无纸化会议系统建设及应用实例

无纸化会议系统建设及应用实例
钱俊凤;付鋆;陆岫昶
【摘要】本系统采用B/S架构开发,利用无线通讯技术实现了移动终端设备和服务器的连接、利用Java与ActiveX COM组件交互技术实现了各类文档的转换、利用HTML5技术及DOJO组件实现了移动端的前端界面.实现了office文档、pdf 文档、图片等各类文档的在线浏览及批注.
【期刊名称】《贵州电力技术》
【年(卷),期】2017(020)003
【总页数】4页(P61-63,78)
【关键词】无纸化;会议系统;“零”安装;会议效益统计
【作者】钱俊凤;付鋆;陆岫昶
【作者单位】贵州电网有限责任公司信息中心,贵州贵阳550003;贵州电网有限责任公司信息中心,贵州贵阳550003;贵州电网有限责任公司信息中心,贵州贵阳550003
【正文语种】中文
【中图分类】TP3
无纸化会议系统建设旨在结合贵州电网有限责任公司目前会议现状，为贵州电网有限责任公司各单位实现无纸化会议管理，有效对会议进行管控，提升会议效率，节约行政成本，通过先进的移动通信技术来实现低碳办公、高效会议的目标[1]。

1.1 系统架构设计
本系统采用B/S架构开发，利用无线通讯技术实现了移动终端设备和服务器的连接、利用Java与ActiveX COM组件交互技术实现了各类文档的转换、利用HTML5技术及DOJO组件实现了移动端的前端界面[2]。

实现了office文档、
pdf文档、图片等各类文档的在线浏览及批注，最终完成无纸化会议系统的建设[3]。

各类移动终端可直接使用浏览器访问和使用系统，达到了客户端“零”安装，实现了纸质会议向无纸化会议系统的顺利过渡。

贵州电网有限责任公司本部无纸化会议系统拓扑图如图1所示。

为保证系统的可靠性、兼容性、易用性及安全性要求，本系统满足以下设计原则[4]：
(1)开放性原则：支持多种硬件平台，采用通用软件开发平台开发，具备良好的可
移植性。

采用标准开放接口，支持与其它系统的数据交换和共享。

(2)标准化原则：所有各项软件开发工具和系统开发平台应符合我国国家标准、信
息产业部颁布标准、电力行业相关技术规范和要求。

(3)参数化原则：实现完全模块化设计，支持参数化配置，支持组件及组件的动态
加载。

(4)安全性原则：用户认证、授权和访问控制，支持数据库存储加密，数据交换的
信息包加密，数据传输通道加密。

(5)可靠性原则：能够连续7×24小时不间断工作，软件系统应具备手动恢复措施，手工恢复时间<0.5小时，以便在发生错误时能够快速地恢复正常运行。

(6)兼容性原则：满足向下兼容的要求，软件版本易于升级，任何一个模块的维护
和更新以及新模块的追加都不应影响其他模块，且在升级的过程中不影响系统的性能与运行。

(7)易用性原则：具有良好的简体中文操作界面、详细的帮助信息，系统参数的维
护与管理通过操作界面完成。

1.2 系统部署方式
1.2.1 移动式部署
对于会议较少、并发量不大的地方，可采用此种方式部署，如出差情况下出差人员内部会议。

即只部署一台会议系统服务器即可，此服务器可为笔记本电脑，功能包括前端应用服务、数据服务和后台管理服务。

1.2.2 集中式部署
对于会议较多、并发量较大的地方，采用此种方式部署，如会议室较多公司内部场所的日常办公会议。

即部署2台服务器，一台安装前端应用服务，另一台安装数
据服务和后台管理服务。

可同时支持多个会议召开、每个会议多个会议终端同时使用。

1.3 系统总体功能设计
1.3.1 无纸化会议管理系统服务端功能设计
(1)会议信息维护。

在服务器端对会议基本信息、议程信息、议程目录信息、会议
资料文件、会议状态的管理及会议资料文件格式转换功能。

可定义会议资料顺序，标记重点文件。

可定义保密议程，选定的设备分组才可查看此议程。

上传资料权限控制，可选定部门来上传该议程的资料。

(2)会议设备管理。

按分组管理的方式管理移动终端设备，给设备编号及设定分组，并设定设备可查看的会议议程。

(3)批注笔记管理。

对参会人员所做批注笔记的管理，支持笔记文件下载及发送到
用户设定邮箱功能。

(4)上传会议资料。

在会议之前能按会议类别和需要，上传会议资料，做好会议准备。

(5)一键导入。

根据Excel模板文件及会议资料目录导入会议信息到系统中，包括
会议基本信息、议程信息、议程权限信息及会议资料文件全部一键导入系统。

(6)会议效益统计。

能统计会议的效益，如开会次数、资料纸张数等。

(7)用户管理。

支持用户记录的创建及相关功能点与会议资料的查看授权。

1.3.2 无纸化会议管理系统用户终端功能
(1)资料分类查看。

在移动端上能够选择查看会议的基本信息和议程信息及议程相应的资料文件列表。

(2)会议登录。

参会人可以依据其不同参会的信息选择不同的会议室登录，登录需要会议室主持人提供的密码，保证会议安全。

(3)会议资料浏览。

能支持多种文档格式(Word、Excel、PPT、PDF、TXT等)及图片格式的文件查看。

(4)文档定位查看。

对文档，支持大纲、缩略图、页面跳转、自动播放等功能。

(5)会议议程。

列出会议议程资料，让参会者更明白会议召开的步骤，便于更好地配合会议。

(6)会议笔记。

能对会议的召开作笔记。

(7)屏幕共享。

实现现场主持人电脑向移动终端的屏幕共享功能，方便同步浏览资料。

(8)技术架构和维护。

采用B/S架构实现，方便终端运维工作。

(9)用户终端支持。

满足对笔记本电脑、手机及其它平板电脑的支持，支持IOS、Android、WP等智能终端操作系统。

1.4 会议安全性设计
(1)无纸化会议系统会议资料由专人统一管理并存储于系统服务器中，且终端浏览的会议资料默认无法下载，只允许通过会议创建者及系统管理员获取资料原件，确保机密文件零泄漏；
(2)与会者采用终端设备在得到会议主持人的会议ID及密码后，才可在线浏览会议
资料，且不能私自下载资料挪作他用。

无纸化会议系统只需要一台服务器即可部署完成，物理机、虚拟机均可以成功搭建，服务器上部署有MySQL数据库、tomcat中间件、应用程序、办公软件等[5]。

在办公区域的无线网络满足服务器端及会议终端互通的情况下即可召开无纸化会议。

系统部署简单高效，其具体架构图如图2所示。

(1)无纸化会议系统实现会议无纸化，极大的节约了会议用纸、油墨、打印机等设备，并将会务人员从繁重的工作中解放出来，有效节省人力物力。

(2)无纸化会议系统上传会议资料便捷速度，会中更新会议资料只需进入管理界面
重新上传该资料，参会终端上的会议资料会同步更新。

(3)无纸化会议系统兼容各种文件类型，常见的DOC、XLS、PPT、PDF、TIFF、JPG、GIF等文档均可支持；无纸化会议系统支持多种类型操作系统，包括微软windows、谷歌Android、苹果IOS等，无平台及浏览器限制。

(4)无纸化会议系统界面风格简单明朗，对于使用者几乎可实现“零培训”；同时，系统采用B/S架构，支持参会人员会议终端零安装；用户可通过会议终端及时准
确定位所需资料，及时把握会议主旨及核心思想，提高了会议效率。

(5)无纸化会议系统将会议资料集中存储于会议系统指定存储空间，且与会者得到
会议主持人的会议ID及密码后，才可在线浏览会议资料，且系统默认与会人员无法下载资料。

有效保障了保密会议的安全性。

4.1 管理效益
4.1.1 增强资料安全性
系统使用前，会议资料都是纸质资料，各个部门在不同的打印机上打印，极易造成资料的丢失和泄密。

而且会议结束后，还需专人进行资料的回收和销毁，过程繁琐，也容易造成资料丢失及泄密。

使用无纸化会议系统后，所有资料均保存于服务器，资料集中管理，销毁也十分方便，大大提高了安全性。

4.1.2 提高会议召开效率
系统使用前，各部门须在会议召开前3个工作日提交会议议程和资料，并且各个
部门均要负责打印各自的资料，在会场又要分发资料，耗费大量的人力、物力及时间，无纸化会议系统使用后，各部门只需提交电子文档给会务人员，整个会议准备过程可压缩至1个工作日，而且把各个部门准备会议资料的相关人员从打印、装
订文档的工作中解放了出来，效率大大提高。

使用无纸化会议系统后，在会议召开过程中，参会人员可以方便快速的定位文档及文档章节，查看资料的效率也大大提高。

4.1.3 提高应变能力
使用无纸化会议系统前，如果突然发现资料有误需要更改，则需要重新打印，但在时间紧迫的情况下，甚至根本没时间重新打印，应变能力极差，而使用无纸化会议系统后，更改资料只需重新上传更改后的资料，应变能力大大提高。

4.2 经济效益
4.2.1 降低人力成本
原来需要多人来打印、装订、分发资料的工作，现在可缩减为1人进行，人力成
本大大降低，而工作效率却大大提高。

4.2.2 节约办公费用
传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。

无纸化会议系统的建设并投入使用，有力的支撑了国家关于加强节能工作的安排，高效落实了节能减排的政策措施，履行中央企业带头节约资源和保护环境，带头完成节能减排任务的社会责任。

技术路线选择和技术实现科学、合理、高效、便捷，在项目研究推广实施中，系统关键技术及系统功能特点得以完全实现，在试运行期间，应用单位能够稳定、可靠运行和使用。

该系统建设达到预期的技术要求和功能
实现，有效对传统会议进行了绿色高效变革，达到了日常办公会议节能环保、清晰管控、安全保密、经济实用、保密安全、用户体验度高的建设目标，具有长远可持续发展的经济效益。

【相关文献】
[1] 刘进军.电能系统未来发展趋势及其对电力电子技术的挑战[J].南方电网技术，2016，10(3):78-81. Liu Jinjun. Future development trend of power system and its challenge to power electronic technology [J]. South China Power Grid Technology， 2016，10 (3): 78-81. [2] 柏兆朋.关注”绿色IT ”，实现ATM日志无纸化[J]. 中国金融电脑. 2009(12): 71-72. Bai Zhaobeng. Concerned about "green IT" to achieve ATM log paperless [J]. China Financial Computer. 2009 (12): 71-72.
[3] 孙卫琴.精通Struts：基于MVC的Java Web设计与开发[M].北京:电子工业出版社， 2004.
[4] 王森.基于iOS的会议系统研究[J].云南电力技术， 2012，40(8): 67-68. Wang Sen. Research on iOS based conference system [J]. Yunnan Electric Power Technology， 2012，40 (8): 67-68.
[5] 陈俊，王林.新型无纸化会议系统建设与应用[J].电子技术与软件工程， 2014(22):91-93 Chen Jun， Wang Lin.New paperless conference system construction and application [J]. Electronic Technology and Software Engineering， 2014 (22): 91-93。