煤热院构建信息化管理系统提高企业综合竞争力

构建信息化管理系统提高企业综合竞争力
北京市煤气热力工程设计院有限公司
北京市煤气热力工程设计院有限公司（以下简称煤热院）隶属于北京北燃实业集团公司，是全国最早从事燃气和热力工程设计的专业设计院，是一家专业配套齐全、技术力量雄厚、设计经验丰富的国内燃气、热力工程规划、设计、咨询、研究的骨干单位，还是国家级、部级燃气、热力专业规范和标准的主编和参编单位。

建立信息化管理系统势在必行
由于市场竞争日趋激烈、客户要求越来越高、项目工期越来越短，传统的管理模式缺乏一个统一的生产经营管理平台，企业内部人员无法得到及时、全面、准确的数据，资源不能共享，这种旧有模式越来越难以跟上企业进步的步伐，煤热院迫切需要建立信息化管理系统，在统一的工作平台上收集、传递、分析数据，整合企业内部资源，提高工作效率，增强企业的市场竞争力。

建立规范的信息化管理系统平台可以满足煤热院以下几方面的工作需要。

一是企业规范工作流程的需要。

煤热院迫切要求实现公司管控模式的转变，使日常经营管理全程实现电子化审批、待办提醒、流程跟踪、状态监控、督办催办。

如果沿用传统方式手工填写工作相关表单，根本无法实现对生产过程实时监控，项目表单查询检索费时费力。

这就要求实现日常管理的全程制度流程化，单据电子化，规范生产、管理流程，提高工作效率，实现“一次录入，终生受用”。

二是企业降低生产、经营管理成本的需要。

以往煤热院承接生产任务时，没能同步进行成本监控，只能等到任务完成才能进行核算分析，无法做到及时有效的成本控制，而成本控制正是企业生产经营中的关键环节，也是企业进入充分竞争市场环节下，提高企业盈利水平的有效途径。

煤热院意识到建立一套过程管理控制体系的迫切需要，去进一步加强企业成本监控，实现生产、经营全过程的控制，增强全员的成本观念，变少数人的成本管理为全员的参与管理。

三是企业资源共享的需要。

没有统一的沟通平台，相关人员不能及时得到准确的任务安排和设计进度。

为了缩短生产周期，降低生产、经营管理成本，实现信息共享，迫切需要构建信息化管理系统，实现统一平台进行生产进度协调监控、整合信息资源，实现信息资源共享。

构建精简流程，整合企业资源
为了满足企业发展的需求，煤热院采用先进实用的系统开发平台构建信息化管理系统。

在进行了大量前期调研准备工作后，对工作流程进行了创新、规范和简化，整合数据信息，结合企业实际需要和自身特点，构建了信息化管理系统。

精简、创新管理流程，提高企业管理效率。

在进行了大量基础调研，走访了十多家兄弟单位后，煤热院对各单位成功的经验和失败的教训进行了认真的总结，重新梳理了自身生产经营管理流程的现状。

煤热院打破了传统工作流程，进行流程再造，简化流程节点，同时对每一个环节状况进行了可视化跟踪处理。

比如原来设计人员要提交一份设计方案，要以书面方式先由部门经理审核，审核后再交由业务部门经理审批。

由于是书面申请，如果审核人员开会或出差，流程就无法流畅进行，方案审批工作就会耽搁，流程效率低下；管理流程上线信息管理系统后，不受时间和场所的限制，设计人员的申请就可以对方案审批进度情况实时了解跟进，同样，只要审核人员能够上网，就能够随时处理业务申请，了解业务现状。

下图为设计业务申请流程的简化
系统整合信息资源，实现数据标准化。

新构建的信息管理系统规范了煤热院的信息收集、处理、汇总和传递过程，建立了统一的行业数据接口，遵照全国勘察设计行业的要求和自身的实际情况，进行数据整合，制定了各种表单编号规则、规范数据格式、建立各种类别数据字典等等，减少了人为因素，实现了数据标准化；信息化管理系统还具有实时信息查询、统计、分析功能，满足了企业各专业生产过程和经营管理层级上报数据的需要，为管理层提供了决策依据。

煤热院按需定制系统平台，并于与软件商合作维护系统。

认真细致分析企业生产经营等各方面管理需求后，结合企业自身提点，煤热院引进了先进的开发平台，与软件商共同合作开发了信息化管理系统的构建模式。

煤热院员工独自承担系统测试、员工培训、系统运行维护及后期更新等工作，使信息化管理系统随时可以进行更新完善，满足了企业发展过程中不断变化的需求，还避免了购买成品软件不灵活、维护费用高、后期需求变化不适用等缺陷。

被动管理变为主动管理
在系统推进过程中，煤热院认识到全员参与的重要性，通过建立制度为系统管理保驾护航、
采取奖励措施鼓励系统构建等方法，使系统推进由被动执行转变为主动参与，保证了系统推进的效率和效果。

推进系统过程中，领导高度重视，积极带动全员参与。

煤热院高度重视信息化管理系统平台的推进工作，成立了专门的信息化领导小组和工作组，组织全体技术、生产和经营管理人员参与其中。

信息系统平台的构建和使用过程中，一把手领导亲自主持，进行了充分的前期动员，过程中广泛征求意见，使系统在使用中做到了人人参与，环环相扣，互相监督，规范使用，使煤热院上下形成了“让我作”变成“我要做”的和谐局面，大家积极的为信息化管理系统的建设出主意，对于好的建议及时采纳，不断修改信息化管理系统，使该系统更加完善。

以制度为保障规范系统管理。

煤热院建立了一套信息化管理系统的内部管理制度，包括“信息化管理系统保密协议”、“信息化管理系统构建人员岗位职责”、“信息化管理系统功能模块使用权限规定”、“信息化管理系统报表使用权限规定”、“信息化管理系统修改申请、审批权限规定”和“信息化管理系统运行维护规定”等等，这些制度保障了信息管理系统的稳定有效运作，规范了信息系统使用和管理流程，为管理信息系统作用的有效发挥和进一步完善提供了制度保障。

此外，煤热院还采取奖励措施，对构建信息化管理系统有突出贡献的人员给予奖励，将信息化管理系统应用与年终绩效考核挂钩，起到了变被动为主动、加快推广信息化管理进程的作用。

系统运行有成效解决企业管理难题
系统覆盖了生产、经营管理的全过程，横向辐射、纵向深入体现了企业各个层面的管理功能，优化了管理流程，提高企业管理水平，推动企业向管理的现代化、科学化、规范化迈进了一大步，不仅帮助企业有效控制各项成本费用、得到了显著的社会效益和市场的广泛认同，还提高了企业的综合竞争力。

系统运行以来，从以下三方面使煤热院受益匪浅：
从企业管理角度看，可视化流程节点跟踪杜绝管理漏洞，加强内部监督。

系统以可视化的方式按规定进行工作流程运转，记录每个流程节点的处理时间及处理结果，杜绝了操作流程不规范、办事不留痕迹的缺点。

在各类费用单据处理流程中，可视化跟踪处理方式还起到了相互监督作用，增加了对各级人员的监控力度，实施以来，使生产总成本平均下降了近10%，经营管理总成本平均下降了近8%，避免了以往成本难以统计的问题。

功能全面、流程简化，减轻人员工作量，节省人力资源成本。

系统功能的全面覆盖避免了人多流程复杂、核准时间长、人工统计数据信息量庞大等原有的管理问题，大大减少管理人员的工作量，系统设计的流程节点提醒还使设计人员减轻工作量，随时了解流程进度，准备和安排下一步工作，使得年度生产任务按时完成率从原来的60%提高到90%。

系统上线使用后，煤热院还减少科技档案员一人、减少市场营销管理员一人，节约人工成本折合25万元/年。

整合信息资源，提供科学决策依据。

煤热院各级领导都可以通过系统全面的了解企业生产运营情况；各部门领导可以掌握本部门各项信息；技术人员和生产运营管理人员则可以查询了解所有相关的业务实时状况、数据信息和档案资料等。

实现了各部门、各岗位的数据规范共享，提高了信息资源利用率，减少了因数据失真及滞后造成的决策失误，为企业的重大决策提供科学依据。

从企业经济效益角度看，降低软件购买和维护升级成本。

购买成品信息化管理软件通常需要
100多万，对软件的修改维护和升级，还要再支付其价格的10%，成本投入巨大，由于煤热院自行承担系统运维及后期更新等工作，一次性只支付了26万元购买软件，为企业节省初期投资74万元，系统自正式使用至今，节省维护升级费27万元，合计节省101万元。

降低日常管理办公成本。

系统使用带来了无纸化办公，减少了不必要的表单、绘图、文印支出，经估算，平均一年可节省纸张耗材和绘图成本共计5万余元。

从企业社会效益角度看，提高客户满意度和市场化率。

系统的使用为企业员工带来了不少方便，得到了85%以上内部员工的认可，更令人喜出望外的是，系统的使用还为企业带来了来自甲方市场的认可，在承揽工程中发挥了重大作用，提高了客户的满意度和市场化率。

生产任务市场化率从之前的65%提高到85%，设计任务也在逐年增加。

树立良好企业形象。

推广信息化管理系统以来，煤热院逐步提高的生产管理水平，得到了甲方及同行业兄弟单位的认可，展示了良好的企业形象，还在中国勘察设计行业的信息化工作会议上做大会发言，兄弟单位还来到煤热院进行参观学习。

对企业发展意义重大。

通过构建信息化管理系统，企业内部的管理变得井井有条，提高了生产效率，缩短了生产周期，保证了生产质量，降低了生产成本，提高了客户满意度，加速知识在企业中的传播，实现现有知识的及时更新和应用，让企业的领导者及时、准确的了解企业的真实状况，增强了企业决策的科学化水平和市场适应性对企业未来发展意义重大。