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会展组织流程
会展是指会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。

其概念内涵是指在一定地域空间，许多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会活动，其概念的外延包括各种类型的博览会、展览展销活动、大型会议、体育竞技运动、文化活动、节庆活动等。

会展引是指围绕特定主题多人在特定时空的集聚交流活动。

狭义的会展仅指展览会和会议；广义的会展是会议、展览会、节事活动和奖励旅游的统称。

会议、展览会、博览会、交易会、展销会、展示会等是会展活动的基本形式，世界博览会为最典型的会展活动。

一、邀请
不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。

作为主办者，邀请的方式非常重要。

二、签到与入住安排
如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。

但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

三、餐饮安排
一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。

餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。

四、秘书服务
所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。

这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

五、茶歇
茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。

茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

六、翻译
可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。

其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂）。

所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。

七、车辆调度
重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。

通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。

对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵
达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

八、健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。

但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。

主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。

九、保险知识
组织展览需要办理保险。

展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。

因此，展出者需要自行安排保险。

十、礼仪和迎送
对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。

礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。

值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。

各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

十一、展台人员训练
为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。

不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。

培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。

如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。

培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。

十二、秩序维护
对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。

小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。

大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。

十三、会展考察
实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作）。

十四、会展设计
如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。

有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。

十五、产品展位装潢及展具使用
尽管中国产品一向以价廉物美著称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。

许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外，往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。

十六、交际酒会
交际/酒会一般需要细心策划。

酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。

交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。

涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。

重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

十七、新闻发布会
新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。

一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。

记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。

另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。

在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。

4.0 会展业务流程及具体实施步骤
4.1 会展业务流程图
本公司各会展业务项目严格按照业务流程组织实施，业务流程图如下：
4.2 会展业务流程的具体实施步骤及要求
4.2.1 第一步初步选题
了解宏观的政治经济运行环境，分析时事动态、社会热点，把握市场需求和行业发展趋势，通过触发联想，大胆推测，拟定展会项目的选题内容。

展会选题可由公司任何人员向总经理或分管领导提出，由分管领导或总经理召开会议，经过进一步的会议讨论分析和选题评审，确定选题是否可行，并填写《会展项目选题上报表》，认可后指定项目小组及组长，随即进行调查研究。

（一）要求与注意事项
1、选题要考虑社会环境因素（包括政治因素、经济因素、社会因素和时代因素）、项目涉及的行业因素（如行业发展现状、市场空间、产业政策导向）、项目针对的市场因素（参展商的参展需求与观众的需求）和举办者自身的因素（如财力、人员、时间与精力、管理等因素），要求符合市场需求，体现行业发展趋势，反映社会热点。

2、选题要遵循效益性原则、可行性原则、创新性原则和灵活性原则。

既考虑经济效益，也考虑社会、文化、生态等方面的效益，追求微观效益与宏观效益的统一，近期效益与远期效益的统一。

选题具有现实或潜在的经济增长点。

3、一般情况下要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展览
设施条件等特点，首先考虑本区域的优势产业和主导产业，其次考虑重点发展中的行业，再次考虑政府扶持的行业。

（二）文件与记录
1、《会展项目选题上报表》
2、选题评审会议记录注：开发新的会展项目才需要此步骤并留下相应记录。

4.2.2 第二步调查研究
项目经理制订《会展项目调研计划》，指定项目小组长制订《会展项目调研方案》，牵头组织项目小组成员深入相关行业的企业、市场进行调查研究，并留有调研访谈记录。

本着“一切从实际出发，实事求是”的严谨态度，收集相关信息和数据，由项目小组成员进行初步整理和统计分析，并将有效信息和准确数据交数据库管理员录入数据库。

调研结束后由项目经理牵头拟写《会展项目调研报告》，交总经理批阅。

（一）要求与注意事项
1、调研前根据需要制订调研计划，科学安排时间、分配人员。

拟写的调研方案要包括以下内容：项目名称、调研区域范围及对象、调研人员、调研内容、调研手段及日程安排。

2、调研的关键：采用多种灵活有效的调研手段（如：通过走访行业协会、咨询业内人士、查找相关资料、进行实地调研等），针对目标对象，收集全面丰富、详实的情报信息和数据资料。

3、调研的重点：要具体调查分析预选项目所属行业的市场状况，要摸清市场的归属，即属买方市场还是卖方市场。

并了解预选项目涉及的产品门类细分、企业分布状况及发展现状、知名企业、具有行业代表性或区域代表性的企业、产品代理及销售情况、企业的需求及企业对展会的建议和参展意向、可合作的单位、本地企业的状况等，研究本选题与同类题目或相关题目在市场上的异同点，分析项目的优劣势与可行性。

（二）文件与记录
1、《会展项目调研计划》
2、《会展项目调研方案》
3、调研访谈记录（注：访谈记录要素包括访谈对象个人及公司信息、访谈内容及结论）
4、《会展项目调研报告》（注：报告应有数据分析与结论）
4.2.3 第三步可行性论证（效益风险预测）
调研结束后，将收集的情报信息、数据资料进行整理，“去伪存真，去粗取精”，保留真实准确的信息数据。

由总经理或项目经理召集项目小组成员及相关人员开会讨论，并对其进行定性定量分析，预测该项目可能带来的经济效益、社会效益和潜在的风险以及由风险带来的损失，进行可行性论证，并由项目经理撰写《会展项目效益风险预测报告》。

（一）要求与注意事项
可行性论证要分以下三个方面进行经济效益预测：
1、展览项目经济效益预测：要根据展览会的规模，按预计销售展位和广告的数量、价格进行计算；其费用预算，要根据前期招展费、宣传广告费、考察差旅费、行政办公费、场地租赁费、展具租赁费、展位搭建费、广告载体租赁费及广告制作费、水电费、卫生保洁费、保安费、消防费、开幕式费用、场地电话费、夜间值班费、差旅费、食宿费、补助费、礼品费、记者稿费、工商办证费、合办单位的分成比例及有关费用、招展代理费、税费、不可预见及物价变动等进行计算。

2、会议及活动项目经济效益预测：根据会议的规格档次，按会议室出租费、会议设备租赁费、服务费、花草租赁费、卫生保洁费、保安费、礼品费,不可预见及物价变动等进行计算；根据活动的类型、规模、场地租赁费、设备租赁费、服务费、花草租赁费、卫生保洁费、保安费及不可预见及物价变动等进行计算。

3、广告项目经济效益预测：要根据广告设计费、制作费、稿费、媒体发布费、二级代理费、效果测定费、工作人员差旅费、行政办公费、税费、不可预见及物价变动等进行计算。

另外，预测项目的经济效益的同时，要考虑其带来的社会效应和风险。

（二）文件与记录
1、《会展项目效益风险预测报告》
2、会展项目可行性论证会议记录
4.2.4 第四步确立项目与项目报批
选题在调研后，经过效益风险预测，比较得失，分析利弊，认为可行，则办理立项手续，由项目经理填写《会展项目立项报告书》（附件1）。

立项报告须经公司总经理办公会议讨论通过，重大项目须报总公司审批，审批通过后则确立项目。

（一）要求与注意事项
《会展项目立项报告书》按内容可分为展览项目、会议项目和宣传项目。

1、展览项目：展览会的办会宗旨；展览会名称、时间、地点；办会方式、展览内容、展览项目、规模；举办单位、组织结构；各单位责权利；调查报告（或可行性分析及经济效益测算）等。

2、会议及活动项目：会议宗旨；大致内容、会议名称、时间、地点、方式；组织机构、组织方式；日程安排、调查报告（或可行性分析及经济效益测算）等。

3、宣传项目：宣传主体；宣传诉求；目标市场；宣传方式（设计、制作、代理）；媒体选择；合作单位及其责权利；调查报告（或可行性分析及经济效益分析）等。

（二）文件与记录
1、《会展项目立项报告书》
2、总经理办公会议记录与总公司审批记录
4.2.5 第五步总体策划
项目经理牵头制订《会展项目总体方案》，对既定项目进行总体策划。

策划要从大处着眼小处着手，宏观上考虑政治经济文化环境，微观上考虑市场行业需求和展览项目涉及的方方面面及利益关系。

整合办展资源，具体包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具等）以及信息资源和社会资源。

要调动一切可以调动的力量，寻求独特的角度和切入点，突出项目的新颖独特性和可操作性。

进行项目障碍分析，找出运作中的薄弱环节，预测项目实施过程中可能出现的障碍并提出解决预案，目的在于以较少的投入产生较大的经济效益和良好的社会效益。

办公室负责联系该项目所属行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行
业媒体，寻求他们的支持并确定为主办、承办或协办单位，并根据有关规定，准备项目工商登记所需材料（如公司营业执照复印件、法定代表人身份证复印件、批准/备案文件、主办单位文件、《场地使用证明书》、《工商登记申请书》、《总体方案》、工商登记表格等），办理工商登记。

（一）要求与注意事项
1、总体策划要力求系统全面，要有前瞻性，要站在全局的高度，同时要有亮点策划的内容。

在项目时间地点的选择上要避开国内外或本区域内同类展览。

2、总体方案应包括以下内容：办会宗旨及工作指导思想、组织机构及总体设想、招商重点、招商方式、宣传策划、广告创收、有效观众组织、展馆安排、会务接待、安全保卫、现场管理与服务等,为今后细化方案的制订及筹备工作的开展起到指导性作用。

3、信息资源是指目标客户的信息量、合作单位的信息量、还有关于该项目的行业、产业的信息量，如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的热点等；社会资源是指与该项目所属行业的主办单位、主管部门的关系，与全国及海外全作伙伴、招展组团代理的关系，还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等。

4、要取得行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体的支持并使其成为会展项目的主办、承办或协办单位。

其意义在于：
（1）可以提高展览会的档次、规格和权威性；
（2）扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传与炒作；
（3）提高行业号召力，利于组织目标客户参展或目标买家参观；
（4）能代表行业的发展状况和趋势；
（5）能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略。

（二）文件与记录
1、《会展项目总体方案》
2、主办、承办、协办单位的批复文件或协议等
3、工商登记材料（见上）
4.2.6 第六步制订细化方案
既定项目的细化方案包括：宣传推广方案、展商邀请方案、观众组织方案、广告创收方案；
开幕式具体实施方案、现场氛围营造方案、现场管理方案、安保方案；贵/嘉宾邀请方案、
领导来宾接待方案、展商记者接待服务方案（《参展指南》、《观展指南》、《采访指南》）、招
待酒会方案、礼品发放方案等；研讨会、信息发布会、产品推介会等会议方案；其他配套活
动方案等。

上述细化方案可由项目经理指定人员分头落实，并最终统一汇总归入《会展项目
方案集》后归档。

（一）要求与注意事项
1、方案制订力求细致，并有可操作性
2、方案要经过评审与审批。

（二）文件与记录
1、《会展项目方案集》
2、各具体方案
3、方案的评审与审批记录
4.2.7 第七步展前工作
按照细化方案要求，项目经理组织人员通过采取多种手段予以贯彻实施,主要包括四大块内容：
4.2.7.1 宣传推广
宣传负责人分析该项目涉及的宣传受众、受众获得信息的途径、自身拥有的媒体资源以及该行业的宣传渠道，确定宣传的重点区域、重点对象和宣传时机。

根据拟定的《宣传推广方案》的要求，通过优化组合网站、专业杂志、报纸、电视、广播电台和协会及其他专业组织的内部刊物、自办刊物等媒体资源，采取产业新闻报道、行业/企业人物专访、信息发布会、记者联络会以及资料寄送、上门走访、参加同类展会、邮件短
信群发等形式进行宣传推广。

要将宣传推广、展商组织与观众邀请密切结合，充分利用主办单位的分支机构、行业协会、参展商、组展中介等进行展会宣传。

同时通过户外广告进行宣传推广，即是利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场、专业市场、市内主要街道与展馆周围等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。

其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。

（一）要求与注意事项
1、广告宣传要有针对性、创意性，并与展商邀请和观众组织密切结合。

2、广告宣传要调动一切可以调动的力量，整合资源，利用各种关系网络，以最少的投入获得最佳的宣传效果。

（详见“附录三：展会宣传推广的常用媒介与方式”）
（二）文件与记录
1、《媒体资质调查表》
2、《大众媒体投放计划》
3、《专业媒体投放计划》
4、与媒体的合作协议
5、媒体合作事项跟踪表
4.2.7.2 展商组织与观众邀请
首先，组建展会营销网络。

项目经理组织项目工作小组分析识别参展商的需求，研究确定展位招商对象，寻找选择合适的招商途径，以自行招展为主要方式，联合主办单位的分支机构、行业权威机构、当地行业协会、组展机构（公司），及海外的代理招展机构等，建立展会营销网络。

选择具有实力的招展组团代理并建立广泛的营销网络是展览会招展组团成功的重要环节。

因为他们：1、能提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；2、能善用资源，优势互补，加快资源整合；3、能最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；4、能最大限度地降低招展成本。

其次，组织实施具体的展商组织与观众邀请工作。

具体包括：
1、建立展商、观众资料库。

收集可能参展的企业名录和可能参观的采购商名录，建立资料库（如果是曾办展会，则要充实完善资料库）；
2、设计制作展会宣传资料。

通常有邀请函（可细分为展商邀请函与观众邀请函）、参展指南、观展指南、门票、调查问卷、征询表、展会进展报告等；
3、寄发展会宣传资料，督促合作单位同步开展工作。

对可能参展的企业名录和可能参观的采购商名录进行分析研究、筛选甄别，选择性分期寄发邀请函、调查问卷、征询表、门票及展会进展报告等宣传资料；同时让主办、承办、协办、支持单位打印文件并下发，让代理招展机构同步展开展商组织和观众邀请工作；
4、跟进资料寄发情况，检查合作单位的工作进展。

通过电话联系客户，确认展会资料是否收到，回收调查问卷和征询表，了解参展意向，并对客户存在的疑问进行解释说明，传真展会详情（参展指南、观展指南、招展进度报告、展会宣传计划等），鼓动客户届时参展或观展。

5、预约走访意向企业，进行参展洽谈。

通过调研，确定展商组织和观众邀请的重点区域、重点对象，上门拜访具有行业代表性、区域代表性、权威性和号召力的牵头参展企业；同时动员一切可能参展的企业尽快参展；
6、了解对口观众信息，即时实施观众邀请。

在展商组织的同时，了解对口观众的分布状况、信息传播渠道，并随即着手展开采购商邀请的相关工作。

（一）要求与注意事项：
1、招展合作单位条件的要求包括：
（1）能切实有效地开展组团工作；
（2）在该行业有较高的信誉和威望；
（3）有一定的组团招展经济实力；
（4）能指派专职人员负责该项工作；
（5）有丰富的招展组团工作经验。

2、展商组织与观众邀请要紧密结合，并使宣传推广与之密切配合。

3、邀请函可依据实际情况分期寄发
(1)招商初期（展会前7-9个月）全面寄发第一轮邀请函（可以简单型邀请函或门票），对展会进行初步宣传，主要是起预告性作用；
(2)招商中期（展会前4-6个月）针对潜在的参展企业和重点企业，寄发邀请函及相关资料（主要是介绍历届展会成果、本届展会特色和亮点、招展进度报告、参展指南等），吸引参展或观展。

(3)招商后期（展会前2-3个月）针对未参展的企业寄发门票及相关资料（主要有《参展指南》、《观展指南》、介绍展前展位供不应求及展会配套活动等类似信息），侧重组织有效观众。

4、展商组织与观众邀请的方式（详见“附录四：展商组织与观众邀请的主要渠道与方式”）
5、如果自己没有展览场馆，则在邀请函制作之前就要落实展览场地，以便设计展位图纸。

6、要时时督促招展合作代理，了解他们展商组织与观众邀请的进展情况。

（二）文件与记录
1、招展代理机构的资质调查记录
2、与招展代理机构的合作协议
3、资料库记录统计表
4、邀请函、调查问卷、征询表、门票、参展指南、观展指南
5、招展进度统计表等
4.2.7.3 展务与会务筹备
4.2.7.4.1 展务筹备
1、统计用水用电用气要求；
2、联系并确定展具租赁公司、展品装卸公司、楣板制作公司；
3、地毯面积测算与购买；
4、落实展品临时仓库；
5、展会氛围营造方案的制订与实施（大型户外广告、气球、彩虹门、横幅、直幅、P OP广告的制作发布）；
6、展馆现场管理手册的制订；
7、联系开幕式主席台搭建单位；。