最新版环境职业健康安全管理体系程序文件

受控
程序文件汇编
(依据GB/T14001:2016/ISO14001:2015、GB/T45001-2020/ ISO45001:2018标准)
编号：JJ/CX—2020
版本号：A/0
编制：
审核：
批准：
2020年1月5日发布2020年1月5日实施
管理体系程序目录序号程序名称
1 文件控制程序
2 记录控制程序
3 法律、法规及其他要求控制程序
4 信息交流与协商控制程序
5 管理评审控制程序
6 人力资源控制程序
7 外部提供过程、产品和服务控制程序
8 环境因素识别与评价控制程序
9 危险源辨识、风险评价和控制程序
10 环境运行控制程序
11 职业健康安全运行控制程序
12 应急准备与响应控制程序
13 环境、安全绩效监视与测量控制程序
14 合规性评价控制程序
15 内部审核控制程序
16 环境和安全不符合控制程序
17 纠正措施控制程序
18 对相关方施加影响控制程序
19 风险和机遇的应对措施控制程序
20 事件管理控制程序
修改页
文件编号修改内容修改人批准/日期版/
次
文件控制程序
编号：JJ /CX01
1.目的
为了实现文件的科学管理,做到有章可循,提高工作效率,特制定本程序文件。

2.适用范围
本文件适用于与管理体系运行有关的所有文件和资料的控制和管理(包括外来的文件和资料)。

3.职责、权限
3.1公司领导
3.1.1 总经理负责制定管理体系方针和目标,负责管理体系文件和行政文件的审批、公布及外来文件的批阅，并有批阅记录。

3.1.2 主管领导负责所主管部门的管理文件审报。

3.2 职能部门
3.2.1 行政部
A.负责文件的编号、打印、装订、登记、归档、发放、发布及外来文件的收发、登记、造册管理。

B.负责组织各部门编写相关管理体系文件。

C.负责建立管理体系文件总清单。

3.2.2 其他职能部门：负责编写和管理各部门的年度适用、有效文件清单。

4. 工作程序
4.1 文件的分类
4.1.1 管理体系文件
A.管理方针、目标(包括环境、安全)
B.管理手册
C.程序文件
D.管理方案
4.1.2 管理性文件
A.管理制度、规定、办法等文件(红头文件) B:上级主管部门文件(红头转发文件)
4.1.3 行政性文件
A.有关内部通知性文件 B:申请文件及批示性文件
4.1.4 技术性文件
产品设计组装及销售服务使用的作业指导书等资料
4.1.5 外来文件
A.国家及上级机关颁发的有关法律法规、政策性文件
B.行业可直接引用或执行的规范和技术标准
C.客户提供的资料及有关文件
4.2 文件的编写、审批、发放、评审、和归档。

4.2.1行政部负责组织编写《管理手册》，报总经理审批后，在公司内颁布；此文件为受控文件，行政部对文件加盖“受控”章，按发放顺序编号、登记后向各部门发放。

4.2.2管理体系运行过程职能主控部门编写程序文件，报各部门主管领导审阅，经管理者代表批准后发布；《程序文件》为受控文件，由行政部对文件加盖“受控”章，按发放顺序编号、登记后向各部门发放。

4.2.3管理性文件由主管部门负责编写，报主管领导审批后，由行政部统一编发文号、登记发放。

4.2.4各部门内部管理文件应依据相关文件原则编写，部门主管领导审批后由各部门资料员编号、登记、发放和使用。

4.2.5外来标准、规范等文件由行政部识别，填写《外来文件清单》，经编号、登记向相关部门或使用人发放。

4.2.6管理评审时或必要时对文件进行评审与更新,评审与更新时，执行本程序。

4.3 文件编号
4.3.1管理手册编号JJ/SC-2020
JJ：本公司名称的汉语拼音缩写
SC：管理手册的缩写 CX:程序文件的缩写 GL:管理文件的缩写 ZY:作业指导书的缩写
2020：表示2020年版的管理手册
4.3.2记录的编号： JL-01
JL：记录的中文缩写 01：记录的顺序号
4.4文件修订与换版
4.4.1文件有效期间，内容需作修订时，由原编写人员编写修订页，修订页执行原文件审批、发放程序。

4.4.2文件失效换版，执行4.3条款规定。

4.5 文件使用、保管与归档
4.5.1文件发布后，行政部负责归档。

4.5.2各部门每年底对在用有效文件进行清理，制订系统有效文件清单，报行政部，行政部汇编后于次年一月在内公布。

4.5.3文件使用部门或人员，应对文件进行分类妥善保管；每年一月份依据文件清单清理核对；换版文件依据原文本号向发放部门更换有效版本文件。

4.5.4各部门专（兼）资料员接收文件后填写收文登记表；专人使用文件要签名登记，调离工作岗位时，文件收回。

4.5.5文件丢失后，必须重新办理领用手续，并加以说明，补发文件；补发文件要重新编号，并在文件原分发号处注明作废标识。

4.5.6部门相互间借阅文件时，要做借阅登记。

4.6 作废文件处置
4.6.1文件失效或换版时，原有效文件即行作废；工作需要，保留作废文件时，文件封面要做明显作废标识，单独存放。

4.6.2文件换版后，在短期内与新文件并行的原文件，文件封面要做明显留用标识，必要时标出留用期限。

4.6.3汇编文件中有效、作废、留用版本并存时，作废或留用文件目录旁与每页正文上方应做明显标识。

4.6.4归档文件应按发布的文件清单，对归档文件中的作废文件，做出作废标识。

4.7电子文件管理规定
管理体系文件的发放以电子版发放为主要方式，纸张版发放作为电子版的一种补充。

电子版文件及各种文件清单一般在内部网（Intranet）上发布，也可为光盘形式，所有管理体系文件及清单应以内部网（Intranet）上发布的为准。

为了保持管理体系文件的一致性，使其处于受控状态，发布的电子版管理体系文件应采用不可修改的文件格式（如：PDF格式）。

内部网（Intranet）上发布的文件应设访问和修改权限。

行政部部负责对内部网（Intranet）上发布的管理体系文件进行维护和更新，确保其为最终版本。

当相关文件发生更改，在内联网上重新发布后，行政部应通知所有部门文档员及时进行更新，以免文件被误用。

各部门文档员负责将更改信息通知本部门的所有相关人员。

在内部网上发布管理体系文件可以使所有相关的人员可以随时访问最新的、相同的信息，并且发放快捷。

以光盘形式发放时，光盘应设为只读方式。

发放控制参照纸张版进行。

5.相关文件
5.1 《记录控制程序》
6.记录
6.1《文件发放/回收登记表》
6.2《文件更改通知单》
6.3 《受控文件清单》
6.4《外来文件记录》
6.5《文件借阅登记表》
6.6《文件销毁申请单》
记录控制程序
编号：JJ/CX02
1.目的
对环境、职业安全健康管理体系所要求的记录予以有效的控制，用以证明环境、职业安全健康符合规定要求，同时为兼容管理体系运行有效提供证据。

2、适用范围
适用于环境、职业安全健康兼容管理体系运行中所产生的全部记录及对记录的管理。

3、职责
行政部是本程序的主管部门；
各部门负责收集、整理、保管本部门的记录；
4、工作程序
4.1 记录分类：a)采购物资验证记录 b)销售和服务提供过程有关的记录 c)对和环境、职业安全健康管理体系运行的监视和测量结果记录。

4．2各部门要设立一位专（兼）职资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。

4．3记录的标识编号。

记录的标识编号按《文件控制程序》执行，标识明确，便于查询。

4．4记录填写
4.4.1记录一般以文字形式，也可为电子媒体或磁盘等。

记录表格采用程序文件及其他文件确定的记录格式，记录填写要及时准确，真实准确地反映记录对象的环境、职业安全健康状况；内容完整清楚地概括了记录对象的全过程；字迹清晰严禁潦草或使用铅笔；不得随意涂改、不准用铅笔签名；填写记录时要注明记录人、日期，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。

确保、服务、环境、职业安全健康记录的可追塑性。

4.4.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的内容,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.5 记录的保存、保护
4.5.1保存期限：记录由各部门资料员收集和保存，按程序文件规定，完成每项工作后立即做好记录，各部门的资料员把记录按类别，依日期顺序整理好，存放于通风、防火、防虫、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰。

确保记录不被损坏，变质和丢失，各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录每年年底移交行政部保存。

记录保存期限规定如下：管理体系记录保存三年，环境职业健康安全事件记录长期保存。

4.5.2行政部编制《记录清单》，将公司所有与环境、职业安全健康管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录格式。

各部门应将本
部门使用的记录清单作为本部门环境、职业安全健康职责的附录，并汇总本部门记录格式。

4.5.3行政部要定期检查各部门记录的使用、管理情况。

4.6 记录发放、借阅和复制：
各部门填写《文件资料发放登记》，向行政部领用所需记录格式；
各部门保管的记录应便于检索，记录一般不宜借出，特殊情况需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由资料员登记备案，借阅人要妥善保管及时归还。

4.7 记录的销毁处理
超过保存期且无参考价值的记录需销毁时，由部门负责人填写《记录销毁清单》交行政部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。

4.8 记录格式
4.8.1各部门的记录格式，由各部门编制，部门经理审批，交行政部备案。

4.8.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》中文件更改的规定。

4．9记录的检查
管理者代表负责定期对公司记录进行监督检查，以便及时解决存在的问题
支持性文件
4.4.5 《文件控制程序》
记录
JL-4.2.4-01 《记录清单》
JL-4.2.4-02《记录借阅登记表》
JL-4.2.4-03 《记录销毁清单》
法律、法规及其他要求控制程序
编号：JJ/CX03
1.目的
为了建立法律法规及其他获取的途径，确定识别、传达、更新的要求，保持环境、职业健康安全管理体系的正常运行，特制定本程序。

2.适用范围
本程序适用于对环境、职业健康安全管理体系相关的法律法规及其他要求的获取、识别、传达和更新的控制。

3.职责、权限
3.1 本程序的主管部门：行政部
3.2 行政部负责收集与管理体系相关的法律法规及其他要求。

3.3 其他相关部门也要收集与本部门相关的环境、职业健康安全及其他要求，对其进行识别、评价、更新并及时传递到行政部。

4.工作程序
4.1法律、法规及其他要求的识别、获取、确认
4.1.1 识别范围
各部门依据销售服务等活动特点，为保证管理体系的正常运行，需对以下相关法律、法规及其他要求识别、评价并填写《法律、法规及其它要求清单》，经管理者代表批准后及时通知、下发到相关部门。

A.适用的国家法律、法规、规章、条例、制度、规范。

B.适用的行业产品标准、规范。

C.适用的地方政府法规、标准、细则管理通知等。

D.有关的国际公约、条例、制度、规范。

E.上级下发的有关管理办法、规定、通知等。

F.参加的或承诺遵守的国际、国内组织及行业协会的宣言或宪章。

G.行为准则。

H.其他与环境、安全管理运行控制有关的要求。

4.1.2获取渠道
A.行政部通过下列渠道获取法律、法规及其他要求。

◆国家、地方立法机构、行政执法机关、行业主管机构；
◆出版社及发行机构、公共图书馆；
◆环境、安全专业组织（如环保）；
◆行业协会或贸易促进机构；
◆国际民间组织；
◆公共媒体（如网络）；
◆上级单位；
◆其他，如咨询机构、认证机构等。

B.获取有关法律、法规及其他要求时，应考虑当前和未来即将生效版本的文件，并对上述有关法
律、法规及其它要求一年进行一次整理。

4.1.3适用性确认
A.行政部在法律、法规及其他要求的识别、获取工作后，应从下列方面对其适用性进行确认。

◆是否与环境、安全管理体系的运行相关；
◆是否与公司销售和服务活动相关；
◆是否与公司销售和服务活动中的环境因素、危险源相关。

B.各部门应建立适用本系统的法规及其他要求清单，并将清单及时传递给行政部。

C.行政部应将所接收的各部门法律、法规及其他要求清单，及时编目汇总。

D.当经营范围发生变化以及销售服务活动或组织机构发生变化、法律、法规及其他要求发生变化时，行政部应及时根据上述变化，重新对所适用的法律、法规及其他要求进行确认。

4.2.4获取的时间频次
环境、安全方面的法律、法规及其他要求的识别、获取及确认其适用性工作，在日常销售、管理过程中进行。

行政部负责每年对更新后的法律、法规进行再确认，重新建立总清单并传达到各部门。

4.2.5有效性的再确认和评审
行政部负责每年对法律、法规及其他要求的识别、获取，对其适用性确认结论的正确性实施再确认与评审。

4.2.6文件发放、管理控制
对适用于环境、职业健康安全管理体系的法律、法规及其他要求的控制，执行《文件控制程序》的相关规定。

4.2.7法律、法规及其他要求的更新
行政部每年对法律、法规及其他要求的有效性进行重新确认，对已失效的法律、法规、条例、规范、标准必须在《法律、法规及其它要求清单》的相应位置中进行适当的标识。

相关部门应将更新过的《法律、法规及其它要求清单》及时下发到各单位。

5.相关文件
5.1《文件控制程序》
6.记录
6.1 《法律、法规及其它要求清单》
信息交流与参与协商控制程序
编号:JJ/CX04
1.目的
确保与员工及其他相关方就相关环境信息进行相互沟通。

2.适用范围
各部门对各类信息的交流与参与协商。

3.职责、权限
3.1行政部负责环境、职业健康安全方针、目标、审核和管理评审信息的传递和沟通。

3.2行政部负责来自内部、外部环境、职业健康安全信息的接收、传递和管理；并对各部门环境职业健康安全信息交流管理工作执行状况的监督管理。

3.3 各部门负责职责范围内环境及职业健康安全信息内部及外部交流。

4.工作程序
4.1信息内容应真实、准确。

信息交流与协商的途径可以是口头、书面形式，或者其它可以利用的通讯及宣传工具，可分为内部信息和外部信息。

4.2内部信息交流与参与协商
4.2.l员工参与方针和目标的制定和评审，通过实施环境因素、危险源的识别、评价、控制而进行管理的决策。

4.2.2公司工作人员（一般员工）适当参与危险源辨识、风险评价和措施的确定及事件调查,并就职业健康安全事务发表意见；
4.2.3行政部负责将方针及管理体系运行情况及时传达到各部门。

4.2.4行政部及时收集、整理、汇总、传递来自各个方面的环境职业健康安全信息，并将重要环境因素和具有不可接受风险源的危险源以及法律、法规与其他要求的总清单，以书面的形式传递给各部门和各单位。

4.2.5紧急状态、事件、事件，由产生单位立即上报相关部门、领导，必要时上报上级单位、政府部门，并作好记录。

4.2.6不符合项纠正与预防措施实施的职能部门和单位必须在整改过程中，将信息传递到相关职能部门，并作好记录。

4.2.7管理体系运行中的重要信息，由产生的部门和单位传递到相关职能部门和人员，并作好记录，要求答复的，必须限期予以答复。

4.2.8各部门定期对其职责范围内的目标、指标完成情况进行监督、检查，将结果以书面形式传递给行政部。

4.3 外部信息交流
4.3.1 各部门在获取有关环境、职业健康安全法律、法规与其他要求的信息时，执行《法律法规与其它要求控制程序》。

4.3.2 行政部接收、转发有关环境安全方面的文件。

4.3.3 销售部通过顾客回访获得环境职业健康安全信息的收集、整理、传递，并做好记录。

4.3.4销售部与供方、外包方进行环境职业健康安全信息交流。

4.3.5销售部与顾客进行环境和职业健康安全信息交流；同时将顾客关于环境保护、职业健康安全方面的要求传递给行政部、销售部。

4.3.6各部门将与相关方交流中环境和职业健康安全的重要信息，传递到相关部门。

4.3.7销售部与承包方就影响他们的职业健康安全的变更进行协商。

4.3.8行政部与相关的外部相关方就有关的职业健康安全事务进行协商。

管理评审控制程序
编号：JJ/CX05
1.目的
对管理体系进行评审，确保体系持续的适宜性、充分性和有效性,并与公司的战略方向一致
2.适用范围
适用于管理体系持续改进，评价管理体系方针和目标。

3.职责、权限
3.1总经理主持管理评审。

3.2管理者代表负责向总经理报告管理体系运行情况，提出改进建议，指导行政部编写评审报告。

3.3行政部主任负责向管理者代表提供管理体系在本系统运行情况及改进建议，并负责管理评审改进措施的落实监督。

3.4行政部负责管理评审计划、评审报告编制，收集并提供管理评审资料，跟踪验证评审中提出的纠正预防和改进措施。

3.5各部门负责提供评审所需的资料，实施评审中提出的纠正、预防和改进措施。

4.工作程序
4.1评审计划
4.1.1管理评审每次间隔不得超过12个月，如发生重大事件、顾客要求或组织机构发生重大变化、认证机构审核前，可增加评审频次。

4.1.2行政部负责编制年度管理评审计划，经管理者代表审核后，提交总经理批准。

4.1.3年度管理评审计划内容：
A．评审目的和内容；
B．评审组织及参加人员；
C．评审的准备工作要求；
D．评审时间安排；
4.2管理评审输入信息
A．内、外体系审核结果；
B．方针、目标实施情况；
C．顾客或相关方投诉及关注问题、顾客满意度测量结果；
D．过程业绩和产品符合性；
E．纠正、预防和改进措施实施情况；
F．以往管理评审的跟踪措施实施情况；
G．可能影响管理体系的变更及自身变化；
H．环境职业健康安全管理体系绩效；
I．合规性评价结果；
J．来自多方面的改进建议。

4.3管理评审准备
4.3.1行政部负责将评审计划于评审前一周发至各部门，并收集评审信息。

4.3.2各部门按职责分别收集产品符合性或相关方信息，提出改进建议，报系统主管领导，同时传递至行政部。

4.4管理评审
4.4.1总经理主持评审会议，领导成员、评审有关部门及单位负责人参加。

4.4.2参加评审会议人员应对评审内容逐项评审，总经理对评审内容做出结论。

4.4.3管理者代表对评审总结，指导行政部编写评审报告，提交总经理批准。

4.5管理评审输出
4.5.1管理评审报告内容：
A．评审目的、日期、参加评审人员；
B．管理体系及过程有效性的评价及存在问题的纠正、预防、改进措施；
C．方针、目标适宜性确认或更改；
D．与顾客要求有关的产品特性确认或提出的改进方式；
E．资源配置对管理体系有效运行的保证措施；
F．实施及完成时间的确认。

4.5.2行政部负责将管理评审报告送达领导并发至相关部门、单位。

4.6管理评审决议实施
4.6.1有关部门负责落实整改措施。

4.6.2管理者代表负责整改措施验证。

5.相关文件
5.1《纠正/预防措施控制程序》
6.记录
6.1管理评审计划
6.2管理评审会议记录
6.3管理评审报告
6.4改进措施计划
人力资源控制程序
编号：JJ/CX06
1 目的
合理配置人力资源，有效发挥职能作用，通过培训确保员工具备岗位所要求的技术与能力，从而提高工作效率，增强环境、职业健康安全与责任意识，保证管理体系的有效运行。

2 适用范围
本程序规定了公司人力资源管理职能，包括任职、调配、招聘、培训、离岗等方面管理，适用于公司全体员工。

3 职责、权限
3.1 行政部
3.1.1 负责管理人员的聘用、考核。

3.1.2审批、办理一般岗位员工的调动。

3.1.3审批、办理员工提前离岗、自愿离岗、其它原因离岗。

3.1.4根据公司实际制定《年度培训计划》并组织实施。

3.1.5负责特殊工种的培训及发证、换证工作。

3.1.6负责组织新进员工、转岗员工的岗位培训。

3.1.7针对培训内容组织各种形式的考试、考核并对培训效果进行评估。

3.1.8负责员工的档案管理及调用。

3.1.9 负责员工的考核与奖惩。

3.2各职能部门：负责按照培训计划要求实施。

4、工作程序
4.1 员工管理
4.1.1 中层管理人员的聘用、任用
中层管理人员的聘用由公司领导层集体会议讨论，总经理决定。

4.1.2 一般管理人员聘用
a、行政部提出拟聘用一般管理人员的报告。

b、行政部通过公开招考、推荐选拔等形式进行考核，符合条件者纳入管理范畴。

4.1.3 人员调配
a、对外招聘和调入员工
●根据计划公司选择各类院校毕业生进行招收。

●公司选择符合要求的人员以行政调配方式调入。

●行政部办理录用、调动手续。

b、员工内部调动
●行政部根据实际需要选择符合要求的员工予以调配。

●被调动员工接通知后到在规定时限内报到。

4.2 员工培训
4.2.1 员工能力的确定
a、行政部组织确定管理人员的岗位任职条件（包括学历、培训经历、职称、管理及业务能力等）。

b、总经理批准员工的岗位任职条件。

c、公司全体员工充分认识工作的重要性并不断提高环境意识。

4.2.2 培训对象
公司全体员工，包括高层管理人员、中层管理人员、一般管理人员、在岗员工、新进员工、转岗员工、需要持证上岗的特殊工种员工。

4.2.3 培训内容
a、高层管理人员：工商管理知识、领导艺术、企业方针和相关政策、法律法规等。

b、中层管理人员：企业经营目标、方针、主管业务和企业方针。

c、在岗员工：岗位职责（技能）、相关法律法规、继续教育。

d、新进员工：企业简介、企业规章制度、相关法律法规、管理体系基础知识。

e、特殊工种：除接受上述常规职业培训外，应按所属工种要求组织相关培训。

f、转岗员工：新岗位技能培训。

4.2.4 培训形式
a、内培：组织员工在企业内部培训。

b、外培：组织员工参加外部具备培训资格单位开展的培训；按上级要求组织员工参加相关培训。

c、委培：企业根据需要，委托相关单位对企业员工进行培训。

4.2.5 培训计划的提出、批准及实施
a、培训计划的提出
行政部负责制定年度培训计划，报请总经理批准实施；在实际工作中，根据需要临时组织的各类形式培训，由相关部门提出计划，报请总经理批准实施。

b、培训实施：
●由行政部组织组织高、中层管理人员知识更新培训，新进员工、转岗员工、特殊工种员工培训，
在岗员工技术升级、攻关培训，必要时可以聘请外部人员进行；
●行政部建立员工培训档案，记载员工所参加的培训及其所取得的成绩。

4.2.6 培训的效果要求
a、保证特殊工种员工取得有效的岗位证书。

b、对设备仪器、工序流程熟练操作并能提出改进创新意见。

c、促进全体员工职业素质、意识、环保意识得到不断的巩固与提高，使全体员工了解企业目标并为实现该目标做出积极的贡献。

4.2.7培训的效果评价
a、针对培训内容组织各种形式的考试、考核，通过考试、考核成绩证明培训效果。

b、通过日常工作反映培训的有效性。

5、相关文件
5.1《岗位标准》
6、记录
6.1年度培训计划
6.2 培训记录
6.3 资格台账。