时间管理讲义

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1.3用人不当 督导人员分配工作给员工时,若不了解他们 督导人员分配工作给员工时 若不了解他们 的能力及状况,同时没有适当地分权 同时没有适当地分权,便可 的能力及状况 同时没有适当地分权 便可 能会令员工无法顺利如期完成任务.这时 这时, 能会令员工无法顺利如期完成任务 这时 督导人员须亲自解决问题或重新分配工作, 督导人员须亲自解决问题或重新分配工作 既花费主管时间,亦浪费员工光阴 亦浪费员工光阴. 既花费主管时间 亦浪费员工光阴
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2.2.2小组合作 完成工作分析后,把工作分配给别人 把工作分配给别人,自己 完成工作分析后 把工作分配给别人 自己 便拥有更多时间,主管须了解下属是否有 便拥有更多时间 主管须了解下属是否有 足够资源\能力 知识\技巧去完成任务 能力\知识 技巧去完成任务. 足够资源 能力 知识 技巧去完成任务 在分派工作时,要清楚说明各人的任务和完 在分派工作时 要清楚说明各人的任务和完 成时限,确保各人清楚明白要求及能够彼 成时限 确保各人清楚明白要求及能够彼 此合作. 此合作
时间管理就是对时间的运筹与控制。它具有让每一秒、 时间管理就是对时间的运筹与控制。它具有让每一秒、每一 每一小时、每一天都发挥其最大效益与最大效率的能力。 分、每一小时、每一天都发挥其最大效益与最大效率的能力。
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第一讲
时间失控的原因
缺乏 组织
用人 不当
时间 失控
缺乏 计划
缺乏 控制
虚耗 时间
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1.1缺乏计划 督导人员很多时候需要同时完成多项任务, 督导人员很多时候需要同时完成多项任务 而这些任务又各有不同的困难和完成期 如果未能事先全盘计划时限迫在眉睫, 限.如果未能事先全盘计划时限迫在眉睫 如果未能事先全盘计划时限迫在眉睫 于是匆忙放下手上其他任务,找寻额外资 于是匆忙放下手上其他任务 找寻额外资 源去完成他们.这类为了应付需要 这类为了应付需要,匆忙的 源去完成他们 这类为了应付需要 匆忙的 处事方法实在虚耗资源和时间. 处事方法实在虚耗资源和时间
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目标有五个特性,督导人员可以基于这五个特性订 定工作计划: (1)有挑战性 有挑战性的目标才可以激发个人的最 高潜能. 高潜能 (2)可以达成 如果目标订得太高 以致无法完成 反 如果目标订得太高,以致无法完成 以致无法完成,反 而会令人半途而废,影响士气 影响士气. 而会令人半途而废 影响士气 (3)明确及可以量度 目标要明确及可以量度 执行者 目标要明确及可以量度,执行者 才可以知道自己达到目标与否.例如 例如“ 才可以知道自己达到目标与否 例如“多花些时 间和下属交谈”是不明确的目标,而 间和下属交谈”是不明确的目标 而“每星期和 下属开会一次”是明确的目标. 下属开会一次”是明确的目标 (4)有期限 假如目标没有期限 便没有重要性 很容 假如目标没有期限,便没有重要性 便没有重要性,很容 易被遗忘. 易被遗忘 (5)取得团队共识 督导人员亦须将目标告诉所有有 关人士,取得他们的共识及支持 使目标顺利完成. 取得他们的共识及支持,使目标顺利完成 关人士 取得他们的共识及支持 使目标顺利完成
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2.4控制进度
控制是管理工作必要的一环,是督导人员确保工作能够如期 控制是管理工作必要的一环 是督导人员确保工作能够如期 完成的方法. 完成的方法 (1)接到新任务时 须确定任务的完成时限 接到新任务时,须确定任务的完成时限 接到新任务时 须确定任务的完成时限. (2)为保证任务可以如期完成 督导人员应该将任务的完成时 为保证任务可以如期完成,督导人员应该将任务的完成时 为保证任务可以如期完成 限提前,以便应付于执行任务时一旦发生问题 以便应付于执行任务时一旦发生问题,需要额外时 限提前 以便应付于执行任务时一旦发生问题 需要额外时 间去更正.这样可尽量确保任务于上级指定时间内完成 这样可尽量确保任务于上级指定时间内完成. 间去更正 这样可尽量确保任务于上级指定时间内完成 (3)定出完成整项任务的时限后 接着便可将任务细分为不同 定出完成整项任务的时限后,接着便可将任务细分为不同 定出完成整项任务的时限后 的工序,每个工序定出一个完成时限 每个工序定出一个完成时限.这些细分工序的时限 的工序 每个工序定出一个完成时限 这些细分工序的时限 可以作为审查进度的检查点. 可以作为审查进度的检查点 (4)督导人员应与员工共议一个审查进度的安排 例如每星期 督导人员应与员工共议一个审查进度的安排,例如每星期 督导人员应与员工共议一个审查进度的安排 进行一次,或按每一工序完成的时限进行 或按每一工序完成的时限进行,以保证整个任务 进行一次 或按每一工序完成的时限进行 以保证整个任务 可以根据进度如期完成. 可以根据进度如期完成
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2.5.2无谓干扰 (一、电话） 管理人员很多时发觉受到电话干扰,但又没办法拒绝 但又没办法拒绝,主 管理人员很多时发觉受到电话干扰 但又没办法拒绝 主 要原因为: 要原因为
(1)重要性的假象 我们大多数假设来电很重要 比自己正在处理 我们大多数假设来电很重要,比自己正在处理 的事务更重要. 的事务更重要 (2)害怕得罪他人 因为害怕得罪他人 所以很多管理人员都花太 因为害怕得罪他人,所以很多管理人员都花太 多时间打电话. 多时间打电话 (3)社交需要 一些管理人员利用电话和来电人做社交活动 一些管理人员利用电话和来电人做社交活动. (4)耽搁借口 当面对困难工作时 回答“重要”电话是一个上佳 当面对困难工作时,回答 重要” 回答“ 的耽搁借口 处理方法:利用电话留言服务 处理重要任务时 找一处没有电话 利用电话留言服务,处理重要任务时 利用电话留言服务 处理重要任务时,找一处没有电话 干扰的地方,如会议室 如会议室. 干扰的地方 如会议室
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第二讲
有效管理时间
2.1工作计划 订立个人工作计划,包括企业的目标和个人 订立个人工作计划 包括企业的目标和个人 目标.工作计划的目的是达到企业目标 工作计划的目的是达到企业目标.目 目标 工作计划的目的是达到企业目标 目 标亦可以分为长远目标和短期目标,而工 标亦可以分为长远目标和短期目标 而工 作计划亦分为每月\每星期和每日等形式 每星期和每日等形式. 作计划亦分为每月 每星期和每日等形式
时间管理
讲师 : 陈鹏程
时间是什么?
是生命 是财富 是资源 是人生的最大资本
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自我分析
时间这项资源对每一个来说都是平等的,不 时间这项资源对每一个来说都是平等的 不 论是公司总裁或员工,他们每人每天都有 论是公司总裁或员工 他们每人每天都有 24小时使用 一些人可以在短短 小时里完 小时使用.一些人可以在短短 小时使用 一些人可以在短短8小时里完 成很多工作,但另一些人则整天都一事无成 但另一些人则整天都一事无成. 成很多工作 但另一些人则整天都一事无成 导致他们不能有效管理时间,时间失控的原 导致他们不能有效管理时间 时间失控的原 因在哪里? 因在哪里
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•确定优先处理的目标
做最有生产力的事（ 法则） 做最有生产力的事（80/20法则） 法则
重 3# 50-65% 缓 4# 1% 轻
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30-45%
1# 急Βιβλιοθήκη 15%2#案例:李践的时间分配 案例 李践的时间分配
时间分配图参考
5%日常管理 20%公共关系 15%绩效管理 20%人力资源管理
40%客户服务与解决方案
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2.3授权员工 督导人员须尽量授权给员工,减轻自己的工 督导人员须尽量授权给员工 减轻自己的工 作量,让自己有更多时间处理重要任务 让自己有更多时间处理重要任务. 作量 让自己有更多时间处理重要任务 你是一位督导人员,假如手下有一名助手 你是一位督导人员 假如手下有一名助手, 假如手下有一名助手 五名经验丰富员工和五名缺乏经验的员 你面对以下任务,应如何授权 工,你面对以下任务 应如何授权 你面对以下任务 应如何授权? 1.准备预算 准备预算 2.聘请员工 聘请员工 3.训练缺乏经验的员工 训练缺乏经验的员工 4.设计新产品的款式 设计新产品的款式
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1.4缺乏控制 每项任务都有完成的时限和要求标准.若主 每项任务都有完成的时限和要求标准 若主 管在分配工作后没有跟进员工的进度及 成效,很可能在限期完结前两三天才发现 成效 很可能在限期完结前两三天才发现 限期将至,导致要花贯很多时间急谋对策 限期将至 导致要花贯很多时间急谋对策. 导致要花贯很多时间急谋对策 或者是在工作完成后,发觉结果不合要求 发觉结果不合要求, 或者是在工作完成后 发觉结果不合要求 须从头再做白白浪费不少时间. 须从头再做白白浪费不少时间
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目标完 成时限 任 务 完 成 度 50% 计划进度 纠正行动 实际进度 100% 完 成
安全 保障
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此图:项目进度审查表 此图 项目进度审查表
2 3 进度审查点
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2.5工作习惯 一般管理人员会因为个人原因及工作习惯关系而虚 耗不少时间.总括来说 总括来说,这些原因或习惯包括欠缺纪 耗不少时间 总括来说 这些原因或习惯包括欠缺纪 无谓干扰\费时会议和不懂拒绝 律\无谓干扰 费时会议和不懂拒绝 无谓干扰 费时会议和不懂拒绝. 2.5.1欠缺纪律可以令人做事半途而废 或遇到一些困 可以令人做事半途而废,或遇到一些困 可以令人做事半途而废 难便放下不理,不能完成工作 不能完成工作.改善的方法是对自己 难便放下不理 不能完成工作 改善的方法是对自己 严下纪律.(可采取以下方法 严下纪律 可采取以下方法) 可采取以下方法 (1)制订明确的目标 制订明确的目标; 制订明确的目标 (2)利用所有可能的工具帮助自己 如每日计划表 利用所有可能的工具帮助自己,如每日计划表 利用所有可能的工具帮助自己 如每日计划表. (3)对每件任务定下期限 对每件任务定下期限 (4)选择一个成功人士作为自己的模范 选择一个成功人士作为自己的模范. 选择一个成功人士作为自己的模范
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1.5虚耗时间 督导人员可能在个人工作习惯\自我约束 自我约束\社 督导人员可能在个人工作习惯 自我约束 社 交应酬和开会等问题上,无法减少时间虚 交应酬和开会等问题上 无法减少时间虚 造成严重的时间流失,影响实际可以使 耗,造成严重的时间流失 影响实际可以使 造成严重的时间流失 用的工作时间. 用的工作时间
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1.2缺乏组织 督导人员须将工作分配给下属处理,或与其 督导人员须将工作分配给下属处理 或与其 他部门配合.假如在分配工作时没有把员 他部门配合 假如在分配工作时没有把员 工组织起来,又未能与其他部门取得默契 又未能与其他部门取得默契, 工组织起来 又未能与其他部门取得默契 员工在执行任务时便可能会出错或彼此 产生误会,或因缺乏器材和原料而导致无 产生误会 或因缺乏器材和原料而导致无 法完成工作,因而需要督导人员花时间纠 法完成工作 因而需要督导人员花时间纠 正.
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2.2组织工作 订立工作计划后,下一步便要组织资源完成工作. 组织工作其中一个重要环节是搜集资料. 2.2.1搜集资料 有效的资料可以帮且督导人员成功地组织工作, 有效的资料可以帮且督导人员成功地组织工作 在组织工作前,可以提出以下问题 可以提出以下问题: 在组织工作前 可以提出以下问题
(1)在任务的每一阶段需要哪些信息？ 在任务的每一阶段需要哪些信息？ 在任务的每一阶段需要哪些信息 (2)这些信息在何处可以得到 涉及何人及哪个部门 这些信息在何处可以得到?涉及何人及哪个部门 这些信息在何处可以得到 涉及何人及哪个部门? (3)谁人搜集资料 时限为何 谁人搜集资料?时限为何 谁人搜集资料 时限为何?
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（二、访客） 日常工作会遇到一些突然的访客。在社交需求、 日常工作会遇到一些突然的访客。在社交需求、心 理压力下，很多人都无法拒绝和访客交谈。 理压力下，很多人都无法拒绝和访客交谈。 遇到这种情况，可以首先找出来者的意愿， 遇到这种情况，可以首先找出来者的意愿，根据情 采取以下的手法应付： 况，采取以下的手法应付： （1）立即处理 这在问题有急切性和可以简短地解 1 决时施行。 决时施行。 （2）预约时间 需要应付，但可以推迟的话，便和 需要应付，但可以推迟的话， 对方预约下次会议时间， 对方预约下次会议时间，但一定要加上一个时间 限制，如半小时。 限制，如半小时。 （3）转给他人 问题与自己无关，立即请来客向有 问题与自己无关， 关负责人查询。 关负责人查询。 （4）让访客自行解决 鼓励来客自己解决问题，不 鼓励来客自己解决问题， 再花时间与对方交谈。 再花时间与对方交谈。