公司档案安全管理办法细则

公司档案安全管理办法细则
一、总则
1.1 目的
为了规范公司档案的安全管理，确保公司档案的完整性、保密性、可用性和可追溯性，特制定本细则。

1.2 适用范围
本细则适用于公司所有部门和个人，涉及档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。

1.3 档案定义
本细则所称档案，是指公司在生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。

二、档案安全管理职责
2.1 公司档案部门
负责公司档案安全管理制度的制定、修订和解释；
负责公司档案的安全保管和日常管理；
负责公司档案的分类、编号、整理、归档和保管期限的确定；
负责公司档案的保密、鉴定和销毁工作；
负责公司档案利用的申请审批和登记备案；
定期组织档案安全检查和评估。

2.2 各部门
负责本部门档案的收集、整理、移交和归档工作；
监督本部门员工遵守档案安全管理制度；
配合档案部门做好档案安全检查和评估工作。

2.3 员工
遵守公司档案安全管理制度；
做好本岗位档案的收集、整理和移交工作；
保护公司档案的完整性和保密性；
未经批准不得擅自查阅、复制、摘录、传播档案内容。

三、档案收集与整理
3.1 收集范围
公司生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的文件材料；
公司领导、重要会议、重要活动形成的文件材料；
公司各部门形成的具有参考价值的文件材料。

3.2 整理要求
按照档案分类方案进行整理；
档案材料应完整、准确、系统、清晰；
档案材料应按规定进行编号、装订和装盒。

四、档案保管
4.1 保管场所
档案保管场所应符合档案安全要求，具备防火、防盗、
防潮、防虫、防尘、防高温等条件；
档案保管场所应设有专用档案柜、档案架等设施，确保档案有序存放。

4.2 保管措施
定期对档案进行清点、核对和整理；
档案应分类存放，便于查找和利用；
档案应定期进行备份和异地存放，以防意外损失；
档案借阅、复制应按规定办理手续，确保档案安全。

五、档案利用
5.1 利用原则
档案利用应遵循“保密、安全、方便、快捷”的原则；
档案利用应确保档案的完整性和保密性，不得损坏、丢失或泄露档案内容。

5.2 利用程序
档案利用应由利用人提出申请，填写《档案利用申请表》；
档案部门对申请进行审批，批准后办理借阅、复制等手续；
档案利用过程中，利用人应遵守档案安全管理制度，确保档案安全；
档案利用结束后，利用人应及时归还档案，档案部门应进行验收和登记。

六、档案销毁
6.1 销毁原则
档案销毁应遵循“审慎、合法、安全”的原则；
档案销毁应确保档案的完整性和保密性，不得损坏、丢失或泄露档案内容。

6.2 销毁程序
档案部门根据档案保管期限和鉴定结果，提出档案销毁申请；
公司领导对申请进行审批，批准后办理档案销毁手续；
档案销毁应在指定场所进行，由专人负责监督，确保档案彻底销毁；
档案销毁后，档案部门应进行登记和备案。

七、附则
7.1 本细则由公司档案部门负责解释和修订。

7.2 本细则自发布之日起施行。