高等院校仪器设备档案资料建立方法及具体应用
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高等院校仪器设备档案资料建立方法及具体应用
隋秀芬
（哈尔滨医科大学，黑龙江 哈尔滨 １５００００）
ห้องสมุดไป่ตู้
摘 要：仪器设备档案资源管理在实验教学工作、实验室管理工作、设备使用与维护工作中占有重要地位，所以应该加强对档案管理 工作的重视程度，争取早日实现档案的科学化、规范化管理。主要针对我校现阶段档案管理工作的现状进行分析，并对如何收集资料进行 档案建立进行探讨。
关键词：仪器设备；档案管理；资料建立
随着教育产业的确立，教育事业高速发展。国家对教育经费的 投入逐年增长，由此，高校建设的力度也在加大，在添置仪器设备资 金的投入上也越来越多。仪器设备作为高校从事教学科研、新技术 的开发与对外服务的物质基础，它的重要地位是显而易见的。合理 的利用仪器设备资源，保证教学的有序进行，保证各项科研任务的 圆满完成，最大限度发挥仪器设备的潜在能力，提高仪器设备的使 用效益，是管理者需要永远研究的课题。
工作网络，落实专、兼职工作人员，明确职责范围，实行奖惩制度。即 实行三个纳入：纳入工作程序和计划；纳入学校的规章制度；纳入工 作职责和考评范围。
２．２ 创造良好的工作环境。良好的工作环境是仪器设备档案资 料绩效管理的基本条件。学校应提供必要的计算机、扫描仪、资料柜 等，为他们开展工作创造良好的条件。随着网络的发展，校园网的建 设，可以使管理工作与网络联系起来。上网管理后，各部门在制定设 备检修方案、备品配件，以及大修前后的调阅、填充等方面都极其方 便，加快了内部信息传递速度，节约了大量人力物力。
１ 设备档案资料管理工作存在的问题 设备档案资料管理在设备管理工作中担负着重要任务，是设备 管理工作的重要组成部分，主要工作内容为对技术资料进行收集和 整理，并完成填写、整理、归档统计等，为设备使用者在使用过程中 提高有利的资料。设备档案管理应对设备从出厂到报废之间的工作 状况进行详细记录，包括设备出现的故障与故障排除、设备运行良 好的时间与情况等。对设备工作过程进行记录，可以有效的反应出 设备在实际工作中产生的效益，进一步得出设备投入资金所获得的 效益，为下一次资金投入打下坚实的基础。 实际工作过程中，设备档案的管理并没有实现规范化与科学 化，设备档案管理重要性往往会被忽视，导致档案管理工作一直没 有进一步的发展，始终停留在低水平阶段。将其主要的表现形式总 结为以下几点： １．１ 没有足够的重视程度。在实际的档案资料管理工作过程 中，存在重视程度不够用这一现象。首先，领导没有提高足够的档案 管理意识，没有真正的抓好档案资料管理工作。其次，工作人员对档 案管理的重要性认识并不充分，认为档案资源可有可无，只注重设 备本身的使用价值，当遇到问题时才会引起其对档案管理资源的重 视。 １．２ 不熟练业务。档案资料管理工作人员没有经过专业、系统 的培训就进行工作，不能熟练的掌握业务，只能靠自己在实际工作 中摸索进行，这种工作方式不仅浪费时间还不能实现对档案的有效 管理。故在进行档案管理工作时。应加强对工作人员的业务要求，争 取早日实现对档案的科学管理。 １．３ 岗位流动性大。档案资料管理人员的岗位更换频繁，具有 流动性大的特点。在进行档案管理工作时，往往是工作人员还没有 完全熟悉工作流程就被换到下一个工作岗位。这对档案管理工作的 有效实施非常不利。也对合理化、规范化档案管理流程的形成有一 定影响。 １．４ 没有形成连续性的管理工作。档案资料管理工作人员岗位 更换频繁，在进行工作交接时会发生交接不清的状况，这对档案管 理工作造成一定的影响。在交接过程中，可能会导致重要资料或者 文献丢失，使档案使用者在进行档案使用过程中不能得到有用的资 料。人员流动性大还会造成设备使用与档案管理脱节的现象，使档 案管理工作不能连续的进行。 ２ 改进方法 强化仪器设备档案的绩效管理。仪器设备档案资料是学校实验 室及资产管理信息的重要组成部分，如果在教学科研中仪器设备档 案未能充分发挥其作用，很重要的一条就是没有对仪器设备档案实 行绩效管理。要解决好这一问题，应抓好以下几方面的工作： ２．１ 建立健全管理制度，明确管理目标。仪器设备档案绩效管 理的基础，是建立健全管理制度和明确管理目标，以指导和规范仪 器设备档案工作，实现管理科学化和制度化。要建立仪器设备档案
２．３ 实行绩效管理的手段。因为采取什么样的手段对仪器设备 档案进行绩效管理十分重要，各校应根据具体情况采取相应的手 段。
３ 高校设备档案资料的收集与管理 ３．１ 设备申购阶段。设备购置阶段形成的文件资料有：设备的 购置计划申请书、报价单、设备购置技术论证结论材料、设备购置批 准书、设备购置订货合同、设备到货通知书，提货单、报关单（进口设 备）、发票单据及运单等。 ３．２ 设备开箱验收阶段。设备开箱验收阶段形成的文件资料 有：设备开箱验收记录、装箱单、设备安装调试记录、商检证书、索赔 报告、保修单、设备结构原理图、线路图、说明书、操作手册、维修保 养说明书等所有随机文件。 ３．３ 设备管理使用和维修阶段。设备使用阶段形成的资料有： 设备履历书（它应包括设备的编号、类型、名称、型号、规格、制造厂、 开始使用日期、设备的技术状况、验收结论、附件明细表、备件明细 表、所附技术资料及说明书、增加或减少价值的变动记录、移交接收 记录、操作规程、事故及损坏记录、折旧鉴定、保养、检修、检查记录 等）、使用记录、维修记录、事故记录、功能开发和技术改造记录等。 ３．４ 设备报废处理阶段。设备报废处理阶段形成的资料有：设 备报废申请书、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理转交单等。 材料收集齐全，是做好设备档案管理工作的第一步。在材料收 集齐全的基础上，我们还必须处理好设备档案“管”和“用”的矛盾， 这是做好设备档案管理工作的第二步。 收集齐全的设备档案资料、正确处理好设备档案“管”与“用”的 矛盾，是做好设备档案管理工作的基础，制订和健全相应的设备档 案管理的规章制度和科学的管理方法，是搞好设备档案管理工作的 根本保证。 高校仪器设备管理档案资料工作是一个长期的任务，随着学校 的建设会越来越引起人们的关注，如果使管理工作做得更好是需要 我们一线工作者共同研究的问题。而高校仪器设备的利用和管理 中，仪器设备档案的建立和有效的利用，是整个环节中不可缺少的 一个组成部分，如何建立适合实验室日常良好运作的档案资料管理 方法，使仪器设备使用者与仪器设备档案管理者之间有机的链接， 更好的发挥仪器设备档案的作用，也是管理者需要认真研究和思考 的问题。
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高等院校仪器设备档案资料建立方法及具体应用
隋秀芬
（哈尔滨医科大学，黑龙江 哈尔滨 １５００００）
ห้องสมุดไป่ตู้
摘 要：仪器设备档案资源管理在实验教学工作、实验室管理工作、设备使用与维护工作中占有重要地位，所以应该加强对档案管理 工作的重视程度，争取早日实现档案的科学化、规范化管理。主要针对我校现阶段档案管理工作的现状进行分析，并对如何收集资料进行 档案建立进行探讨。
关键词：仪器设备；档案管理；资料建立
随着教育产业的确立，教育事业高速发展。国家对教育经费的 投入逐年增长，由此，高校建设的力度也在加大，在添置仪器设备资 金的投入上也越来越多。仪器设备作为高校从事教学科研、新技术 的开发与对外服务的物质基础，它的重要地位是显而易见的。合理 的利用仪器设备资源，保证教学的有序进行，保证各项科研任务的 圆满完成，最大限度发挥仪器设备的潜在能力，提高仪器设备的使 用效益，是管理者需要永远研究的课题。
工作网络，落实专、兼职工作人员，明确职责范围，实行奖惩制度。即 实行三个纳入：纳入工作程序和计划；纳入学校的规章制度；纳入工 作职责和考评范围。
２．２ 创造良好的工作环境。良好的工作环境是仪器设备档案资 料绩效管理的基本条件。学校应提供必要的计算机、扫描仪、资料柜 等，为他们开展工作创造良好的条件。随着网络的发展，校园网的建 设，可以使管理工作与网络联系起来。上网管理后，各部门在制定设 备检修方案、备品配件，以及大修前后的调阅、填充等方面都极其方 便，加快了内部信息传递速度，节约了大量人力物力。
１ 设备档案资料管理工作存在的问题 设备档案资料管理在设备管理工作中担负着重要任务，是设备 管理工作的重要组成部分，主要工作内容为对技术资料进行收集和 整理，并完成填写、整理、归档统计等，为设备使用者在使用过程中 提高有利的资料。设备档案管理应对设备从出厂到报废之间的工作 状况进行详细记录，包括设备出现的故障与故障排除、设备运行良 好的时间与情况等。对设备工作过程进行记录，可以有效的反应出 设备在实际工作中产生的效益，进一步得出设备投入资金所获得的 效益，为下一次资金投入打下坚实的基础。 实际工作过程中，设备档案的管理并没有实现规范化与科学 化，设备档案管理重要性往往会被忽视，导致档案管理工作一直没 有进一步的发展，始终停留在低水平阶段。将其主要的表现形式总 结为以下几点： １．１ 没有足够的重视程度。在实际的档案资料管理工作过程 中，存在重视程度不够用这一现象。首先，领导没有提高足够的档案 管理意识，没有真正的抓好档案资料管理工作。其次，工作人员对档 案管理的重要性认识并不充分，认为档案资源可有可无，只注重设 备本身的使用价值，当遇到问题时才会引起其对档案管理资源的重 视。 １．２ 不熟练业务。档案资料管理工作人员没有经过专业、系统 的培训就进行工作，不能熟练的掌握业务，只能靠自己在实际工作 中摸索进行，这种工作方式不仅浪费时间还不能实现对档案的有效 管理。故在进行档案管理工作时。应加强对工作人员的业务要求，争 取早日实现对档案的科学管理。 １．３ 岗位流动性大。档案资料管理人员的岗位更换频繁，具有 流动性大的特点。在进行档案管理工作时，往往是工作人员还没有 完全熟悉工作流程就被换到下一个工作岗位。这对档案管理工作的 有效实施非常不利。也对合理化、规范化档案管理流程的形成有一 定影响。 １．４ 没有形成连续性的管理工作。档案资料管理工作人员岗位 更换频繁，在进行工作交接时会发生交接不清的状况，这对档案管 理工作造成一定的影响。在交接过程中，可能会导致重要资料或者 文献丢失，使档案使用者在进行档案使用过程中不能得到有用的资 料。人员流动性大还会造成设备使用与档案管理脱节的现象，使档 案管理工作不能连续的进行。 ２ 改进方法 强化仪器设备档案的绩效管理。仪器设备档案资料是学校实验 室及资产管理信息的重要组成部分，如果在教学科研中仪器设备档 案未能充分发挥其作用，很重要的一条就是没有对仪器设备档案实 行绩效管理。要解决好这一问题，应抓好以下几方面的工作： ２．１ 建立健全管理制度，明确管理目标。仪器设备档案绩效管 理的基础，是建立健全管理制度和明确管理目标，以指导和规范仪 器设备档案工作，实现管理科学化和制度化。要建立仪器设备档案
２．３ 实行绩效管理的手段。因为采取什么样的手段对仪器设备 档案进行绩效管理十分重要，各校应根据具体情况采取相应的手 段。
３ 高校设备档案资料的收集与管理 ３．１ 设备申购阶段。设备购置阶段形成的文件资料有：设备的 购置计划申请书、报价单、设备购置技术论证结论材料、设备购置批 准书、设备购置订货合同、设备到货通知书，提货单、报关单（进口设 备）、发票单据及运单等。 ３．２ 设备开箱验收阶段。设备开箱验收阶段形成的文件资料 有：设备开箱验收记录、装箱单、设备安装调试记录、商检证书、索赔 报告、保修单、设备结构原理图、线路图、说明书、操作手册、维修保 养说明书等所有随机文件。 ３．３ 设备管理使用和维修阶段。设备使用阶段形成的资料有： 设备履历书（它应包括设备的编号、类型、名称、型号、规格、制造厂、 开始使用日期、设备的技术状况、验收结论、附件明细表、备件明细 表、所附技术资料及说明书、增加或减少价值的变动记录、移交接收 记录、操作规程、事故及损坏记录、折旧鉴定、保养、检修、检查记录 等）、使用记录、维修记录、事故记录、功能开发和技术改造记录等。 ３．４ 设备报废处理阶段。设备报废处理阶段形成的资料有：设 备报废申请书、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理转交单等。 材料收集齐全，是做好设备档案管理工作的第一步。在材料收 集齐全的基础上，我们还必须处理好设备档案“管”和“用”的矛盾， 这是做好设备档案管理工作的第二步。 收集齐全的设备档案资料、正确处理好设备档案“管”与“用”的 矛盾，是做好设备档案管理工作的基础，制订和健全相应的设备档 案管理的规章制度和科学的管理方法，是搞好设备档案管理工作的 根本保证。 高校仪器设备管理档案资料工作是一个长期的任务，随着学校 的建设会越来越引起人们的关注，如果使管理工作做得更好是需要 我们一线工作者共同研究的问题。而高校仪器设备的利用和管理 中，仪器设备档案的建立和有效的利用，是整个环节中不可缺少的 一个组成部分，如何建立适合实验室日常良好运作的档案资料管理 方法，使仪器设备使用者与仪器设备档案管理者之间有机的链接， 更好的发挥仪器设备档案的作用，也是管理者需要认真研究和思考 的问题。