保密文件管理规范(含表格)

保密文件管理规范(含表格)
保密文件管理规范
（ISO9001：2019）
1 主题内容与适用范围
1.1 为加强集团保密文件的管理，做好保密文件的保密工作，根据国家的相关法规和
集团《保密工作管理规定》，特制定本办法。

1.2 本办法规定了保密文件的产生、传递、归档等各个流程环节的管理规范。

本办法
适用于集团公司及所属各公司。

2 管理及职责分工
2.1 总裁办公室负责外来密级文件管理及集团公司承办的密级文件的管理、内部密级
文件的审定。

2.2 绝密级文件党委口的由人资部负责管理。

2.3 集团公司各部门、中心及集团各直属公司的保密文件(绝密级以下) ，属各部门、中心集团各直属公司专责承办的，由该部门、中心集团各直属公司负责保管；绝密级文件
党委口的由人资部保管。

3 保密文件的范围
保密文件是指以文字、符号、图形、声像资料等形式记载有国家、公司秘密内容的秘
密文件、资料，是国家、公司秘密最普遍的载体。

主要包括：上级下发的和各单位形成的
秘密文件、资料、书刊，载有秘密内容的会谈纪录、电话记录、图纸、图表、照片、录音、录像、磁盘等。

4 密级的划定
4.1 保密文件的密级由总裁办公室划定或由部门、中心、各公司提出，总裁办公室审定。

4.2 密级的划定一定要明确保密期限，以便于管理和使用。

密级划定后要严格按规定
管理公司秘密，不得随意改变密级范围。

5 保管部室
5.1 外来行政保密文件的保管部门是总裁办公室。

5.2 集团公司各部门、中心的保密文件(绝密级以下) ，属各部门、中心专责承办的，由该部门、中心负责保管；绝密级文件党委口的由组织部保管，其它文件由总裁办公室保管。

5.3 各保管部门、中心应指定保密员，经保密委员会核定，报总裁办公室备案，负责
保密文件的收发、登记及归档等事务。

如需对保密员进行调整，应通过总裁办公室报保密
委员会批准。

5.4 集团公司保密文件每年年底定期整理送交档案室统一保存，各公司保密文件由各
公司档案室保存
6 保密文件处理
6.1 外来保密文件处理
外来保密文件由总裁办公室专人签收，并直接交送总裁办公室机要文书登记，报总裁
办公室主任核派主办人及指定处理期限后，其分文、经办、发文按《公文管理标准》规定
的流程办理。

6.2 自创的保密文件的处理
6.2.1 集团公司各职能部门、中心的工作人员在承办特定业务时建立的涉及企业秘密
的资料视同保密文件，涉及集团公司机密的草稿、未定稿、讨论稿和征求意见稿视同保密
文件，依本管理标准办理，由拟稿人根据具体情况控制发放范围并保证及时收回。

6.2.2 自创保密文件的拟稿人应提出文稿建议的密级, 并在成文后交总裁办公室核定
并标明密级。

6.2.3 主办人于文件处理期间，须负保密责任。

6.2.4 保密文件办妥后，由主办人亲自递送或封妥，填写“传阅单”交总裁办公室机
要文书转送。

6.2.5 保密文件传递过程中必须由保密员或机要文书在“保密文件保管备查簿”中登
记签字。

6.2.6 自创绝密类和机密类要予以编号, 自创秘密类一般不予以编号。

6.2.7 保密文件需收回的，应注明收回时间。

6.3 保密文件应由机要文书（或领导秘书）亲自递送，不得假手他人。

6.4 保密文件不允许在网上传递及使用内部网浏览。

7 印制
保密文件，应由机要打字员或拟稿人打印，并注意以下几点：
7.1 对需翻印的文件，要经本单位分管领导与印制单位领导批准，严格按照分
管领导审定的份数印制，并报保管单位备案，不得多印多留。

7.2 严格控制印制中的接触人员。

7.3 打印、印刷形成的清样、废面要妥善处理，及时监销。

7.4 保密文件只能使用软盘存储，不得用硬盘，机密软盘由制作单位保密员专门保管。

8 复制
8.1 市委、市政府等上级有关部门下发的保密文件禁止复制。

8.2 公司内部保密文件的复印应由总裁办公室指定机要打字员负责，并在指定的地点
进行。

未经印制单位领导审定，总裁办公室批准，不得擅自复印、摘抄。

8.3 经批准后，交由专人印发，并将份数登记于“保密文件保管备查簿”。

8.4 副本（含影本）视同正本，依本标准办理。

9 经办方式
9.1 集团领导由总裁办公室编制专号，如:总裁01，副总裁02、03……。

9.2 机要文书必须按领导固定编号处理绝密、机密类文件。

9.3 经办人应于办公场所处理保密文件，不得擅自携带外出或转借、出示他人，处理
期间并应妥善收存，防止他人轻易取得翻阅。

9.4 经办人不得委托他人代抄、复制保密文件。

9.5 经办人如因公确需携带保密文件外出，须由部门、中心领导批准并经总裁办公室
核准。