公司内部文件管理规定

公司内部文件管理规定
以下是公司内部文件管理规定内容，全文共计1650字，为了更好的排版，我将其分成了多个小节。

一、前言
为了规范公司内部文件的管理，提高工作效率，减少沟通成本，特制定本公司内部文件管理规定，望公司全体员工认真遵守。

二、文件的定义
文件指记录业务活动、决策事项、组织管理、科技创新、文化建设及其他任何内容的纸质或电子载体。

三、文件的分类
1.按照使用对象分类
（1）内部文件：指公司内部人员之间使用的文件。

（2）外部文件：指公司与外部单位、个人之间使用的文件。

2.按照文件用途分类
（1）工作文件：指与日常工作有关的文件，包括工作计划、工作报告、工作总结等。

（2）管理文件：指日常组织管理有关的文件，包括规章制度、管理制度、通知公告等。

（3）业务文件：指业务活动有关的文件，包括合同、协议、报价单等。

（4）财务文件：指财务活动有关的文件，包括发票、账单、结算单等。

（5）人事文件：指人事活动有关的文件，包括招聘简历、人事档案、考勤记录等。

四、文件的存储
1. 纸质文件的存储
（1）所有纸质文件均应按照文件分类和时间顺序，放置于文件柜中。

（2）文件柜应设置密钥锁，每日下班后应将锁匙收回，以保证文件安全。

（3）文件柜中的每个抽屉和每个文件夹应标明文件类型、文件编号和文件名称。

（4）所有公司内部纸质文件均应保留备份副本。

2. 电子文件的存储
（1）所有电子文件均应存放于公司内部网络或者公司指定的云盘中。

（2）文件夹的命名方式应按照文件类型来命名，每个文件夹应标明文件备注和上传时间。

（3）所有的电子文件都应保存有备份副本，并按照备份周期进
行备份。

五、文件的使用
1. 内部文件的使用
（1）内部文件使用应遵循“谁上传、谁下载”的原则。

（2）下载的文件应该保存在自己的工作电脑上，下载后不得在
外部设备上存储。

（3）不得向外部单位或个人提供内部文件。

2. 外部文件的使用
（1）向外部单位或个人提供文件时，必须经过公司领导同意并
在文件上签字确认。

（2）每次发送外部文件必须明确文件类型，文件名称，文件编
号以及发送人和接收人。

（3）对于机密性文件，必须通过安全通道发送，严格保密。

六、文件的销毁
1. 纸质文件的销毁
（1）为保护机密性文件，在销毁之前，需要对纸质文件进行切割、火化、粉碎等处理。

（2）对于非机密性文件，可以采用塑料袋填装后进行灭菌处理。

（3）所有销毁记录应保存 3 年以上。

2. 电子文件的销毁
（1）在销毁之前，必须先将文件原件和其备份副本全部删除。

（2）销毁记录应保存 3 年以上。

七、附则
1. 本规定自发布之日起执行。

2. 对于不履行管理规定的员工，公司将根据情节轻重，依照公司内部相关规定进行处罚。

本规定解释权归公司所有。

以上就是公司内部文件管理规定的具体内容，希望公司全体员工认真遵守，规范文件的管理，确保公司内部信息的安全与效率。