记录控制程序

记录控制程序
文件编号P-002 一、目的：
为确保质量/环境/安全管理体系记录完整性，保存期限及存档次序等，从而对公司质量/环境/安全记录进行有效的管理和控制，提供产品质量/环境/安全符合要求和质量/环境/安全体系有效运作的证据。

二、适用范围：
适用于公司质量/环境/安全管理体系有关的质量/环境/安全记录的管理。

三、名词定义：无
四、权责单位：
1. 由综合事务部负责统一规定各种质量/环境/安全记录表格的编号,监督各部门对质量/环
境/安全体系记录的归档管理工作。

2. 管理者代表负责负责批准《记录一览表》。

3. 各部门负责好本部门质量/环境/安全记录的控制。

五、运作程序:
1.记录的收集：记录由原填表部门及收到呈阅部门收集和保管，保存时间的确定以顾客的
合同要求，产品的寿命期，产品相关标准为考虑优先，若没有规定，则由各部门自行决定。

由综合事务部负责制订《记录一览表》，统一规定各种质量/环境/安全记录的部门保存期限，由管理者代表批准，各部门遵照执行。

2.记录范围：
2.1 与质量/环境/安全管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记
录、纠和预防措施记录、人力资源培训记录、生产作业记录、产品检验记录、设
备仪器维护记录等。

2.2 与质量/环境/安全活动有关的记录：与产品有关要求的评审记录、评审、验证、确认
和更改记录、供应商评价记录、产品标识记录、不合格品控制记录、顾客调查记录、质量/环境/安全计划相关记录、数据分析应用记录、顾客投诉记录、信息交流记录、环境监测记录、环境因素辨别记录、危险源识别与评价记录、法规符合性评价记录等。

3.记录的编号和标识（其编号作为标识）
记录的编号依据《文件控制程序》的有关要求执行。

4．质量/环境/安全记录的填写：
4.1 记录内容必须及时、真实、准确、全面,字迹工整、清晰，重要记录需要校对、审核、批准。

4.2 记录不得随意更改，确需更改时，采取划改方式，并在更改处签名。

4.3 记录以书面表格式为主，也可采用电子媒体作为载体。

5．空白记录表的管理：
5.1各种记录的空白表格式由各主管部门自行设计，综合事务部统一备案编号。

5.2综合事务部作公司体系运作记录格式统一汇总，并编写《记录一览表》。

6．质量/环境/安全记录的收集与标识：
质量/环境/安全记录的责任保管部门应定期收集记录按一定的分类方法将记录归类，放于一个档案袋(文件夹)中并在档案袋(文件夹)外做上醒目的标识，以便于识别和检查。

7．质量/环境/安全记录的查阅：
公司人员若因工作需要查阅质量/环境/安全记录，应征得记录保管部门主管同意后即可查阅，若合同有要求，在商定期内质量/环境/安全记录还可以提供给客户或代表查阅（包括第三方认证查阅）。

8．质量/环境/安全记录的贮存：
8.1质量/环境/安全记录须存放在专用柜或作为电子文件妥善保存，要防潮、防蛀、防安
全等。

8.2质量/环境/安全记录的保存期由责任部门按《记录一览表》的要求执行。

9．质量/环境/安全记录的处理：
9.1保存期有超过保存期的，部门可自行销毁。

9.2超过保存期限，但其内容仍有参考价值的质量/环境/安全记录，经部门负责人识别，
确认后可行为资料保留，在该记录上作好标识。

10．注意事项：
所有质量/环境/安全记录填写必须签名，字迹清晰，另不得随意更改，以能体现出事实和时间，可用印章或工号代替签名。

六、相关文件
6.1 《文件控制程序》
七、附件
7.1 《记录一览表》。