医院基建档案资料收集应注意的几个问题

在 医院基建档案资料管理 过程 中， 资料 收集 是最琐 碎 、 最麻烦 、 同时又是最关键的一个环节 ， 因为它牵涉面广 、 内容 繁杂 、 时间跨度大 ， 是基建档案资料管理 的基础工作。 因此 ，
工程准备 阶段 ， 大量的文件是 由医院 即建设单位 收集 ， 到 但 了施工 阶段 ， 就会牵涉到不 同的施工单位 。如果建设项 目是 实行总 承包 的， 需由各 分包单 位负责 收集 、 整理 分包 范围 内 的档案资料 ， 然后交 总承包单 位汇总 、 整理 。如果建设项 目 由甲方分别 向几个单位发 包的 ， 由各 承包单位 负责收 集、 应 整理所承包工程的档案资 料 ， 直接交 甲方汇 总 、 理。在 并 整 监理方面 ， 监理单位理所 当然地 负责收集 、 整理 和监理有 关 的档案资料 。在竣工验收 阶段 ， 资料收集 的重要 时期 ， 是 各
有立项文件、 建设 用地 审批文 件、 勘测设 计文 件 、 投标 文 招 件、 开工审批文件 、 预算文 件、 工程 管理机构文 件等 ； 在监 理 方面有监理规划 、 监理会议纪要 、 进度 控制 、 质量控 制 、 价 造 控制和监理 总结等 ； 施工 阶段 有土建工 程资料 、 在 安装工 程 资料 、 基础设施文件、 材料检测 文件 和各 种施工试 验及施 工 记录文件等 ； 竣工验收阶段有综合竣工图 、 专业竣工图 、 工程
谢赐 业
Ｓ ＶＥ ＡＬ ＩＳ Ｅ Ｒ Ｓ ＵＥ Ｓ ＯＮ Ｔ Ｄ Ａ Ｃ Ｌ Ｅ ＴＩ ＣＨＩ Ｓ Ｍ ＡＮＡＧＥ ＥＮ Ｎ ＴＨＥ ＨＥ ＡＴ Ｏ Ｌ Ｃ ＯＮ ＯＦ ＡＲ ＶＥ Ｍ Ｔ Ｉ
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【 摘
要】 资料 收集是 医院基 建档案 管理 的 关键 环节。要做好 这一环 节工作 ， 必须 明确 医院基 建档案
般来说 ， 较大的工程项 目其施工 单位 的管理都 比较 规 范， 他们都会配备专职 的档案资料 管理员 。但 是 ， 医院建设 大项 目毕 竟不 多 ， 更多的是 一些 中小项 目和维 修项 目， 而这
一
些小项 目往往 是由一些挂靠公司承包 ， 这些小公 司为 了节 约 成本 ， 很少有专 职档 案资料 管理 人员 专 门从 事资 料收 集工 作， 大多是 由施工员兼资料 管理员 ， 他们对 档案资料 管理既
资料 收集范围， 实好各有 关单位和部 门的责任并给予具体 的指 导。应善 于运 用 Ｉ 术对 医院基 建档 案进 落 Ｔ技
行 现 代化 管理 。
【 关键词】 医院基 建
资料 收集
档案管理
ｄ ｉ１．９ ９ ｊｉ ｎ １７ ３ ２ ．０９ ０ ．７ ｏ：０ ３ ６／． ｓ．６ １— ３ Ｘ ２ ０ ． １０ ４ ｓ
医院基建档案资料管理员必须抓 紧抓好这个关键环节 ， 体 具
应 注 意 以下 几 个 问题 ：
１ 明确 工程档案资料收集范围
要做好医院基建档案资料收集工作 ， 就必须对工程档案 资料的收集有一个 明确的范 围。总的来说 ， 每一个工程项 目 都必须经过工程 准备 、 监理 、 施工 、 竣工验 收等几个 阶段 ， 而 每个阶段必然产生不 同的文件资料。例 如， 在工程准备阶段
３ 指 导 好 各 施 工 单 位 和 部 门 进 行 资 料 收 集 、 理 工 作 整
竣 总结 、 竣工验收记录 、 工程决算及交付使用财产文件 、 声
像及电子档案文件等 。不 过 ， 对于不同地区、 不同规模 、 不同 使用功能的项 目在每个阶段所 产生 的文件资料又有所不 同。 比如在广州市 ， 估算总投资在 ３ ０ ００万元 以上 的市 统筹项 目，
我院提交该收集的资料 ， 甚至把部分消防产品生产合格 证都 丢失 了 ， 来花 了好 长时 间才 把资料补 齐 ， 后 严重影 响 了工程 项 目质监验收 。经此教训之后 ， 我们对 以后的建设 项 目特别 注意做好施工单位的资料收集整 理的指导工作 ， 除了印发资 料收集范 围和清单之外 ， 还要求施工单位备有存放资料的文 件柜 ， 用不 同的文件 盒分 门别类 把不 同时期 的资料保 存 下 来， 定期进行整理 。医院的资料管理员还定时到工地办公 室 检查资料收集整理情况 ， 发现问题及集 中在 这个 阶段 汇总 ， 院方资 料 管理员要对照清单加以收集 ， 对所缺资料要及时催收 。 此外 ， 了确保每个基建 项 目的档案资料能按时 、 为 按质 、 按范围收集齐全 ， 建设单 位还应在各种 施工合 同中明确有关 单位在档案资料收集方面的要求及违 约责任 。
现代 医院 ２ ０ ０９年 １月第 ９卷第 １期
医 院 管理 篇
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医院 基 建档 案 资 料 收集 应 注 意 的几 个 问题
不很熟悉 ， 又不大重 视。 因此 ， 建设单 位的档 案资料 管理员 定要在工程开工前 ， 对各有关单位 的资料管理人员进行资
一
料管理责任交底 ， 必要 时进行 简要 的技 术讲解 ， 提醒 注意事 项 。我 院就 曾遇到过 以下情况 ， 某施工单位派驻工地的施工 员 （ 资料管理 员） 在责任交底 时， 兼 ， 该施工 员 由于对 资料管
就强 委托有相应资质的工 程咨询机构编制项 目可行性研究 报告 ； 估算投资在 ５０ ０ ０万元以上 的市统筹项 目， 就要实行 工 程代建制 ， 而一般规模 比较小 的项 目就没有这些程序 。又比 如住 院楼工程项 目， 了土建 、 电、 明、 防、 除 水 照 消 通讯 、 息 信
系统等之外 ， 还需要中心供氧、 负压 、 对讲等设备带系统 。所 以， 在订立档案资料收集范 围时 ， 设单位 的资料员要 事先 建 了解清楚工程项 目的规模和使用功能等情况 ， 以便在资料 收
理 的时 限性和重要性认 识不足 ， 对我院档案资料管理员提 出 的要求有点不 以为然 ， 结果在工程竣工后很长时间都没 有 向
集和汇总时做到心中有数 ， 同时对照有关文件要求 ， 出必须 列 收集的档案资料清单 ， 把清单印发到各有关单位和部门。 并
２ 落实 好 档 案 资 料 收 集 的责 任