发布文件管理制度的通知范文

发布文件管理制度的通知范文
尊敬的全体员工：
为了进一步强化我司的文件管理制度，提高工作效率，减少沟通和信息传递方面的问题，经公司领导层讨论决定，特发布以下文件管理制度通知：
一、目的和依据
1. 目的：建立科学合理的文件管理制度，规范文件的创建、传递、存档和销毁流程，保证文件的有效利用和保密性。

2. 依据：本文件管理制度的制定依据国家文件管理相关法律法规以及我司实际情况。

二、文件的定义
1. 文件：指各类文字、图纸、表格、通知、公函、行政决策、合同等形式载体上记载的各类信息。

2. 电子文件：指以电子方式生成、处理或存储的文件。

三、文件管理责任
1. 文件管理部门：负责制定和修订文件管理制度、拟订文件管理规则和流程，并对文件的内容、形式、传递和存档等进行监督和管理。

2. 部门负责人：负责本部门文件管理的全过程，并保证文件的及时性、准确性和安全性。

四、文件的创建和归档
1. 文件的创建：任何文件的创建都需明确文件的目的、内容、
形式、发布人和时间，并附上相应的文号。

2. 文件的归档：文件归档前需按照文件管理部门的规定进行分类并打上归档标签，确保文件的易查和保密。

五、文件的传递和阅览
1. 文件的传递：任何文件的传递需在文件上注明传递人和接收人，并经双方签字确认。

电子文件的传递需通过公司内部指定的电子邮件系统或其他安全可靠的方式进行。

2. 文件的阅览：文件的阅览须事先向文件管理部门提出申请，并按照部门的规定进行查阅，未经批准，任何人员不得随意查阅他人文件。

六、文件的销毁和保密
1. 文件的销毁：文件的销毁需经文件管理部门批准并在文件上注明销毁时间、人员、方式和原因，销毁后需在相关文件管理数据库中进行备案。

2. 文件的保密：根据文件的性质和重要性，对文件的保密等级进行明确，并制定相应的保密措施，未经授权人员不得外传或抄录保密文件。

七、文件管理制度的执行和监督
1. 执行：所有员工都应严格执行本文件管理制度，对于任何违反文件管理规定的行为，公司将视情况进行相应的纪律处分。

2. 监督：文件管理部门负责对文件管理制度的执行进行监督和检查，对于违反规定的行为，将及时提出整改要求，并报告公司领导层。

八、其他事项
1. 本文件管理制度自发布之日起生效，所有员工必须认真学习并遵守。

2. 对于未尽事宜，可咨询文件管理部门进行解答。

希望全体员工能够认真理解和执行本文件管理制度，共同维护公司的正常运转和良好秩序。

祝大家工作顺利！
特此通知。

公司领导层。