VKWY7.4-WI-01物资采购、工程服务外包标准作业指引

1．目的
规范公司物资采购、工程服务外包过程控制。

2．范围
适用于公司各部门。

3．职责
3.1 客户关系部、财务管理部门负责本指引的制订、修改、指导和监督；
3.2 总经理负责本指引的审批；
3.3 各部门负责人对本制度的落实负有管理责任。

4．方法和过程控制
4.1物资采购、工程服务外包的基本阶段。

［特殊情况下，分管领导或总经理书面同意变更本指引流程的除外（紧急情况下可先购买，事后书面确认）。

］
4.1.1需求确定阶段：
a.财务管理部应组织客户关系部、各项目负责人等，每年3月份确定各部门《常规采购许
可清单》，每季度价格回访后调整一次并向各项目经理发布。

b.部门对物资有即时需要的需及时填写《物资申请表》，其他情况的应每月填写一次《物
资申请表》，报仓库管理员汇总后按流程报批。

c.经物资管理部门或岗位确认需要购买物资的，但此时无明确物资使用部门的，由物资管
理岗位（一般为仓库管理员）填写《物资申请表》后按流程报批。

注：属购买物资或工程服务外包的，填写《物资申请表》；属VI制作工程外包的，填写《VI 工程申请表》；属图章的，填写《章印配置过程记录表》。

4.1.2供方选择阶段：
a.由集团、上级公司指定供方的，从其指定。

b.100元（不含）以下金额采购的，不对供方作强制性要求。

c.100元（含）至500元（不含）金额采购的，如不在合格供方处采购，需两人或两人以
上共同参与采购。

d.所有工程、服务类采购均应有三家评估，并有两人或两人以上的约谈记录。

e.合格供方分为一般评审合格供方和认证合格供方。

一般评审合格供方（简称评供方）指
通过公司财务管理部、客户关系部等会签评审，但未就价格进行合作协商的供方；认证合格供方（简称认供方）指通过公司财务管理部、客户关系部等会签评审，且就价格进行合作协商的供方。

f.财务管理部、客户关系部、各项目资产管理员等每季度评审一次合格供方，调整《合格
供方一览表》，每季度由客户关系部向各项目经理发布。

g.总经理助理级（含）以上人员特殊情形下同意应当对供方进行评审而拟直接委托的，需
在《直接委托单》上书面确认。

h.各次评估应策划评估维度，可参考以下指标，同时分别赋予权重：
➢资质(经营执照等):
➢合作印象:
➢送货及时性:
➢价格及付款方式:
➢产品优劣指数:
➢品质系统及售后服务:
注：三家或三家评估的，应当记录在《供方评估表》上；根据流程需要约谈的，需将《约谈表》作为《供方评估表》的支持性记录同时提交。

4.1.3合作商谈阶段
a.原则上单宗或单项采购超出1000元（含）的，应当签订合同。

b.其他情形下，财务管理部、客户关系部或公司领导认为有必要签订合同的，应当签订合
同。

c.客户关系部有相关合同范本的，应当依照公司合同范本签约，有改动的，应说明改动条
款及改动原因。

4.1.4验收、付款阶段
a.验收时，属物资采购的，应当将物品名称、数量、型号规格等填写在《进仓单》上并入
库。

属工程、服务外包的，应当提交工程验收报告或服务评估报告。

b.付款时，签有合同的，应当填报合同付款审批表，同时提交工程验收报告或服务评估报
告；非合同类的，应当填报报销单，同时提交《进仓单》、发票等。

4.2特别说明：
4.2.1各审核审核岗位对各流程的审核时间原则上不得超过一个工作日，特殊情况下不能一
个工作日内审核完毕的，审核岗位应当事先与经办部门经理沟通。

4.2.2代办地产公司业务时，可根据地产质量体系要求，选用地产体系表格。

4.2.3地产公司要求物业执行其质量体系要求的，从其要求，并可选用其体系表格。

4.3 物资、工程及服务采购流程图
5.表格
5.1 VKWY7.4-WI-01-F01常规采购许可清单5.2 VKWY7.4-WI-01-F02物资申请表
5.3 VKWY7.4-WI-01-F03 VI工程申请表5.4 VKWY7.4-WI-01-F04合格供方一览表5.5 VKWY7.4-WI-01-F05直接委托单
5.6 VKWY7.4-WI-01-F06供方评估表
5.7 VKWY7.4-WI-01-F07约谈表
5.8 VKWY7.4-WI-01-F08合同审批表
5.9 VKWY7.4-WI-01-F09合同付款审批表。