企业会议筹划的关键与细节

企业会议筹划的关键与细节
策划人明确职责与任务
一个胜利的会议，离不开一个优秀的会议策划人。

策划人要明确自己的.工作职责——作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。

以下的各项工作能反映会议筹划者的多面性与综合素养：擅长与人共事、擅长留意小节、擅长解决问题、擅长与人协商、能够管理睬议财务事宜、能够支配恰到好处的菜单、能妥当接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事坚决、执着。

另外，策划人要十二分地明确自己的策划任务——制定打算，确定必需要做的事项以满意会议的需要并到达会议确定的目标、制定会议议程、了解可供使用的场所和设施状况、选择或提议合适的场所、检查并比较各项设施、支配交通事宜、协调会务工作人员的活动、制定可行预算或按既定预算支配有关工作、确定各项工作的时间支配、视察选定的场所和设施、与各有关方面进行接洽〔旅行社等〕、同会议发言人和各位贵宾进行联系。

作为企业最高管理者，在选择策划人时，可根据以上标准作为参考。

明确会议节点
做会前，要先明确会议活动中的关键节点。

1．明确会议类型会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境。

明确会议类型是策划并胜利召开会议的前提。

召开会议是要到达肯定的目的和目标的，因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的打算。

比方开商务会议，肯定要细心筹备，确定相应的与会人员及重要嘉宾；选择
召开会议的最正确时间及最正确地点；制定商务会议议程等。

议程应明确会议的有效目标并选择最正确的会议议程支配。

2．确定筹划及执行会议的团队在一个公司里，从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参加会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。

无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺当完成。

他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

3．有效沟通在筹划一个会议时，筹划者最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求到达的结果，在双方的看法达成全都后，筹划者就可以做下一步的会议筹划了。

落实详情是关键
真正操作好一个会议，从筹划开头，到详细操作并落实每一个详情，其过程相当辛苦和冗杂多变。

假如是在主办单位所在地举办会议，由于各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺当，假如是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，许多因素是办会者预先无法意料和掌握的。

如：1．工作量大、涉及面广、事无巨细、亲历亲为。

会议执行人员需耗费大量体力和脑力；2．由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都阅历丰富，需要相关人士的指教；3．由于要与不少相关单位〔酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等〕发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。

这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。

诸如此类的问题，会有许多。