会中服务工作

一迎送接待礼仪

1、接站对远道而来的客人，要做好接站工作，掌握客人到达的时间，保证提前迎候，接站时，准备迎客牌，并在客人到达时高举，以便客人辨认。

2、会面客人到达，应主动迎接，热情打招呼。如果是长者或身体不太好的应上前挽扶，客人手中提有重物应主动接过来。

3、入室陪客者应走在客人的左边，或走在主陪人员和客人的身后，到达会客室门口，应打开门，让客人先进，并把客人介绍给在场的有关人员。

4、送客按照接待时的规格对等送别。离开时，应与客人热情话别。

签到

签到方法主要有以下几种：

（1）小型日常会议由会议秘书工作人员代为签到。

（2）大中型会议一般采用证件签到。

（3）富有纪念意义的会议可采取簿式签到方法。

（4）有条件的可以采用名片签到方法。

（5）电子自动签到机签到。

二会场服务

会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，会场服务工作内容很多，一般包括以下几点：

1.引导座位

大多数会议，与会者的座位都是事先安排的，与会者应该对号入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参加会议的人数也很多，更需要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座次。

2.分发会议文件的材料

会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。

3.内外联系、传递信息

会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等。在内外联系、传递信息中，会

议工作人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容不可泄露出去。

4.维持会场秩序

如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱，会议工作人员要及时制作和调停。特别是重要的密级较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。

5.处理临时交办事项

会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变动，会议工作人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。

6.其他服务工作

及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场光线，保持会场清洁卫生，会场摄影留念等等。时间较长的会议还要准备好茶水。

三会议记录

1、会议记录的要求。

会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。

2、会议记录的格式。

（1）会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。

（2）会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，标?quot;散会"、"结束"、"完"等均可。

3、会议记录使用的工具。

会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔，这种圆珠笔芯上标有"DA"（"档案的拼音字头）标记。

4、会议记录的技巧。

一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。

一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。

三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。