公文管理制度

公文管理制度
第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、管理指导工作的重要形式。

公文的密级为：绝密、机密、秘密、公开，分别上报或下发到不同的部门和级别。

第二条：行文的格式要统一规范，标题段落清晰，层次分明，文字精炼、表述准确。

要标明签发人、秘级编号、发送单位、印制份数、页数等。

第三条：公文收发后要按要求传达到位，及时组织有关人员学习领会上级精神，不得扣发截留、拖延，严守文件秘密或商业情报信息。

第四条：文件种类主要包括：红头文件、一般文件和外来文件三种。

公司的规章制度、规定、办法、决议、通知、纪要、命令、指示、通报，以及向政府部门的请示、报告等，一律以公司红头文件印发，其他文件可用普通纸印发。

第五条：红头文件用于公司重大人事任免、规定、决定、通报、总裁令、上行文、总裁办公会议纪要、董事长会议纪要、批复等。

决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门或人员，变更或者撤销不适当下级部门的决定事项。

规定用于对某一方面的工作做部分的规定。

通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

第六条：一般性文件用于普通性的通知、通告、商务信函、商务公关与传播文书、职员职业生涯书等。

外来文件指外单位或国家、省、市、县行政管理部门来文。

第七条：红头文件的内容包括：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、加急）、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附件、主题词、承办部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。

第八条：发文单位/部门（红头）应当写规范化全称。

与有关单位/部门联合行文，一般情况下主发文单位/部门排列在前。

第九条：标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明文件种类（如通知、命令、决定等）。

标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，不加标点符号。

如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附件顺序和标题。

第十条：成文日期：会议性文件以会议通过的日期为准，其他文件以公司领导人签发日期为准条。

落款要写发文单位全称，文件一律加盖公章，插入成文日期要求大写，不应小写。

落款当页若无正文，则应标注（此页无正文），盖章采用下套端正，不压成文日期。

单双面印刷均可，左侧装订。

第十一条：页面设置：采用标准A4纸，上下边距2.5cm，左右边距
2.2cm，段前0行，段后0行；行间距点固定值25—28。

如表格等须横向打印的材料上下边距2.2厘米，左右为2.2厘米，页眉1.5厘米，页脚1.5厘米。

第十二条：文件名称用宋体二号以上加粗、居中。

主送单位用黑体，正文一般用四号宋体。

一级标题用“一、……”表示；二级标题用“（一）……”表示；三级标题用“1、……”表示；四级标题用“（1）……”表示。

第十三条：文件副标题：宋体，小三号字加粗；发文字号、签发人、正文、落款、成文日期、主题词内容等四号宋体。

第十四条：文件的起草：按公司领导要求由行政人事部负责起草的公文，或各部门起草承办，并以公司名义下发的文件。

第十五条：文件的审批流程实行层级审核责任制：起草人根据指示要求拟稿→部门领导修改→分管领导审核→行政人事部审核→总裁、董事长批准。