用友时空KSOA软件操作培训手册

KSOA软件操作培训手册建立日期: 2013-09-5
修改日期: 2013-09-6
文控编号: JL-HBDCYYYXGS-SK-KSOA-04KSOA软件操作手册
版本编号: V 1.0
作者: 胡炼
一、前言
本文档中将采用如下简称方式：
湖北XXX医药有限公司简称湖北XXX
武汉时空超越有限责任公司简称武汉时空
1．1 GSP首营资料操作流程
1．1．1 GSP首营企业审核操作流程
1、首营企业登记
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营企业管理✍首营企业登记
打开登记页面，完整填写企业证照信息，带 * 号为必填项，点击保存存盘
2、首营企业资料审核（业务）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营企业管理✍首营企业审批（业务）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存
3、首营企业资料审核（质管）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营企业管理✍首营企业审批（质管）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质管部门主管意见，点击保存
4、首营企业资料审核（质量副总）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营企业管理✍首营企业审批（质量副总）点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存存盘
1.2．2 GSP首营商品审核操作流程
1、首营商品登记
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营商品管理✍首营品种登记
完整填写商品登记信息。

带 * 号选择为必填项
2、首营品种审批表（业务）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营商品管理✍首营品种审批表（业务）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存
3、首营品种审批表（质管）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营商品管理✍首营品种审批表（质管）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量部门主管意见，点击保存。

4、首营品种审批表（物价）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营商品管理✍首营品种审批表（物价）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写财务部门意见，点击保存。

5、首营品种审批表（质量副总）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营商品管理✍首营品种审批表（质量副总）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。

1．2．3 GSP客户资质审核操作流程
1、客户资质登记
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营客户管理✍首营客户登记
完整填写客户资质信息，带 * 号项为必填项（如果是医疗机构，GSP、GMP及营业执照等信息）。

2、客户资质审批表（业务）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营客户管理✍首营客户审批表（业务）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，输入业务部门主管意见，点击保存。

3、客户资质审批表（质管）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营客户管理✍首营客户审批表（质管）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。

4、客户资质审批表（质量副总）
1）路径：GSP管理中心✍首营管理✍首营客户管理✍首营客户审批表（质量副总）
点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，输入质量副总意见，点击保存。

2.2采购业务操作流程
2．1．1 采购入库业务操作流程
KSOA采购管理流程概述：
采购部人员根据供应商送货情况填制采购订单进行采购开票。

采购订单经采购部长、质管部长、财务部长、质量副总（主要审核价格、数量、质量）审核后，仓储部开票人员开具收货单，通过质量部门GSP验收后，仓储部进行采购入库业务。

采购入库后，财务部进行发票登记，财务部以发票登记及付款天数等条件满足情况为依准进行采购结算。

采购入库流程：采购订单（采购部、质管部、财务部、质量副总四步审核）✍采购收货单✍购进入库质量验收✍购进入库单(打印)
操作步骤：
1、采购订单（采购员）
1）路径：业务管理中心✍采购订单✍采购订单填制
详见下图：
2）操作界面：
在单位编号处，可通过单位名称、单位编号、助记码等模糊查找出单位信息。

发货地址维护（需在填写订单前设置好地址）：信息中心✍客商资料✍收货地址维护✍双击单位编号输入框选择单位✍在收货地址栏输入地址（可填写多个地址）✍填写完成点击后退
在商品编号处，可通过商品名称、商品编号、助记码等模糊查找出商品信息。

填写数量、价格等信息，选择对应部门及业务员。

最后点击“存盘”，退出单据即可。

采购订单审核
1）路径:业务审核中心✍采购单据审核✍采购订单审核（采购部长）
2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。

点审核确定或审核不通过
3）采购订单审核（质管部长）（操作同上）
4）采购订单审核（财务部长）（操作同上）
5）采购订单审核（质量副总）（操作同上）
采购计划查询
1）路径：数据中心✍采购业务数据✍采购订单查询
采购订单-运输登记
若承运方式为委托第三方运输则需填写采购订单-运输登记单
1）路径：业务管理中心✍采购订单✍采购订单_运输登记
2）操作界面：辅助功能✍提取采购订单
因提取的是采购订单，这一步只需要提取后确认信息点击“存盘”即可
2、采购收货单(收货员)
1）路径：业务管理中心✍采购收货✍采购收货单填制
详见下图：
2）操作界面：
1、提取采购订单-运输登记（辅助功能✍提取采购订单-运输登记）
填写批号、有效期至、生产日期、到货时温度等信息。

核对无误后，点击“存盘”即可。

采购收货时查看印章信息
在收货单的又上角菜单中有个“印章及随货同行单式样”，点击可以图片的形式查看相应的印章信息。

图片维护
1）路径：信息中心✍业务规则✍上传图片维护
点击进入后双击图上相应位置选择图形，浏览找到相应图片进行重命名，点击上传图片后进行保存即可（这里是用来维护需要上传哪些图片的，只需要维护这个图片名就可以了）。

供应商卡片里加了个“图片维护”功能
1）路径：信息中心✍客商资料✍供应商资料维护✍点击查找✍选择单位后点击修改
进入修改界面后有“图片维护”功能
这里左边选了要上传的图片名后，在右边的图片框里双击就可以选择对应图片上传
最后在收货单里实现这个功能
到货通知单查询
1）路径：数据中心✍采购业务数据✍采购收货单查询
5、购进入库质量验收
1）路径：质量检验中心✍购进入库质量验收
详见下图：
2）操作界面：
通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

单据选择
填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。

检查各项内容是否正确，如单据内容与商品不符，请重新输入正确内容
检查数量、批号、效期等数据填写是否正确，如有问题，可进行修改及拆分。

如是特殊药品，必须进行第二验收人验收。

例如：如药品属于“蛋肽类”，在第二验收人输入人员编号，再输入密码即可。

如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格”使明细颜色变红。

最后，点击“存盘”即可。

若检验为不合格则生成拒收
操作方式：右键点击记录复制✍复制出相同的记录✍选择合格的验收数量以及不合格的验收数量，生成两条记录点击“存盘”。

随后进入操作合格入库流程，合格入库后✍质量检验中心✍药品拒收报告单✍辅助功能✍提取验收单据✍双击选择部门✍点击拒收卡片✍填写相关内容以及验收人（验收人可双击选择）✍确定✍存盘✍拒收完成
若检验为不确定则生成待验，需进行药品复查。

操作方式：右键点击记录复制✍复制出相同的记录✍选择合格的验收数量以及不合格的验收数量以及不确定的验收数量（当有不合格和不确定时才有此操作），生成三条记录点击“存盘”。

合格药品入库记账后，复查流程：
填写复查通知单（注意复查结论）：
填写复查通知单后点击存盘进入复查审批：
操作步骤：点击查询✍选择需要审批的单据✍点击审批✍进入原复查通知单✍填写审批意见保存（注意选择复查结论，在复查流程最后可选择合格还是不合格，合格则在入库单单据提取中可
提取出来入库）
购进入库质量验收查询
1）路径：GSP管理中心✍GSP台账✍入库验收记录
6、购进入库单
1）路径：仓储管理中心✍商品入库确认✍购进入库单
详见下图：
2）操作界面：
通过双击“票单编号”选择需入库的单据。

点击“记账”，并选择打印单据。

2．1．2 购进退出业务操作流程
购进退出流程：购进退出票单填制✍购进退出票单审核（采购部长）✍购进退出票单审核（质管部长）✍购进退出质量复核✍购进退出出库单
1、退出开票单填制
1）路径：业务管理中心✍购进退出✍购进退出票单填制
详见下图：
2）操作界面：
退出开票单有两种操作方式：
1、手工填写
2、提取进货入库单（辅助功能✍提取进货入库单）
退出开票单查询
1)路径：数据中心✍采购业务数据✍退出票单查询
退出开票单审核
1）路径:业务审核中心✍采购单据审核✍购进退出票单审核（采购部长）
2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。

点审核确定或审核不通过
3）购进退出审核（质管部长）（操作同上）
2、购进退出质量复核
1）路径：质量检验中心✍购进退出质量复核
详见下图：
2）操作界面：
通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。

以及填写质量意见、退货原因等。

单据选择
如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格”使明细颜色变红。

最后，点击“存盘”即可。

药品购进退出复核查询
1）路径：GSP管理中心✍GSP台账✍药品购进退出复核
3、购进退出出库单
1）路径：仓储管理中心✍商品出库确认✍购进退出出库单
详见下图：
2）操作界面：
通过双击“票单编号”选择需入库的单据。

点击“记账”
购进退出出库单查询
1)1）路径：数据中心✍采购业务数据✍退出出库查询
3.销售业务操作流程
3．1．1 销售出库业务操作流程
KSOA销售管理流程概述：
销售出库流程：
销售订单单✍财务部长审核✍销售出库质量复核✍销售出库单
操作步骤：
1、销售开票单
1）路径：业务管理中心✍销售制单✍销售订单填制
详见下图：
2）操作界面：
通过名称、编号、助记码等信息模糊选择出销售单位、部门、业务员、商品信息。

根据弹出界面，选择商品对应库房、批号信息。

填写数量、价格等信息。

系统会自动进行负库存拦截。

销售信息开完后，点击“存盘”。

销售票单查询
1）路径：数据中心✍销售业务数据✍销售开票单查询
2、销售订单审核
1）路径：业务审核中心✍销售单据审核✍销售订单审核(财务部长)
2）操作界面：
根据打印出的销售票单，双击“票单编号”选择需审核的单据。

3、销售出库质量复核
1）路径：质量检验中心✍销售出库质量复核
2）操作界面：
通过双击“相关单据编号”选择需复核的单据。

单据选择
填写单据明细时要注意GSP检验、质量情况、结论的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。

检查数量、批号、效期等数据填写是否正确。

如是特殊药品，必须进行第二复核人复核。

例如：如药品属于“蛋肽类”，在第二验收人处填写013，再输入密码即可。

如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

最后，点击“存盘”即可。

4、销售出库单
1）路径：仓储管理中心✍商品出库确认✍销售出库单
详见下图：
2）操作界面：
通过双击“票单编号”选择需出库的单据。

点击“记账”，退出单据即可，如果要打印，点击打印单据。

3）销售出库单查询
1）路径：数据中心✍销售业务数据✍销售出库单查询
3．1．2 销售退回业务操作流程
销售退回流程：销售退回通知单（销售部，质管二步审核）✍销售退回质量验收单✍销售退回入库单✍销售发票✍销售退回结算。

1、销售退回通知单
1）路径：业务管理中心✍销售退回✍销售退回通知单填制
详见下图：
2）操作界面：
1.通过手工退出
2.通过辅助功能中“提取原销售出库单退回”
填写完成后，点击“存盘”
2、销售退回业务审核
1）路径：业务审核中心✍销售管理✍销售退回✍销售退回业务审核
2）操作界面：
双击选中要审核的单据，填写审核意见或引用意见。

点审核确定或审核不通过。

3）质管审核同上
3.销售退回收货单
1）路径：业务管理中心✍销售退回✍销售退回收货单填制
2）操作界面：辅助功能✍提取销售退回通知单
确认信息填写全面无误后点击“存盘”
4、销售退回质量验收
1）路径：GSP管理中心✍药品入库质量验收✍销售退回入库GSP验收
2）操作界面：
通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

填写运输方式，运输时间，到货温度，在途温度状况以及GSP检验等信息最后，点击“存盘”即可。

5、销售退回入库单
1）路径：仓储管理中心✍商品入库确认✍销售退回入库单
详见下图：
2）操作界面：
点击辅助功能中“提取销售退回票单”。

核对相关信息无误后，点击“记账”，退出单据即可
4.1仓储业务操作流程
1.1.盘点操作流程
1.盘点票单填制
1）路径：仓储管理中心✍存货管理✍存货盘点✍盘点票单填制
1）操作界面：
双击盘点货位、部门等，选择填写需要盘点的库区，商品、架位号等。

最后，点击“存盘”即可。

2.实盘数据录入
1）路径：仓储管理中心✍存货管理✍存货盘点✍实盘数据录入
2）操作界面：
3.实盘数据审核
1）路径：业务审核中心✍库管单据审核✍实盘数据审核
2）操作界面：
4.实盘数据入账
1）路径：仓储管理中心✍存货盘点✍实盘数据入账
2）操作界面：
1.3.临时盘点记账操作流程
1）路径：仓储管理中心✍存货管理✍存货盘点✍实盘数据入账
2）操作界面：
选择部门、盘点货位、实盘金额、实盘数量等详细信息。

填写完成后记账。

4．1．2 不合格药品审批流程
1、药品停售通知单
路径：GSP管理中心✍存储与养护✍药品停售通知单
选择货位、商品、批号、需停售的数量、不合格药品来源和停售原因。

填写完成后存盘
2、不合格药品台账
1）路径：GSP管理中心✍存储与养护✍查询报表✍不合格处理✍不合格药品台账
选择日期段后，点击查询，可查询出不合格药品台账。

3、商品损溢申请单
1）路径：仓储管理中心✍存货损溢单填制
选择部门、保管员、损溢货位、对应商品和报损溢数量。

4、商品损溢申请单审核（采购部长）
路径：业务审核中心✍库管单据审核✍损溢单审核（采购部长）
采购部长选择对应的单据双击后，点击审核确定。

》》》损溢单审核（质管部长），损溢单审核（总经理）操作同上
5、商品损溢申请单执行
1）路径：仓储管理中心✍存货损溢数据入账
财务在辅助功能中点击“提取损溢票单”，选择对应的报损单进行报损溢，点击“记账”。

4．1．3 养护流程
1、药品在库养护记录
1）路径：GSP管理中心✍存储与养护✍库房养护✍养护计划
填写生成计划条件，然后点击自动生成养护计划
2、药品在库养护记录
1）路径：GSP管理中心✍存储与养护✍养护相关✍药品在库养护记录
选择时间段，点击运行可以查看往日的养护记录。

4．1．4 运输流程
1、填写运输登记单
1）路径：运输管理中心✍运输登记单
双击运输明细下面的相关单据编号选择运输单据，填写相应的内容存盘
2、运输登记单收货确认
1）路径：运输管理中心✍运输登记单收货确认
填写审核意见以及确认相关信息后双击单据选择，点击确认收货即可
3、运输记录单查询
2）路径：运输管理中心✍运输记录单查询
选择日期点击运行查询记录。

供应商资料维护
2）路径：信息中心✍客商资料✍供应商资料维护✍点击查找✍选择单位点击修改
修改维护后需审核：信息中心✍档案修改审核✍供应商✍选择单位右键点击审批✍保存即可客户资料维护与商品资料维护方法同上，审核方式一样。