《文件管理程序》word版

文件名称：文控中心文件管理程序
文件编号：GTJG-QP-07-014
文件版本：1.0
文件页数：11
受控状态：受控
持有部门：质量部
发放编号：
执行日期：2010-9-6
X瑜
部门汇签审批：■市场部
日期：
■技术部
日期：
■采购部
日期：
■信息工程部
日期：
■质量部
日期：
■工程部
日期：
■财务部
日期：
■行政部
日期：
■部门主管
日期：
■副总经理
日期：
■总经理
日期：
文件创建/修改记录
1.目的及X围：
建立公司文件制作、审核批准、发放、收回、更新及保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转及规X文控中心作业，该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2.职责：
2.1文控中心人员负责各部门文件的分类存档、监督及文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印，立卷、归档和销毁等
2.2 各部门负责人员负责收集各部门文件定期送到文控中心归档
3.程序：
3.1文件分类：
内部文件：
1级文件:公司的系统文件如质量手册等
2级文件：管理类别的文件及公司的技术文件如：各部门所编制的程序文件，技术文件（技术图纸，产品说明书等），BOM等
3级文件：关于具体的作业办法的文件如：工艺流程，作业指导书，生产任务书等
4级文件：公司相关的表单，表格及相关记录如:备料单，申购单，变更单等
外部文件：
外来文件：由客户提供的资料，国家法律法规相关文件
文件管理：
各部门相关文件由部门或个人拟写，按照文控中心统一的格式编写，编写后由文控中心统一编号。

各部门的程序文件及表单由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间。

收发文件：
各部门编制审核的文件审核签核后，发放到所签核的部门，且属于《文控中心受控文件目录》中的文件需要各部门负责人发到文控中心，文控中心人员对收到文件登记在登记本上并即时整理文件目录，对图纸盖受控章及分发号。

文件更改，版本管控：
.1文件更改：
文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写《文件更改/作废申请单》，通过原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放X围下发，且把《文件更改/作废申请单》批准的申请单交与文控中心归档，同时作好登记。

.2版本管控：
文件有任何更改都需要更新版本（版本更新按照V1.1、1.2、…依次递增），旧版本的文件由原文件发布部门在发放更新版本文件时收回且交与文件中心人员按照文件作废程序处理。

借阅：
文控中心文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登
记表》。

公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经部门经理批准。

文件保存、检索、作废：
.1文件保存：
文控中心人员对各部门提交的文件按照部门及文件名称进行分类编号分册放到指定的文件柜中，同时更新相关目录。

文件存放在干燥通风，安全的地方，每隔两月对文件进行盘查是否有虫蛀和受潮现象。

.2文件检索：
文控中心根据文件名称查到相关文件的目录，通过编号可以找到相关文件的具体位置及相关信息（文件柜，文件夹及册）。

.3文件作废：
a)对于各部门失效或作废文件由各部门填写《文件更改/作
废申请单》由该部门领导审批后，文控中心人员对其文件加盖“作废”印章并予以登记，确保防止作废文件的非预期使用；
b)为某种原因需保留的任何已作废文件，文控中心人员都应加
盖“作废”与“保留”两枚印章；
：
部门人员收到客户提供的资料，国家法律法规相关文件提交于文控中心统一编码归档保存。

4.奖惩措施：
文控中心将每月对各个部门所交文件统计公布，对其各部门进行一定
的奖惩（具体奖惩措施见附件2《文控中心奖惩措施》）。

5.相关表单：
GTJG-FM-07-002 《文件更改/作废申请单》
GTJG-FM-07-007《文件借阅登记表》
GTJG-FM-07-028《文控中心受控文件目录》
文件更改申请单
文件借阅登记表
备注：保质期2年
附件2 《文控中心奖惩措施》
为了加强公司文件及时有效地归档保存特制定此奖惩措施。

奖惩措施适用于各个提供文件材料的部门。

一.奖励措施：
按照规定的时间，在半年内（从该文件发行日起开始实施）始终按时提交所要求的各种文件及相关资料的部门公司将给予500元不等的奖励。

无客观原因，所要求的各种文件及资料迟于规定时间提交的部门取消按时交付的奖励。

二.处罚措施：
对于不按照规定时间提交各种文件及相关资料的部门，公司将视情况给予不同程度的处罚，处罚措施如下：
（1）无客观原因，所要求的各种文件及资料迟于规定时间一周提交的部门，项目经理每次罚款100元；
（2）无客观原因，所要求的各种文件及资料迟于规定时间半个月提交的部门，项目经理每次罚款200元；
（3）无客观原因，所要求的各种文件及资料迟于规定时间一个月提交的部门，部门经理每次罚款500元；
（4）每个月对延迟提交文件资料的部门进行通报；
《文控中心受控文件目录》。