刍议基于大数据的企业档案管理信息化建设

刍议基于大数据的企业档案管理信息化
建设
摘要：档案管理一直是企业管理中的重要一环，现在，大部分的企业管理模
式已经进入大数据时代，大数据的统计与计算已经被企业广泛运用在企业管理建
设中。

本文主要分析在企业档案管理建设在大数据信息背景下的重要意义，多方
面阐述了企业档案管理信息化所面临的困境，并探索企业档案管理在当前背景下
的发展方向，以期为企业档案管理提供可行性的战略理论支撑。

关键词：信息化建设；档案管理；大数据
前言：目前，信息化高速发展，数据成为当今时代最重要的资源。

大数据背
景下，传统的档案管理模式也逐渐发展，逐渐向电子化模式转变。

企业的档案管
理也需要更新档案管理模式，提高管理工作的技术水平和信息化程度。

本文主要
针对企业档案管理数据更新与改革来进行探究。

档案管理在现今大数据时代背景
下的重要性日益凸显，亟需专业化的信息化管理模式介入。

但现存的管理档案技
术存在一些问题，必须深入分析现存问题，探索出一条具有可行性的企业档案管
理方向。

一、档案管理信息化的建设意义
（1）档案数据信息化势在必行
当今时代，数据先行，信息已成为企业发展的重要资源。

档案数据在企业中
的地位日益凸显，企业管理者必须重视档案数据的重要性，它对企业的发展起着
非常重要的作用。

信息化推动着企业现代化管理进程的发展。

企业开展档案数据
信息化的管理工作，可以为企业发展提供数据和理论支撑，并实现信息的层次化
和区别化。

信息化档案管理必须立足企业管理原则，对档案数据进行录入和优化，从企业自身出发，从实际出发，将档案数据的信息化管理列入到企业管理重点工
作中来[1-2]。

（2）拓展档案工作边界是档案数据信息化的优势
档案数据的信息化是对企业数据资源的再利用再循环，信息价值可以多次利
用并且为企业带来可观的收益和不可见的信息利用。

档案的信息化进一步拓展了
数据运用边界，开拓更多的运用信息的人员，充分享受信息所带来的利好。

档案
管理的利用范围大大增加，更加促进档案信息化进程的发展。

目前，档案管理工
作需要开拓新通道，改善之前的管理模式，提升档案信息的录入率和检索率，提
升信息的质量和层次，档案的服务职能得到有效展现，为企业的各项部门提供理
论依据和数据支撑。

（3）档案数据信息化为档案管理提供数据支撑
现代技术飞速发展，数据载体已经多种多样，例如扫描、光盘、微缩等技术，都可以将大量数据存入小小的载体进行存储。

与传统的承载方式完全不同，这样
的承载方式不仅可以存入文字吗，还可以存贮图形图片或视频，信息承载量大大
增加。

这样的技术更加为档案管理提供了重要支撑。

二、档案管理所面临的困境
在各个企业中，企业部门较多，所产生的档案数据庞大而复杂，在管理档案
的过程中，工作人员面临诸多的问题，企业管理者也需要衡量收益与支出成本，
若想优化管理模式，必须从企业实际出发，逐渐实现企业档案管理的信息化，不
断监督和审查，保障信息化建设的不间断发展。

（1）企业对档案管理缺乏应有重视
研究发现，部分企业对档案管理不重视，管理意识薄弱，忽略了档案在企业
发展进程中的重要性，对档案管理没有有效整合，对管理人员缺乏管理意识和培
训意识，管理层面出现很大的确实。

若想对档案管理模式进行调整和改革，必须
升级管理人员的技术能力，提升管理标准，提升档案录入的效率和信息分层化管理。

意识薄弱的管理方式是企业档案管理落后的原因之一。

（2）档案收集的设备不更新
企业的不重视导致档案收集管理的设备长期不更新，信息化的程度和水平都
比较低[3-4]。

在这样的情况下，企业必须引进先进的管理设备和技术，提升大数
据录入技术水平。

若想重点提升档案收集的工作效率，先进的设备的引进是必然。

可持续化的档案管理必须成为大数据时代下，企业档案管理的重要模式。

（3）管理档案的人员技术落后
传统的档案管理必须花费大量时间去收集整理和录入信息，人力和时间成本
非常高。

但信息化进程下，先进的技术设备和仪器可以有效提升管理的效率，提
升档案录入和存储的质量。

企业在购入设备后，必须提供相应的技术支持，对人
员进行重点技术培训，提升整体管理人员的技术和思想素养，重视档案管理工作，重视档案整理工作。

（4）管理流程陈旧
传统管理模式下，管理人员的管理流程长期不更新，已经严重脱离现阶段的
信息化档案要求。

档案管理工作的结果也差强人意。

在这样的背景下，企业管理
者必须优化管理流程，借鉴先进国家和企业的管理模式，吸收先进的管理经验，
更新管理方法，为开展档案信息化的工作做好准备工作。

三、企业管理中档案工作应采取的举措
（1）提升档案管理工作信息化程度
为了使档案更好的为企业服务，必须分类整理各项档案资料。

例如：不可逆
的档案资源进行扫描刻录，并进行信息化存储，同时实现在线检索阅览，实现分
享资源的目的，同时最大限度的保护好档案原件。

在企业内部充分宣传档案存在
的意义和作用，优化档案使用流程，重视数据使用行为，深度挖掘档案信息的使
用度，最大化的产生使用价值。

（2）细化健全制度
健全的制度是管理的有力手段。

在制度中，需要明确档案管理的内容，减少
档案管理的漏洞，提升档案管理的标准化和流程化，对档案的借阅、浏览、归档
等作出相应规定，对档案录入、存储、保管等工作进行标准化管理。

（3）强化档案管理流程，优化档案管库
档案管库的工作需要严格的管理流程限制。

科学的管库工作能够保障库房的
安全，例如防火、防盗等。

完善和优化管库流程，同时对档案管理人员提出要求，使他们更好的服务于档案的使用者。

（4）提高管理人员技术素养
引进专业的档案管理人员，引进高学历人才，是解决档案管理人员缺失的方
法之一。

同时，还需要对当下的管理人员进行继续教育和技术提升，针对性的提
升他们的管理技能和设备使用技能，提升他们的综合素养是档案管理工作的重要
策略。

（5）完善工作流程，规范工作机制
档案录入和存储等流程的审查和监督工作是保障档案工作质量的重要方式。

工作机制的严格执行能有效提升档案工作的质量。

若想不断提升管理水平，必须
加强管理审查，完善工作流程，规范工作职能方法。

（6）重视云计算技术，更新陈旧设备设施
引入其他渠道资源，建立数字档案馆，与各大档案馆建立联系，实现云计算
模式，增强信息化、自动化。

引入海量的资源体系更好的为企业人员服务。

减少
对传统档案的依赖，优化大数据的使用方式，并增强存储设备和仓储空间的更新，从而加大对档案管理的优化程度，为未来的信息化建设提供有效支持。

（7）设置分类入档，智能检索
分类整理和入档是检索的先决条件，海量信息覆盖下，如何挖掘具有使用价
值的档案信息，必须依赖智能检索，智能检索能够有效筛选信息，快速精准锁定
所需信息，让使用者的使用感受得到良好提升，检索信息的质量能够得到有效保证。

智能检索是信息获取的重要方式，是有利的档案管理工具。

四、结语
本文重点分析了目前档案管理在企业中所存在的不足，并分析了信息化档案管理的优势和必然性，在现阶段所需要调整的档案管理的问题，进一步优化了档案管理流程，最大可能地提升档案工作的信息化建设，为档案管理信息化提出了可行性的建议和策略。

作为企业管理者，想在信息化时代背景下更好地利用档案信息，必须重视和解决本文所提出的各种问题，积极加强档案管理的高度信息化建设是企业进入现代管理模式的必行之路。

参考文献
[1]钟小梅. 大数据背景下企业档案管理信息化建设路径分析[J]. 企业改革与管理,2022(5):28-30.
[2]杨祯. 基于大数据时代的企业档案信息化建设策略分析[J]. 新型工业化,2022,12(3):26-29.
[3]王勇. 大数据背景下企业档案管理信息化建设策略探索[J]. 兰台内外,2022(35):22-24.
[4]芦军萍. 大数据时代企业档案信息化建设的几点思考[J]. 科技创新导报,2021,18(29):126-128.。