文件编码规则

文件编码规则
1、范围
本标准规定了公司文件编号的构成和编制规则，适用于公司文件编号的管理。

2 文件编号的构成
2.1文件编码共十二位，由公司编码（2位）、部门/分厂编码（2位）、属性代码（1位）类别代码（2位），年份编码（2位）、月份编码（1位）、及顺序号（2位）组成。

XX □□□□□□□□□□
顺序号
月份编码
年份编码
类别代码
属性代码
部门/分厂编码
公司编码
2.1公司编码:公司编码用两位英文简称GL表示。

2.2部门/分厂编码用两位阿拉伯数字表示，编码如下表1所示。

表1 部门编码
2.3属性代码用一位英文字母表示，如：流程类代码为L，文件类代码为W，表格类代码为B。

2.4类别编码
类别分大类和小类，各用一位英文字母表示，见表3。

表2 类别编码
大类说明：
A行政管理类包括：行政规章制度、公告、机构设置、人员任免、信息系统、经营计划、考核、发展事务、内部控制、法律事务、接待、后勤等。

B生产管理类包括：生产报表、生产记录、生产指令等。

C销售管理类包括：营销类及服务类政策、策略、计划、方案等。

D质量管理类包括：质量检验、质量标准、质量监督、Audit评审、试验等。

E科技管理类包括：研发、技改、规划、专利、标准等。

F财务管理类包括：会计核算、财务预算、资金运作等。

G采购管理类包括：采购记录、供应商管理等。

H资源管理类包括：人员入职、离职、招聘、培训、工装、设备、夹具、辅具、检具、计量、房产、基建等。

I安全管理类包括：消防、保卫、纪检、交通、设备安全等。

2.5年份编码用两位阿拉伯数字表示，用年份的后两位数字表示该年的编码,例如2005年的编码为05。

2.6月份编码用一位阿拉伯数字或英文字母表示，一至九月的编码为1至9，十月的编码为0，十一月的编码为A，十二月的编码为B。

2.7 顺序号编码用二个阿拉伯数字表示，由各部门按文件发文顺序自行制定编
码。

3 附加说明：
3.1 本规定由公司办公室提出。

3.2 本规定由公司办公室负责起草。

3.3 本规定由公司办公室负责解释。