《旅行社计调》项目五 计调采购工作流程

设计、印制专用单据。如《XX订购单》、《XX变更通知单》、《XX取消 通知单》、《XX费用结算单》等。
项目五
计调采购工作流程
任务解决
• 旅游产品的组合特点决定了旅行社 业务合作的广泛性，也决定了旅行 社与旅游相关行业建立网络关系的 必要性。旅行社应与交通部门、住 宿部门、餐饮部门、景区景点、娱 乐部门、保险公司以及相关旅行社 建立协作关系，并与其签订旅游服 务采购合同。
项目五
计调采购工作流程
相关分析
• （二）收集采购对象的信息资料 • 根据本旅行社的经营计划及外联部的业务计划，组织采购人员调查、收集餐
饮部门、宾馆、交通部门、游览单位、娱乐部门、购物商店、地接社的相关 信息资料。 • （三）实地考察 • 经过初步筛选后，对基本符合旅行社要求的协作单位进行实地考察。
• 评析 通过与旅游相关行业签订合作协议，统筹计划、协调安排，使旅游 产品食、住、行、游、娱各个环节的服务供给得到保障，是计调的核心 工作之一。因此，与旅游相关行业建立广泛的协作网络，是计调工作的 重点，也是旅游服务采购的基础。
项目五
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任务认知
黄金周出游没有住处成问题
• 旅游市场在日新月异地发展，游客的需求与品位也在不断地变化、提高。 为了满足游客追求新奇的心理，旅行社应及时把握旅游市场动态，注重新 产品、新线路的开发与研究，并根据市场情况及时推出。一条好的新线路 的推出，有时往往能为旅行社带来惊人的收入与效益。
2．住宿信息收集 安排学生收集2－3家不同星级酒店的相关信息（位置、接待能力、房价、联系电话
等），并列出一览表。
3．旅游车队信息搜集
安排学生走访旅游汽车公司，收集不同汽车公司的情况（车量、车型、车况、联系人、联 系电话等），列出一览表。
4．景区（点）信息收集
安排学生收集各景区（点）的接待信息，包括所处位置、开放时间、票价、游览所需时间、 游览线路、周边交通等，列出概况一览表。
计调采购工作流程
任务一 建立采购协作网络 任务二 进行采购 任务三 采购业务的管理
知识目标
1．熟悉旅行社的协作关系网络。 2．掌握采购合同的基本写法。 3．掌握旅游相关产品的采购工作流程。 4．掌握采购的技巧。 5．了解采购业务管理的内容。
技能目标
1．能够收集协作关系信息，建立采购协作网络。 2．能够拟订采购合同。 3．能够按照工作流程对旅游相关产品进行采购。 4．能进行采购业务的管理，有效地采购。
• 情境思考：该案例对旅行社计调人员采购相关服务产品有何启发？
项目五
计调采购工作流程
实践练习
实训项目
项目名称 进行当地餐饮、住宿、景区（点）、购物、交通、娱乐部门的信息收集
实训目的 通过信息收集，了解各单位情况，掌握采购资源。
实训要求 实训地点
1．餐饮信息收集
安排学生收集本地特色餐馆，整理其位置、口味特点、特色菜肴、接待能力、联系电话等 信息，并列出一览表。
精品课程规划教材
旅行社计调业务
项目五
计调采购工作流程
目录页
CONTENTS PAGE
第一项章目一
概计念调工篇作认知
项目四
出入境计调 操作流程
项目二
国内组团计调 操作流程
项目五
计调采购工作 流程
项目三
国内接待计调 操作流程
项目六
旅行社信息系统 计调操作流程
过渡页
TRANSITION PAGE
项目五
项目五
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相关分析
• 一、计调部门对交通服务的采购
• （一）航空交通服务采购
• 航空交通服务采购分为两种形式，即定期航班机票的采购和旅游包机的预订。
• （二）铁路交通服务采购
• 铁路交通服务的采购业务包括火车票的预订与购买、退票、车票签证和变更 线路。
• （三）公路交通服务采购
• （四）水运交通服务
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相关分析
• 三、计调部门对餐饮服务的采购
• （1）认真研究组团社发来的传真或客人的要求，弄清楚旅游者要求的餐饮 标准
• （2）根据旅游者的餐饮要求，在已签订协议的合作餐厅中选择符合要求的 餐厅。
• （3）电话联系该餐厅营销部，传真发送订餐通知单。 • （4）注意查收餐厅的回传。 • （5）登记存档。
调查资料要求全面、 准确、有效。
签订
1.采购人员根据协商的结果，利用本社的标准采购 《合作协
《合作 合同文本，拟订《合作协议书》。
议书》的
协议书》 2.经签署的《合作协议书》编号存档后，送外联部、 拟订
接待部、财务部等相关部门备案。
保证旅行社的合法利 益
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流程 整理相关 资料
落实订购 工作
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相关分析
• 四、计调部门对参观游览项目的采购
• 一般情况下，旅行社不需要对参观游览的部门提前订购。但若团队人数过 多，应提前通知一下参观游览部门，让其提前做好接待准备。
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相关分析
• 五、计调部门对文娱项目的采购
• （1）根据接待计划发送订票单实施订票，并把订票情况如实转告接待部或 陪同。
了解情况，必要时去现场考察并以最快速度通知保险公司。 • （5）索赔时，须向保险公司提供有关方面的证明。
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相关分析
• 七、（组团）计调部门对合作旅行社的采购
• （1）根据旅游行程安排，在已签订协议的合作旅行社中选择符合要求的地 接社。
• （2）预报旅游计划。 • （3）计划变更。 • （4）发出正式旅游计划。
• （2）若有变更，及时办理变更手续。
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• 六、计调部门对旅游保险业务的采购
• （1）将每一个投保的旅游团的旅游计划(含名单)按时传真到保险公司作为 投保依据。
• （2）注意接收和保存保险公司的《承保确认书》。 • （3）按投保的准确人数向保险公司交纳保险费。 • （4）当旅游途中发生意外事故或遇到自然灾害，须及时向在第一线的导游
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实践练习
• 情境介绍：李小姐利用周末参加了一家旅行社组织的“周末郊区观光 二日游”活动，并与旅行社签订了旅游合同，双方约定住宿标准为三 星级酒店。星期六的游览活动结束后，导游员将旅游团安排在一家酒 店入住。李小姐进入房间后发现，客房设施陈旧，水龙头里流出的水 都是浑浊的，房间似乎很久都没人住了，散发着霉味。李小姐当即找 到旅行社导游，认为入住的酒店不是三星级，要求更换。导游员坚持 所安排的酒店是三星级，并拉着李小姐来到酒店大堂，让李小姐查看 悬挂在大堂墙上的由国家旅游局颁发的三星级酒店的标牌。但是，李 小姐仍然对酒店的星级表示怀疑，并向旅行社投诉。
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任务解决
• 旅行社计调采购业务是整个旅行社业务运作的中心环节。计调工作人员应 按照一定的工作程序对交通服务、住宿服务、餐饮服务、游览服务、文娱 服务、购物服务、保险业务、合作旅行社等旅游服务进行采购，以保证旅 行社业务的顺利开展。采购程序一般包括发送计划、变更、确认，进行费 用的结算。
• 任务引入
• 华信旅行社安排你负责团队食、住、行、游、购、娱 等相关产品订购的落实工作，你应如何采购？
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任务认知
案例：派车失误
• 评析：计调工作人员在工作时应全面细致，比如，在向用车单位下订单 时，不仅要就用车时间、接车地点、座位数进行落实，还要对车容、车 貌、车况进行了解。在航空票务方面不仅要对票务中心报计划，还要对 机型、航空公司、航班时间等进行跟踪。
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相关分析
• （4）注意查收宾馆的回传。宾馆收到旅行社的订房传真后，一般会较快地 做出决定，并在旅行社发去的传真上签注相应意见，再回传给旅行社。
• （5）登记存档。收到宾馆的确认传真后，计调人员应立即登记，并按照发 团日期顺序排列存档。若同一天有几个团队确认传真，可按收到回传的时 间先后排列存档。
项目五
计调采购工作流程相关Fra bibliotek析• 一、选择采购对象
• （一）应建立采购协作关系的对象 • 1．与交通运输部门建立协作关系 • 2．与住宿部门建立协作关系 • 3．与餐饮部门建立协作关系
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相关分析
• 4．与景区景点建立协作关系 • 5．与购物商店建立协作关系 • 6．与娱乐部门建立协作关系 • 7．与保险公司建立协作关系 • 8．与相关旅行社建立协作关系
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• 二、计调部门对住宿服务的采购
• （1）认真研究组团社发来的传真或客人的要求，弄清楚旅游者要求的住宿 标准。
• （2）根据旅游者的住宿要求，在已签订协议的合作宾馆中选择符合要求的 宾馆。
• （3）电话联系该宾馆营销部，传真发送订房通知单。在订房通知单上准确 填写订房要求，尤其是对团号、入住时间、人住标准、入住人数、房价(是 否含早餐)、有无特殊要求等项目必须正确、清楚、完整地填写。
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选择采购对象 签订合作协议书 整理相关资料 落实订购工作
报账结算
流程
选择采 购对象
工作内容
重点
标准
1.根据本旅行社的经营计划及外联部的业务计划， 采购对象 组织采购人员调查、收集餐饮部门、宾馆、交通部 的调查与 门、游览单位、娱乐部门、购物商店、地接社的相 选择 关信息资料。 2.经过初步筛选后，对基本符合旅行社要求的协作 单位实地考察。 3．经过实地考察后，综合考虑各方面的因素，与符 合旅行社要求的协作单位联系，初步协商合作事宜。
• 即使一些原有的旅游线路,也可能因为与当前时尚结合而一炮走红。
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相关分析
• 旅行社采购工作非常重要，在采购时应遵循：供给保证原则、质量保证、成 本领则等原则。
• 为保证所需旅游服务的供给，旅行社必须建立广泛的采购协作网络。建立采 购协作网络是指旅行社通过与其他旅游企业以及与旅游业相关的各个行业、 部门洽谈合作内容与合作方式，签订经济合同或协议书，明确双方权利、义 务及违约责任，建立起广泛而且相对稳定的旅游服务供应系统。协作网络的 建立是旅游服务采购的基础工作。
5．安排学生进行购物点和娱乐单位信息的收集。 6．工作分小组进行 7．注重信息收集的全面、准确
不限
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相关链接
扩展阅读 获知供应商的渠道
旅游同 业杂志
网络
同行交 流会
项目五
计调采购工作流程
任务二 进行采购
任务引入 任务认知 相关分析 任务解决 实践练习 相关链接
任务二 进行采购
合同 标的
数量和 质量
价格和 付款办
法
合同 期限
违约 责任
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相关分析
• 三、整理相关资料
• （一）把签约单位的相关资料及规定整理成列表 • 发给相关部门，相关部门的工作人员应熟悉列表中的内容，以便开展工作。 • （二）印制相关单据 • 为了便于落实订购工作，旅行社还应与业务部、财务部等相关部门协商、
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相关分析
• （四）协商合作事宜 • 经过实地考察后，综合考虑各方面的因素，与符合旅行社要求的协作单位联
系，初步协商合作事宜。 • （五）选定合作对象 • 采购人员通过对采购对象的评估，选定服务合作单位。
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相关分析
• 二、签订采购合同
• 旅游采购合同的基本内容包括下述五个方面:
任务一 建立采购协作网络
• 任务引入
• 华信旅行社安排你负责食、住、行、 游、购、娱等相关产品的采购，你 认为旅行社应与哪些部门建立协作 关系，以及如何建立协作关系？
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任务认知
无奈放弃旅游团队
• 某公司在十一期间组织员工到云南旅游，去云南当地甲旅行社联系，然 而甲旅行社却因为订不上飞机票而无法承接，公司又与云南当地一家旅 行社联系，乙旅行社顺利的承接了此项目。
与协作单 位进行结 算
标准
相关资料及规定的内 容要求全面、详细
准确、清楚、完整地 填写《**预订单》、 《**变更/取消单》， 特别注明团中的特殊 要求。 符合旅行社的财务管 理规定
项目五
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任务一 建立采购协作网络
任务引入 任务认知 相关分析 任务解决 实践练习 相关链接
报账结算
工作内容
重点
把签约单位的相关资料及规定整理成列表，并发给相 关部门，相关部门的工作人员应熟悉列表中的内容， 以便开展工作。
整理签约 单位的相 关资料及 规定
计调根据外联人员的业务开展情况，制订接待计划， 订购工作
并落实具体的订购工作。
的开展
计调部及接待部工作人员根据《合作协议书》中的相 关规定，及时将发生的费用及明细账报给财务部，财 务部根据本社的财务管理规定及《合作协议书》中的 规定，审核、确认相关账目无误后办理结算和付款。