如何控制会议不离题

万会朝宗，开会的目的是为了“解决问题”。

然而，实际工作中，有些会议不仅解决不了问题，反而衍生出一些新的问题和麻烦。

有专门的调查资料显示，会议令人烦恼的主要问题依次为：会议离题、会议准备不足、会议效率低、与会者啰嗦、会议时间长、缺乏参与等。

其中，会议离题令人烦恼的程度为
83%，列居首位（见下表）。

会议离题，意味着会议讨论的内容被改变，会议的方向发生偏离。

这不但会降低会议效果，损失物力和财力，而且浪费了与会者宝贵的时间。

为此，有必要探讨会议离题的原因，寻求会议不离题的控制之道，以让会议免受离题的困扰。

一、会议离题的原因
（一）从会议议题设计的角度看
1.会议目标不明确。

会议目标是会议举办者所期望的成果，是会议所要完成的具体任务。

会议目标不明确，与会者随心所欲，想谈什么就谈什么，讨论就容易失去方向。

如某会议以“关于新产品”为议题，因为太笼统、不明确，各个与会人员就可能按照各自不同的认识发言。

某个与会人员也许会针对“是否导入新产品”发言，其他与会人员也许会突然针对“自己构思的新产品规格”发言，另外一个与会人员则可能针对“导入新产品后的销售渠道和提成”发言。

2.议程设计不合理。

会议目标不是空洞虚幻的，它必须落实到具体的会议议题上。

会议议题是根据会议目标确定的要讨论的话题或决策的对象。

如果会议议题不紧密，各议题之间结构松散甚至毫无联系，再加上时间安排不够合理，讨论就很难有系统有序地进行。

另一种情况是，即使会议议题设计严密，若主持人和与会者对议程缺乏共识，讨论也可能在大家默许的情况下越扯越远。

如围绕“减少30%的间接管理费”这一议题讨论，就可以分别按以下两种方式进行（见下表）:
□陈汉忠
如何控制会议不离题
会议特征令人烦恼的程度
会议离题83%会议准备不足77%会议效率低74%
与会者啰嗦62%会议时间长60%缺乏参与
51%
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像这样，与一个主题相对，会有各种不同的展开方式。

如果不能达成共识，会议讨论的焦点不统一，离题就不可避免。

3.议题未提前发放。

会议议题未提前发放给与会人员，与会人员就不能有更多思考时间，开会就缺乏充分准备。

没有准备容易导致会议没有深度，即使发言也没有内容。

大家的思维都停留在肤浅的表面，离题的问题随时就会发生。

（二）从参会者的角度看
1.闲话式离题。

会议讨论中谈论传闻、逸事及与议题无关的闲话，甚至海阔天空、津津有味地谈论，越扯自然离议题越远。

在会中闲聊跟议题讨论转换不太一样。

闲聊是完完全全离题，其谈话跟预计的议程内容完全没有关联。

这种通常是因为与会者认为议题与自己无关，不感兴趣而出现的；也有人认为议题不好发言，而沉湎于题外的话。

2.发挥式离题。

有些发言者为展示自己的才能，或显示自己有见解，而自觉不自觉地讲与议题无关的内容。

3.跳跃式离题。

一个讨论议题往往包含许多子话题。

与会者常常无法专心讨论一个问题。

研究发现，每个话题一般只维持一分半钟的讨论，就容易换讲别的话题。

这种情况在互动性高的会议里非常常见。

比如，人们还在讨论原因时，有人开始忍不住讨论对策问题了。

当人们还在讨论战略问题时，有人已经在关注战术方面的问题了。

4.习惯式离题。

这跟发言习惯有关。

如国人总是怕得罪人，一说话总是先扯远，先谈理由，最后再说自己支持谁的观点。

有的往往这样开头，先讲个故事，绕来绕去，直到把话说得妥妥帖帖。

另外，国人经常发牢骚，以致很多会议变成了痛诉会，甚至有些颇有学识的人在一起开会时，也会把会议开成“高级牢骚会”“漫谈会”，会议离题就难以避免。

5.冲突式离题。

在会议沟通中，由于与会者的立场、利益或观点不一致，导致各方不再关注问题本身，而将问题扩大化；或者发言者被个人情绪所主导，沉湎于面子和意气之争。

与会者只关心自己的胜利，争着表达自己的观点而听不进他人的意见，冲突不断升级，甚至出现争吵争执，导致场面失控，原有讨论的议题无法进行下去。

（三）从会议主持人的角度看
1.主持人缺乏有效的控制。

主持人如果对会议资料准备不充分或者对议题认识不深刻，当会议偏离主题时就不能有效识别。

如分析“问题”和“原因”时，容易将两者混为一谈。

主持人如不能识别，将影响后面讨论的展开；或者主持人发现了会议离题，但是缺乏有效的控制手段和方式，只能任由离题现象蔓延。

2.主持人自己离题。

通常是与会者发言离题，主持人被与会者“牵着鼻子走”，以致自己的发言也离题。

还有，有时主持人为了营造一种沟通的气氛，抛砖引玉，结果抛得太远，导致会议离题。

二、会议不离题的控制
（一）从议题设计的角度看
1.明确会议目标。

具体来讲，就是要明确什么事，到什么程度；如果不能确定，把什么作为目标；是否只要保证会议的方向性正确，只调整
会议目标：减少30%的间接管理费的重点措施
（1）分享问题：为什么要减少30%？（2）分析原因：为什么间接管理费这么多？（3）提出意见：我们应该采取什么措施？（4）确定行动：重点应对措施是哪一项？（1）收集信息：过去采取了什么应对措施？
（2）提出意见：下一步采取什么应对措施？
（3）细化方案：最有效的方案是哪一种？
（4）付诸实施计划：由谁实施？到何时为止？做什么？
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大家对问题的认识，还是只相互交换意见……就是说，今天在这个会议现场要确定所有大家希望实现的目标，这就是目标设计。

会议的目标越明确越具体越好，比如说，会议目标“探索各部门如何实现下半年工作KPI 指标”就比“探讨各部门如何完成下半年工作任务”更加具体、明确。

2.科学设计议程。

合理有序的安排会议议题的过程就是议程设计的过程。

议程设计应遵循以下几原则：一是议题必须紧扣会议目标。

二是议题数量要适中，不能太多，也不能太少。

三是各项议题之间要保持有机联系，并按照议题解决的逻辑顺序排列。

四是明确讨论各项议题所需的时间。

会议议题尽可能地细化：讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定。

通过议程设计，把议题清晰地引向你设计的方案中。

3.提前传阅议题。

胜利源于准备。

传阅一份清晰的会议议程表。

会议组织者要尽可能在会前两三天通知大家会上要讨论的内容，让大家有较充足的预习和准备时间，这样必定能使效率倍增。

（二）从参会者的角度看
1.确定参加者。

应根据会议目标确定参加会议的人员。

参会者通常应包括如下人员：对会议目标有深入研究或者对相关情况比较熟悉的人；能够客观理性地思考会议主题，并且愿意发表意见的人；有权做出决策的人；执行决策的人。

让许多与议题无关的人参会，只会让会议效率变得更低。

非相关人士在不明情况下发言，其意见的参考价值会大大减弱，甚至会误导相关人士的看法。

2.充分准备。

参会人员基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，事先阅读所有相关的材料，包括与此次会议有关的过去的会议记录、议程、文件、报告和备忘录等。

尽可能阅读一些背景材料，让自己熟悉和研究此次会议的内容。

对相关文件熟悉和注解，必要时做好笔记，并有足够的资料提供给其他的与会者。

与会者若在会前还不知道自己的职责所在，就应向会议负责人
询问。

3.有效沟通。

在沟通交流中，应坚守规则，避免出现垄断谈话、独霸发言、不停地打断别人话语的行为；严格按议程进行，服从主持人的指挥，不偏题跑题、离题闲聊；参会者应以解决问题为己任，以开放的心态，摒弃部门利益，尽可能多地获取信息，避免感情用事或不当的肢体语言，避免出现野蛮争论、搞人身攻击等等。

认真聆听是与会者在会议上最为主要的任务，许多争论的起源是由于与会者没有听懂对方的发言就带着先入为主的偏见展开攻击，从而使问题激化。

在会议进程中，与会者要时刻关注讨论的情况，了解讨论的主题、各人的意见，这样才能使自己的发言做到不重复、不跑题。

4.精确表达。

精确的表达是每个与会发言者的追求。

发言前最好先把内容整理出条理来，并排练几遍。

可以将要讲的内容逐点记在纸上，以便发言时参考。

发表意见时，与会者要用充满自信的口吻进行陈述，避免口齿不清或含混啰嗦。

应始终聚焦主题，一次最好只表达一个要点，以做到精确的表达。

可采用PRES 表达法：P ———Point （主张）“今天我想说的是……”，R ———Reason （根据）“我的理由是……”，E ———Example （事例）“比如，那个问题是……”，S ———Sumury （归纳）“总之，我的观点是……”。

也可以采用“三段式”意见表达法，即先用简洁而肯定的语句来表达意见，接着提出具体而充分的理由来证明意见的正确性，最后重复原先的观点。

这两种方法都可以有效地表达意见，便于其他与会者理解接受，而前者更是被称为最理想的表达法而广为流行。

（三）从主持人的角度看
1.严格按议程进行。

严格并认真地按照议程开会，最好确保每个人都有清晰明确的议程表，坚决防止出现“突发情况”，任何突发情况都不能挑战议程的权威，即使议程有问题也要照此执行，因为破坏规则的后果是严重的。

为避免出现对议程存在争议的情况，主持人在开场白之后，有必
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要就有无修改议程的必要征求一下大家的建议，目的是确认与会者对会议讨论方式的认同。

若有人提出建议，可采取民主集中制方式修正。

一旦确定，就要严格按议程进行。

2.紧盯核心人物的发言。

任何团体和活动中都会有核心人物，要盯紧他们的表现和言论，随时引导和纠正他们的讨论方向。

同时，尽可能让更多的人提出问题和回答问题，避免某一个或几个人重复或展开相同的问题，一旦有人提出或回答相同的问题，应果断打断（当然态度要礼貌且友好）。

另外，会议上尽量不安排“即席讲话”和“即席发言”，这是避免会议离题的一个很好的方法。

3.及时制止与会者发言离题。

主持人最主要的职责是保证会议按照预定方向和议程进行，为此，主持人应不断通过各种明示或暗示告诉与会人员会议的目标或讨论的主题。

当有人发言偏离会议主题时，应及时予以制止。

主持人一般不宜直接打断发言，可以采取转移话题的方式，接过讨论、发言中的某一句话和某一层意思，启发引导，把发言引导到议题上来。

即使中断某人离题的发言，也应注意态度婉转。

如“大家提到的问题确实值得讨论，以后如有机会可专门开会讨论，现在先解决今天应讨论的问题”，这样就能使讨论发言回到既定主题上来；也可以用礼貌的方式加以制止，如用眼睛直直地盯住他或略略摇头，或低头看表使之自觉停止侈谈。

主持人应鼓励与会者随时指出其自身离题的坏习惯，一旦发觉自己离题，应即刻向与会者致歉并改正。

4.避免与议题无关的争辩。

会议过程中，主持人同样需要认真倾听，以便迅速发现偏离点，马上采取对策；同时要会阅读与解读与会者的身体语言，读出消极或积极的信号。

当与会者发言情绪化有可能导致不必要的争端发生时，主持人应立即打断他的发言，说明其争辩的内容与讨论无关。

5.掌握控制离题的小技巧。

一些小技巧可以帮助主持人摆脱离题的烦恼。

一是设立会议“停车场”。

提前准备一块白板，当会议当中出现离题的想法时，立即将离题想法记在白板上，上面列出可以在更恰当的时间探讨或不需探讨的想法和主意，让原定会议议程继续。

二是做一张提醒便签或小卡片。

便签应包含以下重要信息：议题、主持人、组织者、核心人物、需要发表意见的关键人物。

便签或卡片的页眉或页脚处可以写上“不要离题、角色分明、避免重复、严守议程”。

当会议上出现与卡片信息不符的表现时，及时指出。

三是借助电脑辅助软件。

利用电脑网络科技辅助开会是大势所趋。

现在有很多优秀的会议辅助软件，能够协助主持人将讨论锁定在预定的范围内。

这样，令人困扰的会议问题，包括不按议程讨论方案、发言离题、缺乏分析或急于讨论解决之道都会迎刃而解。

参考文献：
［1］［美］罗杰·摩司魏克，罗伯特·尼尔森.会议管理：如何创造高效率会议［M］.桂林：广西师范大学出版社，2001.
［2］［日］堀公俊，加藤彰.让会议抓住焦点［M］.北京：东方出版社，2014.
［3］梁子宁.早上3分钟掌控有效会议管理［M］.北京：北京理工大学出版社，2011.
［4］苏伟伦.高效会议［M］.广州:南方日报出版社,2003.
［5］［英］帕特里克·弗塞斯.开好会议［M］.上海：上海出版社，2006.
［6］陈汉忠.当会议遇上冲突［J］.秘书之友，2011（8）
（作者单位：武汉市委党校）
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