著名物业公司办公室主任岗位说明书

任职资格
教育水平
大学本科及以上学历
专业
物业管理或行政管理相关专业
培训经历
接收过行政管理以及物业管理知识培训
经验
含有五年以上行政管理或物业管理经验,两年以上管理岗位工作经验
知识
熟悉行政管理和物业管理知识
了解办公自动化,与物业相关法律法规
技能技巧
熟练使用办公软件、含有一定网络知识
含有英语口语Байду номын сангаас话水平
含有较强写作水平
负责审核车辆维修保养计划,及维修保养费用控制,督促车辆安全使用情况,抽查车辆保养情况
负责印章登记、使用
审核证照年检计划,督促各类证件登记、年审,检验证件借阅及存档情况。审批证照费用
组织企业报刊杂志征订,督促报刊杂志发放、信件处剪发放工作
职
责
四
职责表述:负责督促党工团日常管理工作。工作时间百分比: 10％
含有汽车驾驶技能
个人素质
个人能力
含有较强推理判定、计划能力
含有较强协调能力、组织能力、人际能力、信息管理能力和冲突管理能力
含有较强亲和力和倾听力
身体素质
身体健康,无传染病,有充沛精力
其它
使用工具/设备
计算机、电话、Intranet网络、交通及通讯设备、计算器、档案柜
工作环境
独立办公室或公用办公室
工作时间特征
某著名物业企业办公室主任岗位说明书
岗位名称
办公室主任
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
1人
直接上级
主管职能部门副总经理
工资等级
直接下级
秘书、干事、车管组组员
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
工作综述
为物业企业内部办公提供便利,为总经理层提供支持。总体负责企业办公室日常事务、会议通知、组织、统计、会议室安排、负责协调企业各部门之间及企业与外单位关系。总体负责企业文件、档案、车辆、印章、各类证照管理和党工团日常工作。
二
职责表述:全方面负责行政办公室日常工作工作时间百分比: 40％
工作
任务
确定本部门工作计划,定时召开例会,部署、检验、总结工作、培训部门职员。
关键事项立刻向主管领导汇报,拿出处理方法并主持实施
职
责
三
职责表述:负责文件、档案、车辆、印章、各类证实管理工作工作时间百分比: 15％
工作
任务
组织企业文件撰写、审核、上报、下发,督促文书收发、登记、存档
权限三:对上级提出本职员作合理化提议权
权限四:对各部门行政工作落实监督检验权
权限五:对企业制订制度和决议、总经理指令监督实施权和督办权
权限六:对汽车使用指挥权
权限七:对部门预算内费用审批、使用权
工作协作关系
内部协调关系
计财部、人力资源部、物业部、管理部、工程部、经营部、市场部
外部协调关系
国投企业、工商局、技术监督局、民政局、政府部分、媒体
职责与工作任务
职
责
一
职责表述:负责协调企业内部各部门之间或企业与外单位关系,沟通内外关系。工作时间百分比: 25％
工作
任务
组织企业各类会议,向各部门传达会议精神,对工作中存在问题立刻向相关领导和相关部门反馈
对上级通知和外单位业务联络立刻向领导汇报,并依据领导指示通知相关部门实施。接待内外来访人员
职
责
工作
任务
组织编制党工团年/月/周工作计划并组织实施
督促党工党组织发展工作
督促检验党工团组织费用收缴工作
组织职员生日活动,党工团培养教育工作
职
责
五
职责表述:领导交办其她工作。工作时间百分比: 10％
工作
任务
完成总经理层领导交办各项其她任务
权力
权限一:有对本部门下级人员调配提议权和任免提名权
权限二:对部门下属职员工作有指导和监督权、检验权
常常加班,偶然出差
所需统计文档
企业上报或下发文件、经营计划、总结、会议文件、研究汇报、法律文本
备注