员工分享第四期()(企业电子邮件沟通规范和技巧)-

员工分享第四期（）（企业电子邮件沟通规范和技巧）-
寻求帮助的四个禁忌是
？1.如果你没有摆正你的位置，就不要寻求帮助
——如果你没有摆正你的位置(或者根本没有位置感)，几乎不可能得到积极的回应
？2、2避免不知道该做什么
-你想寻求别人的帮助，首先，你必须知道如何对待对方
？3.这三个禁忌给出的指示不够清楚
-当你寻求帮助时，你是在浪费别人的时间。

你应该想尽一切办法节省别人的时间，这样人们就能很容易地理解你的需求，并尽快达到你的期望。

？4.事件后没有反馈
-如果你请求帮助，你必须在事后给出反馈。

这是对助手的尊重，也是对双方关系的热情和积极回应。

-只需要一个电话和一条短信就可以说，“这次多亏了你，我真的不知道没有你该怎么办。

”既然事情已经办完了，我将第一个告诉你。

“很多次就够了
最后，养成使用电子邮件的习惯！
？早上第一件事:
？打开电脑，打开企业邮箱，查看邮件？邮箱是工作平台
？良好地使用电子邮件并遵守一些电子邮件沟通标准和技巧可以极大地提高您的工作效率
谢谢！
企业电子邮件沟通规范和技巧
人事行政部3月18日，XXXX
1，电子邮件使用的基本原则
1，电子邮件沟通的重要性
–80%的外国企业员工每天在工作中首先要做的事情。

也就是说，
–70%的工作人员打开电子邮箱收发邮件。

下班前的最后一件事是检查他们的邮箱，确保没有紧急邮件
-30%的工作人员还没有被处理。

即使他们下班后或周末在家休息，他们也必须痴迷地登录公司的电子邮箱，检查他们是否错过了任何紧急任务
2，以及他们为什么使用电子邮件与
沟通？如果你面对面或在电话上交谈，对方可能会忘记他是否只听一只耳朵，而听另一只耳朵，许多事情会“在没有证据的情况下死去”电子邮件存在于公司服务器上，白纸黑字，没有人能依赖
？让所有参与者清楚讨论的主题、事实基础和结论以及达成的共识，并继续跟进，直到工作完成？能够准确、及时地记录事件过程、讨论内容和行动细节，并作为
的功能作为每个工作项目的历史文件？作为分歧和争议的证据电子邮件可以帮助人们关注事实，而不是感觉，或其他个性和工作方式的差异，并以合理的方式解决分歧和争议？正式工作报告，通知
？部门之间的交易，需要留下书面信息
？知识推荐和信息传递？其他不符合沟通条件的沟通内容？单靠口头表达很难把事情解释清楚？电子邮件应该没有滥用和无意义的邮件只向需要的人提供有价值的信息。

“要在商业交往中尊重一个人，首先必须了解如何为他节省时间
的方法是
3。

有没有一个5 W 1 H
的标准来衡量邮件沟通和合作？1.为什么(目的)
-为什么我应该交流？
-我说话的动机是什么？
-我的目的:通知？说服？影响？教育？同情？娱乐？说服？解释一下。

刺激？灵感？
？谁是对方？)
–谁是观众？
-他们是什么样的人？个性？教育水平？年龄？状态？他们对我的信息会有什么反应？
–他们对我的信息主题了解多少？
？3.何时何地
-何时何地交换信息
？4.什么(主题)
-我想谈什么？他们知道什么？
–哪些信息必须省略，或者必须使用
？5.如何(如何表达，语气和风格)
-我将如何传达信息？用语言？图表？口头的？电话？书面报告？-如何表达？语气是什么？勤务兵？按需购买？你使用哪种词汇？六个C
进行有效沟通？1.清楚吗？2.简明扼要？3、礼貌(？4、建设性(？5.正确(？6.成功沟通的两个要素
？1、在真诚的欣赏和感激的前提下，把事情交给人
–表扬对方的任何微小进步
？2.委婉地指出别人的错误
-首先说你错在哪里，然后批评别人。

在你说话之前，你必须考虑到别人的面子。

3，电子邮件回复
1，重要事项跟踪
-不要指望别人会立即回复你的信注意时间节点。

除特殊工作需要外，还应考虑受助人的工作重点。

–对于重要的沟通事宜，最好在发送电子邮件后给对方打电话，提醒他或她该关注的问题。

或者要求对方确认收到邮件
-富士康的办公室文化“跟进”
？在重要的会议通知是再见之前提醒与会者会议时间？问候之心:在评论前跟进
条评论意见——如果重要的电子邮件出去沉入大海，并不一定是对方不重视。

尝试再次提醒
2，并及时回复
——在收到他人的重要电子邮件后，通常需要立即回复对方。

这是对他人的尊重。

理想的回复时间是在2小时内，尤其是对于一些紧急和重要的邮件
-立即处理每封邮件需要很多时间。

对于一些低优先级邮件，可以在特定时间处理，但一般不超过24小时。

-如果事情复杂，你不能给予及时明确的答复，至少你应该给予及时的答复，说“收到，我们正在处理，一旦有结果，我们会及时答复，在这样的时间”不要让对方等得太久，记住:及时回复，即使只是确认收据。

-如果您出差或度假，您应该设置自动回复功能来提示发件人，以免影响您的工作。

？执行有针对性的回答
-回答问题时，最好将相关问题复制到回答中并附上答案不要用简单的，那太生硬了，应该进行必要的推敲，让对方一次理解，避免重复沟通，浪费资源
？回复必须不少于10个单词
-对方给你发了一大封电子邮件，而你只回复了“是”、“是”、“谢谢”和“知道”。

这是非常不礼貌的怎么着也要凑够10个字，表示你的尊重？回复信件时，注意保持提示
-如果你想回复对方的回复，不要创建新邮件。

因为它破坏了原始邮件和回复邮件之间的链接(“线索”)，一旦链接丢失，双方都很难跟踪邮件的顺序，尤其是已经发送和接收多次的邮件
？当你情绪高涨时，避免立即回复邮件。

？处理恶意的恶意邮件
？在回复你自己的评论之前，阅读所有关于同一主题的后续评论。

？未经同意，不要将他人的邮件转发给第三方。

？考虑其他通信渠道电子邮件交流缺少太多熟悉的交流辅助手段(如表情、肢体语言等)。

)即使使用手机，情况也会完全不同。

？当有人错误地给你发邮件时，尽可能多地发送或通知发件人。

3，不要重复回复邮件？不要多次回复和讨论同一个问题，也不要建造
的高层建筑——如果发送方和接收方对同一个问题的回复超过3次，只能说明沟通不畅和解释不清。

此时，在作出判断之前，应该采用其他方法，例如电话通信。

电子邮件有时不是最好的交流方式
–对于更复杂的问题，多个收件人会频繁回复并表达他们的意见。

邮件越多，价格就越高。

这将导致邮件太长，阅读起来很笨拙。

此时，我们应该总结前面讨论的结果，减少体重，突出有用的信息。

？主动控制邮件流量
-为避免不必要的回复和资源浪费，某些收件人可能会被指定在文本中给出回复，或者在文本末尾添加以下句子:“全部完成”、“不需要操作”、“仅供参考，不需要回复”
4，
？区分回复和全部回复(单独回复和全部回复)-如果只有一个人需要知道某件事，请单独回复他
-如果您对发件人的请求做出了结论性的回应，您应该全部回复，让
每个人都知道；不要让对方帮你完成这件事。

–如果您不清楚发件人提出的问题或有不同意见，您应该单独与发件人沟通。

不要在每个人面前来来往往，也不要和发送者讨论。

当你已经讨论它的时候让我们知道。

不要经常给你的老板发送结果不确定的电子邮件。

在点击“回复所有人”之前，请三思！
？转发邮件以突出显示信息
–在转发邮件之前，首先确保所有收件人都需要该邮件。

此外，在转发敏感或机密信息时要小心，不要将内部信息转发给外部人员或未经授权的收件人。

–如有必要，还应修改和组织转发邮件的内容，以突出信息。

不要给别人发几十层简历的邮件，这会让人困惑。

有用的建议？尽量不要在周五或长假前用正确的方式发送重要邮件？在发送重要邮件之前，请再次阅读该邮件，并再次检查正文和附件中的关键数据
？如果你觉得你的邮件措辞过于强硬，你最好不要写完就发，冷静下来后再看一遍，改到
？如无必要，请勿发送大型附件(5M)。

如果附件很大，请压缩后发送
？看到别人写得更好的邮件后可以用
提取句子注意！
？当您使用工作场所电子邮件与外界交流时，您应该遵守商业电子邮件的正当性，不要编写或传输与工作场所无关的内容，因为在某些
您不知道的情况下，电子邮件将存储在企业的公共硬盘或备份文件中。