企业档案管理体系建设
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收集的形式：一是对内收集
二是对外收集
2、管理类档案的收集
（1）、收集的要求
归档的文件材料应当齐全完整，并符合长 期保管的质量要求。
归档的文件材料应当精炼准确，并能反映 企业的业务活动。
要加强收集工作的调查。
（2）、收集的方法 严格按照企业归档制度规定进行收集。
建立相关制度，加强对零散文件的收集。
影片 照片 缩微胶卷 录音带
（1）、收集要求 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 要遵循科技档案的自然形成规律。 要保证科技档案的完整、准确。
（2）、收集的方法 按照归档制度的规定接收科技文件归档。
纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
如：正常收集和现场收集相结合； 随时收集和集中收集相结合； 对内收集和对外收集相结合。
一般工业企业档案分类编号示意图
一级类目
类目代号 类目名称
01
经营管理类
02
生产管理类
03
行政管理类
04
党群管理类
05
产品生产类
06
科研开发类
07
项目建设类
08
设备仪器类
会计业务类 09
二级类目 类目标识
类目代号 类目名称
公元纪年 公元纪年 公元纪年 公元纪年
按产品种类或型号设置
按课题或课题类型设置
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件 材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映， 其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
（五）其他不需归档的文件材料。
档案保管期限一般分为： 永久、定期（30年、10年）。
永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面 貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利 用价值的档案。
年度 年度 年度 年度
01·× × × × 02·× × × ×
03·× × × × 04·× × × ×
05 06
按工程项目或建筑项目设置
07
按设备仪器种类或型号设置
08
01
会计凭证
09·02
03
财务报告
09·03
04
其它
09·04
一级类目 类目代号 类目名称
10
职工管理类
（二）、制定企业档案工作制度的要求
遵守宪法和法律； 符合国家方针、政策； 讲求实际、注重实效； 具有操作性、可行性。
三、企业档案工作设施设备建设 1、档案库房 库房内要做到八防：防火、防盗、防光、防 温、防潮、防尘、防有害生物、防污染。 2、档案人员办公室 3、档案阅览室及陈列室 4、档案保管装具
企业档案管理体系建设
档案：
是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政 治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同 形式的历史记录。
档案的特点：
广泛性 价值性
多样性 原始记录性
全宗的构成的三个条件： 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；
企业档案管理制度 文件归档制度 档案保管制度 档案鉴定销毁制度 档案统计制度 档案利用制度 档案保密制度、 电子档案管理制度 档案管理系统操作制度。
企业档案业务标准规范 文件、档案整理规范 档案分类方案、 档案归档范围和档案保管限期表 特殊载体档案管理规范。
三纳入 、四参加、四同步制度 ：
三纳入 ：将档案工作纳入企业领导工作议事日程； 纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员 的经济责任制或岗位责任制。
各司其职，保证归档文件齐全完整。
3、科技档案的收集 科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建
设等活动中形成的应当归档保管的图纸、图表、文 字材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。
科技档案的特点：成套性、专业性、可修改性
科技档案的种类：科研档案、工业生产技术档案、 农业技术档案、基建档案、设备仪器档案、地质档 案、测绘档案、水文档案、天文档案、气象档案、 地震档案。
在实际工作中，可以采取下列做法： 一是将文件材料的形成积累工作纳入有关部门和人员的 岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的文件， 尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地收集。 二是对于外出学习（包括出国学习）或开会的人员，应规定只有将带 回的文件向档案人员移交后，才能到财务部门办理报销手续。 三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的 文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。
科技档案的作用：工作查考、科学研究、经 验总结、技术交流等方面的作用。 主要表现在以 下几个方面：
第一，它进行生产管理、技术管理和科研管 理的重要依据和凭证。
第二，它是科技研究 和设计工作的必要条件 。
第三，它是进行科学技术交流的工具。 此外，科技档案在科学技术、生产建设发展 史的研究和政治生活中，也有重要作用。
档案整理的流程： 收集--分类--排列--组合--编目
五、企业档案信息化建设
档案信息化是运用信息技术对归档文件数据信息资源及档案进行采集、整 合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。
企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为 总目标。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步发展，将档案管理系统纳 入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
企业档案工作体系 档案工作组织建设 档案工作制度建设 档案工作设施设备建设 档案工作业务建设 档案信息化建设建设
一、企业档案工作组织建设 档案工作领导 档案机构设置 档案人员配备 档案工作体系 档案工作职责
企业分管领导或总工程师
办公室或总工办负责人
档案部门负责人
企业内设职能部门 负责人
兼、专职档案员
建筑工程技术图样（总平面图、平面图、剖面图、立面图 、
大样图、竣工图） 其他专业技术图样（地质图、水文图、天气图、地形图）
说明书
科 技 文 件
科技
文字 材料
设计任务书 技术任务书 技术条件 计算书
材
其他科技文字材料
料 的 类 型
目录式 科技文 件材料
明细表 汇总表 文件目录 图样目录
声像 科技
文件 材料
确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。
抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。
（二）、档案整理
档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等
方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、
编目的工作。
1、全宗内档案分类
全宗内档案分类就是以立档单位的职能为基础，以全 部档案为对象，结合档案的形成规律和特点，将各种 门类、各种载体的档案进行类别划分。即制定分类方 案。
11
声像档案
12
荣誉实物
档案
二级类目
类目代号
类目名称
01
在岗职工
02
退休职工
03
离岗职工
04
死亡职工
01
照片
02
底片
03
录音带
04
录像带
01
证书
02
牌匾
03
奖杯
04
锦旗
05
其它
类目标识
10·01 10·02 10·03 10·04
11·0 111·02 11·03 11·04
12·01 12·02 12·03 12·04 12·05
档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览具有互联网及 内联网检索功能， 能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅重审、权限 控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入 （输出）及格式转换的控制与管理，满 足企业文档一体化管理、业务流程管理、和信息资源开发利用的需要。
谢谢大家 再见！
是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务 计划；
设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
企业档案：
是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成有保存 价值的各种形式的文件。
企业档案工作原则：
实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。
企业档案部门职责： 1、统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档 和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有 关规章制度。 2、负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、 统计和提供利用工作。 3、指导企业各部门、项目及专项工作文件的形 成、积累、整理及归档工作。 4、监督指导检查企业所属单位（包括派出机构 和投资的全资、控股企业）的档案工作。 5、依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交 档案。
企业内设职能部门 负责人
兼、专职档案员
企业分公司 负责人
兼、专职档员
企业分公司 负责人
档案部门
二、档案工作制度
（一）、企业档案工作制度的内容 企业档案工作制度一般分三部分： 第一部分是工作规章 第二部分是管理制度 第三部分是业务标准规范
企业档案工作规章： 企业档案工作规定 档案工作责任追究制度 档案管理应急预案 三纳入、四参加、四同步制度
科技文件材料是指科研、生产基建等活 动中形成的图样、文字材料、图表、照片、 影片、录音、录像等科技文件的总称。
科技文件材料的类型： 图样科技文件材 料、科技文字材料、 目录式科技文件材料 、声像科技文件材料。
图样科技 文件材料
机械产品制造业技术图样（零件图、装配图、总图、 外形图 安装图、系统图、表格图）
30年指反映本单位一般职能活动，在较长时间 内对本企业工作有查考利用价值的文件材料。
10年是指在较短的时间内对本企业有参考利用 价值的文件材料。
3、组卷 组卷分为按件为单位进行整理和按卷 为单位进行整理。 党群工作、行政管理、经营管理、生 产技术管理档案按件为单位进行整理。 产品、基建、科研、设备档案按卷整理。 （科技档案按卷整理）
四参加：企业档案部门或档案人员参加产品鉴定； 科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引 进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、 准确、系统。
四同步：企业下达项目计划任务与提出项目文件 材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项 目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与 验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结 与项目文件材料完成归档同步。
企业文件材料不归档范围：
（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的 文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等；
（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性 、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般 性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需 办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本 企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关 工作参考的文件材料；
五节柜
底 图 柜
密集柜
防 磁 柜
推 车 式 档 案 消 毒 柜 温湿度测试仪
消 毒 柜
档案搬运手推车
四、企业档案工作业务建设
（一）、档案收集
1、收集的定义
企业档案收集就是档案室按照国家有关 规定，通过切实可行的措施和方法，把对国 家和企业有保存和利用价值各类文件集中到 档案管理部门，使它们安全保存的工作。
归档制度： 归档制度内容应包括：文件归档及保管的期限、
归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制 措施。
管理类档案——第二年一季度归档 产品档案——定期或按阶段归档 科研、项目档案——竣工验收前 设备档案——开箱验收后 会计档案——隔年归档 职工档案——随时归档 电子档案——逻辑归档定时归档
物理归档与同门类、内容档案同时归档 声像实物档案——及时归档
（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工 权益具有凭证价值的文件材料；
（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材 料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会 中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报 送的重要文件材料；
（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本 企业各项活动具有查考价值的文件材料。
一级类目
二级类目
类目代号 类目名称 类目代号 类目名称
01
文本
13 电子档案
02
03
图片 视频
04
音频
类目标识
13·01 13·02 13·03 13·04
2、制定企业档案归档范围及保管 限期表
归档范围是明确企业各职能部门形 成的，按要求应当归档保存的文件材 料的范围。
企业文件材料归档范围：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项 活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会 发展和历史研究具有利用价值的文件材料；
二是对外收集
2、管理类档案的收集
（1）、收集的要求
归档的文件材料应当齐全完整，并符合长 期保管的质量要求。
归档的文件材料应当精炼准确，并能反映 企业的业务活动。
要加强收集工作的调查。
（2）、收集的方法 严格按照企业归档制度规定进行收集。
建立相关制度，加强对零散文件的收集。
影片 照片 缩微胶卷 录音带
（1）、收集要求 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 要遵循科技档案的自然形成规律。 要保证科技档案的完整、准确。
（2）、收集的方法 按照归档制度的规定接收科技文件归档。
纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
如：正常收集和现场收集相结合； 随时收集和集中收集相结合； 对内收集和对外收集相结合。
一般工业企业档案分类编号示意图
一级类目
类目代号 类目名称
01
经营管理类
02
生产管理类
03
行政管理类
04
党群管理类
05
产品生产类
06
科研开发类
07
项目建设类
08
设备仪器类
会计业务类 09
二级类目 类目标识
类目代号 类目名称
公元纪年 公元纪年 公元纪年 公元纪年
按产品种类或型号设置
按课题或课题类型设置
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件 材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映， 其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
（五）其他不需归档的文件材料。
档案保管期限一般分为： 永久、定期（30年、10年）。
永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面 貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利 用价值的档案。
年度 年度 年度 年度
01·× × × × 02·× × × ×
03·× × × × 04·× × × ×
05 06
按工程项目或建筑项目设置
07
按设备仪器种类或型号设置
08
01
会计凭证
09·02
03
财务报告
09·03
04
其它
09·04
一级类目 类目代号 类目名称
10
职工管理类
（二）、制定企业档案工作制度的要求
遵守宪法和法律； 符合国家方针、政策； 讲求实际、注重实效； 具有操作性、可行性。
三、企业档案工作设施设备建设 1、档案库房 库房内要做到八防：防火、防盗、防光、防 温、防潮、防尘、防有害生物、防污染。 2、档案人员办公室 3、档案阅览室及陈列室 4、档案保管装具
企业档案管理体系建设
档案：
是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政 治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同 形式的历史记录。
档案的特点：
广泛性 价值性
多样性 原始记录性
全宗的构成的三个条件： 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；
企业档案管理制度 文件归档制度 档案保管制度 档案鉴定销毁制度 档案统计制度 档案利用制度 档案保密制度、 电子档案管理制度 档案管理系统操作制度。
企业档案业务标准规范 文件、档案整理规范 档案分类方案、 档案归档范围和档案保管限期表 特殊载体档案管理规范。
三纳入 、四参加、四同步制度 ：
三纳入 ：将档案工作纳入企业领导工作议事日程； 纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员 的经济责任制或岗位责任制。
各司其职，保证归档文件齐全完整。
3、科技档案的收集 科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建
设等活动中形成的应当归档保管的图纸、图表、文 字材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。
科技档案的特点：成套性、专业性、可修改性
科技档案的种类：科研档案、工业生产技术档案、 农业技术档案、基建档案、设备仪器档案、地质档 案、测绘档案、水文档案、天文档案、气象档案、 地震档案。
在实际工作中，可以采取下列做法： 一是将文件材料的形成积累工作纳入有关部门和人员的 岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的文件， 尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地收集。 二是对于外出学习（包括出国学习）或开会的人员，应规定只有将带 回的文件向档案人员移交后，才能到财务部门办理报销手续。 三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的 文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。
科技档案的作用：工作查考、科学研究、经 验总结、技术交流等方面的作用。 主要表现在以 下几个方面：
第一，它进行生产管理、技术管理和科研管 理的重要依据和凭证。
第二，它是科技研究 和设计工作的必要条件 。
第三，它是进行科学技术交流的工具。 此外，科技档案在科学技术、生产建设发展 史的研究和政治生活中，也有重要作用。
档案整理的流程： 收集--分类--排列--组合--编目
五、企业档案信息化建设
档案信息化是运用信息技术对归档文件数据信息资源及档案进行采集、整 合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。
企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为 总目标。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步发展，将档案管理系统纳 入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
企业档案工作体系 档案工作组织建设 档案工作制度建设 档案工作设施设备建设 档案工作业务建设 档案信息化建设建设
一、企业档案工作组织建设 档案工作领导 档案机构设置 档案人员配备 档案工作体系 档案工作职责
企业分管领导或总工程师
办公室或总工办负责人
档案部门负责人
企业内设职能部门 负责人
兼、专职档案员
建筑工程技术图样（总平面图、平面图、剖面图、立面图 、
大样图、竣工图） 其他专业技术图样（地质图、水文图、天气图、地形图）
说明书
科 技 文 件
科技
文字 材料
设计任务书 技术任务书 技术条件 计算书
材
其他科技文字材料
料 的 类 型
目录式 科技文 件材料
明细表 汇总表 文件目录 图样目录
声像 科技
文件 材料
确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。
抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。
（二）、档案整理
档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等
方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、
编目的工作。
1、全宗内档案分类
全宗内档案分类就是以立档单位的职能为基础，以全 部档案为对象，结合档案的形成规律和特点，将各种 门类、各种载体的档案进行类别划分。即制定分类方 案。
11
声像档案
12
荣誉实物
档案
二级类目
类目代号
类目名称
01
在岗职工
02
退休职工
03
离岗职工
04
死亡职工
01
照片
02
底片
03
录音带
04
录像带
01
证书
02
牌匾
03
奖杯
04
锦旗
05
其它
类目标识
10·01 10·02 10·03 10·04
11·0 111·02 11·03 11·04
12·01 12·02 12·03 12·04 12·05
档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览具有互联网及 内联网检索功能， 能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅重审、权限 控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入 （输出）及格式转换的控制与管理，满 足企业文档一体化管理、业务流程管理、和信息资源开发利用的需要。
谢谢大家 再见！
是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务 计划；
设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
企业档案：
是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成有保存 价值的各种形式的文件。
企业档案工作原则：
实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。
企业档案部门职责： 1、统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档 和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有 关规章制度。 2、负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、 统计和提供利用工作。 3、指导企业各部门、项目及专项工作文件的形 成、积累、整理及归档工作。 4、监督指导检查企业所属单位（包括派出机构 和投资的全资、控股企业）的档案工作。 5、依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交 档案。
企业内设职能部门 负责人
兼、专职档案员
企业分公司 负责人
兼、专职档员
企业分公司 负责人
档案部门
二、档案工作制度
（一）、企业档案工作制度的内容 企业档案工作制度一般分三部分： 第一部分是工作规章 第二部分是管理制度 第三部分是业务标准规范
企业档案工作规章： 企业档案工作规定 档案工作责任追究制度 档案管理应急预案 三纳入、四参加、四同步制度
科技文件材料是指科研、生产基建等活 动中形成的图样、文字材料、图表、照片、 影片、录音、录像等科技文件的总称。
科技文件材料的类型： 图样科技文件材 料、科技文字材料、 目录式科技文件材料 、声像科技文件材料。
图样科技 文件材料
机械产品制造业技术图样（零件图、装配图、总图、 外形图 安装图、系统图、表格图）
30年指反映本单位一般职能活动，在较长时间 内对本企业工作有查考利用价值的文件材料。
10年是指在较短的时间内对本企业有参考利用 价值的文件材料。
3、组卷 组卷分为按件为单位进行整理和按卷 为单位进行整理。 党群工作、行政管理、经营管理、生 产技术管理档案按件为单位进行整理。 产品、基建、科研、设备档案按卷整理。 （科技档案按卷整理）
四参加：企业档案部门或档案人员参加产品鉴定； 科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引 进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、 准确、系统。
四同步：企业下达项目计划任务与提出项目文件 材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项 目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与 验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结 与项目文件材料完成归档同步。
企业文件材料不归档范围：
（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的 文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等；
（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性 、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般 性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需 办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本 企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关 工作参考的文件材料；
五节柜
底 图 柜
密集柜
防 磁 柜
推 车 式 档 案 消 毒 柜 温湿度测试仪
消 毒 柜
档案搬运手推车
四、企业档案工作业务建设
（一）、档案收集
1、收集的定义
企业档案收集就是档案室按照国家有关 规定，通过切实可行的措施和方法，把对国 家和企业有保存和利用价值各类文件集中到 档案管理部门，使它们安全保存的工作。
归档制度： 归档制度内容应包括：文件归档及保管的期限、
归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制 措施。
管理类档案——第二年一季度归档 产品档案——定期或按阶段归档 科研、项目档案——竣工验收前 设备档案——开箱验收后 会计档案——隔年归档 职工档案——随时归档 电子档案——逻辑归档定时归档
物理归档与同门类、内容档案同时归档 声像实物档案——及时归档
（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工 权益具有凭证价值的文件材料；
（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材 料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会 中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报 送的重要文件材料；
（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本 企业各项活动具有查考价值的文件材料。
一级类目
二级类目
类目代号 类目名称 类目代号 类目名称
01
文本
13 电子档案
02
03
图片 视频
04
音频
类目标识
13·01 13·02 13·03 13·04
2、制定企业档案归档范围及保管 限期表
归档范围是明确企业各职能部门形 成的，按要求应当归档保存的文件材 料的范围。
企业文件材料归档范围：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项 活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会 发展和历史研究具有利用价值的文件材料；