，在最后结案一年成套移交归档。

四、立卷方法和要求
（一）文件立卷应按照工作活动规律，保持文件之间的历史联系，并且便于保管和检索利用。

（二）根据文件所具的特征，分析文件之间的主要联系，组合立卷，从文件基本结构分析，可概括出六个特征：
1、文件的作者——制发单位；
2、问题特征——文件内容所反映的主题；
3、名称特征——文种；
4、时间特征——文件的形成时间或内容针对的时间；
5、通讯者特征——往来文件的双方单位；
6、地区特征——文件作者所在地区或文件内容针对的地区。

具有共同特征的文件，可按照文件之间的某个或两个以上共同特征组合立卷，每份文件都会有几个特征，选取什么特征组卷，应具体分析对比，找出最密切的联系，选择最佳方案。

（三）组卷的具体要求：
1、把密切联系的文件，根据其历史联系和不同保管价值，合理组卷，正本与底
稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件，应放在一起组卷；
2、文件应与内容相关的电报、电传、传真等统一组卷；
3、与文件内容相关的声像材料（影片、照片、录音带、录像带、光盘等）单独整理编号，划为声像档案，在声像案卷目录和卷内目录上注明互见号，以保持相互联系，便于查找利用；
4、外单位来文与本单位文件有密切联系，合并立卷。

（四）分类科学，标准一致
单位内部组织机构比较稳定，职权分工比较清楚的，宜采用保存价值——年代——组织机构分类立卷方法，否则，就要采用其他切合实际的方法。

下列文件应准确划定归档时间：
1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表，归入内容针对年度；
2、多年规划、计划、预算、归入开始年度；
3、多年总结、决算、归入最后年度；
4、总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度（如总结部分内容偏重，应归入总结的年度）；
5、难于分清主次的总结、计划，对年度各一份；
6、会议文件有针对性年度的，归入针对年度；没有针对年度的，归入举行会议年度；
7、专案文件，归入结案年度；
8、请示、批复的文件，归入批复年度；
9、转发、批转的文件、归入本单位制成的年度；
10、法规性文件，归入批准和公布年度。

（五）党、政、工、团文件分别整理立卷。

（六）卷内文件排列要有条理，有系统，保持文件之间联系。

一般可按时间顺序、问题和重要程度排列。

1、对作者、问题单一的案卷，按文件日期先后顺序排列；
2、会议文件，按重要程度结合形成顺序排列；
3、专案文件，按批复、结论、综合材料，证明材料和个人写的材料顺序排列；
4、一份文件，正本在前，底稿在后，正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，转发件在前，原件在后；重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它稿依次排列。

（七）保管期限要划分准确，不同保管期限要分别立卷。

（八）案卷标题应全面、简明、确切，揭示卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成份。

（九）卷内编目和填写卷内备考表
1、填写卷内目录，应用钢笔填写。

卷内目录的项目要填写齐全，字迹要工整、清晰；
2、编写张号，卷内文件排列后，需用阿拉伯数字在文件右上角顺序编写张号。

编写张号以案卷为单位，一个案卷内，张号不得重复；
3、填写卷内备考表，卷内需要说明的问题，以及其他要备考的问题，填写清楚，附于卷尾。

（十）案卷装订
1、案卷装订前，要去掉文件上的金属物。

装订线外边有字迹的要加边托裱，破损文件要修补好；
2、案卷要用线绳在左侧装订，右侧和下边要取齐，结头在背面，装订要牢靠、整齐、美观，不掉页、不倒页、不压文件字迹，不损坏文件。

对案卷文件的装订也可采用散装的办法，即对单份文件进行装订。

散装文件应在每份文件的首页加盖档号章。

（十一）封面撰写
案卷封面要用毛笔或黑色碳素墨水笔逐项填写清楚，字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。

（十二）案卷排列
一个年度案卷的排列，要保持案卷之间的有机联系，排列有序。

（十三）案卷目录
案卷目录的项目要用钢笔书写齐全，字迹工整，案卷标题与案卷封面标题一致。

附件2：
档案保密制度
为了做好档案保密工作，根据招商局蛇口工业区、招商局地产控股有关规定，结合自身实际，特制定本制度。

一、档案管理工作人员和档案使用者必须严格遵守《招商局地产控股有限公司档案保密制度》等规定，严守档案秘密。

二、本公司的档案保密工作由公司分管行政副总、综合管理部具体负责，保密的文件要在其左上角加盖密级章。

三、严格控制秘密档案的利用范围和查阅手续，有密级的档案无论以何种方式利用，均需公司分管行政副总批准，并只能在档案室或秘书室内查阅，不得外借使用，未经许可不得擅自复印。

四、如因工作需要摘录或复印密级档案内容时，必须经公司分管行政副总批准，摘录或复印的材料必须签注“与原件核对无误”的字样，并加盖公章。

由公司秘书进行使用登记，严加管理，限期使用，及时收回销毁。

五、对外提供资料，公布数据，发表文章等不得系统引用公司尚未解密的档案。

六、经鉴定确认已无保存价值的档案，必须限期销毁。

销毁档案时，必须详细列明销毁清单，经公司分管行政领导审核后，由公司行政经理主持销毁，防止泄密。

七、公司设专用档案室保存档案，非档案管理人员不得随便进入。

八、凡违反以上规定造成泄密者，视情节轻重，追究责任。