档案数字化加工技术方案

一、技术方案
1对本项目需求的分析
1.1项目概况
为了落实XXX档案管理不规范问题的整改要求，对XXX约2500卷、14万页资料、图纸档案进行整编和数字化。

根据土地规划档案整体规范化管理要求，剩余土地、规划档案以及新产生的档案（2015-2017年度）整编和数字化工作。

1.2建设目标
本次项目建设目标是对近些年的文书档案进行数字化扫描。

其中部分档案存放时间比较久、纸质比较脆弱，在数字化加工过程中容易损坏，需要加倍小心。

本次采购内容具体包括对纸质档案进行整理和扫描数字化加工、处理，将数字化后档案无缝导入档案管理系统，最后经XXX验收确认，完成全部采购工作，并对项目实施驻场加工、技术交流与培训、运行维护以及不少于一年（含）7*24小时售后技术服务等。

1.3档案整理与交接
（1）数据格式选择
电子条目信息建库递交成果采用excel格式，符合XXX的标准。

（2）档案著录
按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立文件级目录数据库。

同时对数据库相应的目录进行修正，确保目录的准确率。

（3）目录数据质量检查
要求采用双机对录系统进行著录，能提供逐字校对提示功能，双机对录系统可以根据不同的档案类型进行自定义设置。

（4）实物档案的档案目录号重新编制
档案目录号编制规则符合XXX标准，覆盖原档案目录号。

（5）档案著录标准
DA/T 18-1999档案著录规则。

1.4档案前处理
在档案数字化加工前，应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工质量。

具体要求是：
（1）档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。

中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，配置加锁的档案柜，并建立起严格的管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，做好调档的交接登记工作，确保档案安全，万无一失。

（2）案卷封面：检查案卷封面上的全宗名称、案卷题名、责任者、文种、保管期限、时间、文字等书写是否规范，前后是否统一；档号（全宗号、目录号、案卷号）是否正确，有无空号、重号现象；卷内文件份数与实际是否相符等进行核查和修正。

（3）卷内文件：检查卷内文件中的文件题名、主题词、责任者、页号、文件形成时间、文件编号、著录内容、文字、保管期限等书写是否规范、完整，能否揭示文件内容；卷内有无缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、折皱不平、装订压字等现象进行核查和修正，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷、文件、利用、编研、统计、密级划控等科学管理。

（4）整理拆装：尽可能不拆卷，确需拆卷的必须严格管理。

在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序（除个别必须调整的页面经征得XXX同意后予以调整的以外）。

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。

在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

恢复装订时，原则上不更换原卷皮、卷内目录和备考表。

（对拆装须使用的工具及复原材料由中标单位提供，所提供的复原材料须符合档案的相关标准）（5）页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描，不能使用高速扫描仪的，要用平板扫描仪来扫描。

以上检查结果均应按规定填写相关登记表单，并在不影响原来案卷质量的前提下提出具体处理意见，在投标文件中提交具体措施和处理方案，经XXX确认后按规范要求处理到位，处理结果经验收合格后转入下一道工序，验收不合格则由XXX下达停工令。

1.5目录建库
条目录入按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求，规范档案中的目录内容。

包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。

如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，需要修改的。

应征得我局档案管理人员许可并记录，方可修改。

本项目须著录案卷级和文件级条目，文件级条目在同一个档案类型情况下，基本类同。

（1）案卷级著录信息
案卷信息录入，中标人应按照XXX的要求著录相应的字段内容。

（2）目录数据检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。

核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

1.6档案扫描
（1）扫描方式
纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，要采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

（2）扫描模式及分辨率
所有档案均须采用彩色模式进行扫描。

对档案文件进行扫描时，其分辨率均选择≥300dpi。

原稿为灰度的，可选用灰度模式扫描；原稿为彩色的，须采用彩色模式扫描。

特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率。

对特殊纸质档案，如照片等，扫描分辨率选择≥400dpi。

档案扫描过程中应保持原档方向，扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。

（3）扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

并提交XXX审核同意后，进行处理
（4）区分限制件与不限制件
区分限制件与不限制件，扫描件分开存放。

（5）扫描件命名规则
案卷目录数据库中的每一卷，都有一个与之相对应的唯一案卷档号，以该档号为这卷文件扫描后建立的相应文件夹的图像文件命名，卷内文件，采用该案卷档号，按页码顺序对图像文件命名。

（6）纸质档案数字化标准
DA/T 31—2017纸质档案技术规范、DA/T 18-1999档案著录规则等。

1.7影像处理
应对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

1.8图像存储
所有档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页JPG或TIFF(JPG 压缩)彩色格式存储，扫描后的电子文件需要提交硬盘储存做备份之用。

1.9质检流程
系统自动把条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。

对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。

进行数据挂接。

（1）汇总挂接
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，须成功挂接到XXX档案管理系统。

（2）数据关联
以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。

将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。

通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。

1.10装订还原
经过拆分扫描及完成影像处理的档案原件重新装订。

恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

同时对案卷内出现的漏号、缺号、重号、空白页等情况需在备考表上用黑色水笔工整、清洁的进行详细记录，不准出现涂改的情况。

恢复装订时，重新打印目录并替换原有目录，且进行装盒。

1.11系统挂接
扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

1.12档案整理安全保密、规范性要求
将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。

中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。

档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。

不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。

中标人应做到：
1.1
2.1 保密措施要求
（1）中标人参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。

中标人必须向采购人提供以下资料：《OCR处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。

（2）除钥匙及眼镜等外，中标人工作人员未经采购人同意，不得将手袋、
提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入OCR处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。

（3）未经采购人批准，中标人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

（4）投标人须承诺在项目运行期间所使用的电脑所安装的系统软件和应用软件必须使用正版软件。

（5）投标人要求：根据国家档案局规定，本项目投标人必须无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或者参与经营管理。

投标人投标时须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。

1.1
2.2 人员保密要求
（1）项目实施过程中，中标人如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。

对离开本项目实施岗位的人员，中标人需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。

（2）中标人参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

（3）中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

（4）中标人及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺并签订保密协议，如有违反，追究其法律责任。

1.13对项目管理要求的理解
1.13.1组织实施要求理解
中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合质量要求。

并要求项目负责人和核心技术人员常驻发标方现场。

1.13.2项目人员安排要求理解
投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改。

本项目要求指定专人负责该项目，项目负责人必须为中标单位公司级负责人，需按要求确保岗位人员的稳定性。

项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。

1.13.3项目验收要求理解
1.13.3.1 数据验收
（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

（2）数据验收时抽检的比率不得低于20%。

（3）中标单位必须建立严格的质量检测体系，对整理录入的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交XXX审核、验收。

1.13.3.2 验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

（1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‟。

（2）扫描图像：漏扫率≤0.2‟。

（3）图像质量：图像质量情况完好率99%。

（4）格式封装：图像文件的命名差错率≤1‟。

（5）目录核对、完善：以案卷为单位，关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‟。

（6）条目与图像挂接：挂接正确率100%
（7）档案原始材料：100%不缺失。

1.13.3.3 验收审核
（1）XXX对中标单位数据每月进行验收。

数据验收以抽检方式进行。

中标单位提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标单位全面自检，在退回自检期间，XXX将不再向中标单位提供加工的档案。

（2）XXX在验收中检出的错误，中标单位及时、无偿予以纠正并再提交XXX 验收。

（3）全部档案验收“通过”的结论，必须经领导审核、签字后方有效。

（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约。

（5）数据验收合格后，中标单位须刻录DVD光盘或移动硬盘一式三份提交给XXX，著录条目和全文数据向XXX数据库迁移。

2技术解决方案
2.1项目总体思路
实现档案资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。

档案整理扫描服务项目数量大，工期长，任务重。

在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名档案专家进一步调研情况，与客户方沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安全；再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工准确率为100%。

2.2项目实施原则
按照建立和谐社会的要求，工作需遵循如下原则：
1、在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件之间的历史联系；
2、依照本项目的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系；
3、结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利用；
4、充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。

2.3档案整理解决方案
2.3.1 档案接收
本项目招标文件要求：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。

我司将严格按照《归档案卷相关材料接收标准》和XXX的相关归档要求接收案卷。

1、对档案资料的完整性进行检查，将档案从客户方的档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。

保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。

2、对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记。

由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。

3、对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数，对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。

我司考虑到客户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。

2.3.2 分类编号
本项目招标文件要求：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。

我司依据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用，设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。

大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。

并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。

2.4.3 组卷整理
本项目招标文件要求组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。

中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。

我司详细工作内入如下：
1、原件拆卷
自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错；根据需要，进行文件的整理；多页粘贴在一起，要分开单独处理,注意浆糊黏附的位置，小心处理，严禁破坏档案原件的行为。

工作统计登记，责任到人。

2、案卷分类
依据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。

大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。

并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。

3、组卷
在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷（由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。

①卷内文件材料齐全完整
指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其页数都应齐全完整。

②保持卷内文件材料之间的有机联系
将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。

文件材料之间的联系主要有以下几种：
文件材料在内容特征方面的联系
文件材料在责任者特征方面的联系
文件材料在时间特征方面的联系
文件材料在文种特征方面的联系
③卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用
若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。

所以，案卷厚薄要适中，一般在 20 至 150 页之间为适。

4、修裱粘贴
为保证深圳市住房公积金中心档案整理扫描项目的顺利进行，必须对部分已破损的档案进行修裱粘贴。

档案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后复原装订。

（1）修裱前整理
档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需要整张托裱的纸张进行分类。

（2）修裱
对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的档案进行整张托裱。

（3）修裱后复原
把修裱后的档案，经过整理加工处理后，按档案原样进行装订。

5、重复页的抽离及废纸处理
档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情况取其中较为完整的予以保留，对于抽离的重复纸张统一集中保存，交由招标人处理。

档案整理处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。

清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才清出工作场地。

6、盖章
按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容
7、填写封皮
按要求填写封皮
8、填写盒脊
按要求填写盒脊
9、打印
依据各类业务项目专业分类表中规定的单位代字、科研代字、项目代号、专业代字、顺序号、支号等。

文字材料档案编号结构形式与实例。

图纸档案编号结构形式与实例。

卷内目录按照统一个格式填写，文号写全称，需注明年代，提名单的年月，日期，页号需按标准书写，页面需整洁，附卷内目录打印模板。

确定案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范。

安排专人打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签及脊背标签等。

2.4.4 信息著录
本项目要求：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。

中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。

对数据与实物进行对比检查，发现目录信息不全，进行补录入，
系统提供了常用项便捷录入，可直接在常用项上双击就可完成录入。

若常用项里没有也可手动在目录名中进行输入，然后点击增加按钮直
接添加。

我司信息著录方式方法如下：
1、按原目录编目、系统录入
按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和XXX的要求(即上述
案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。

并将档案档案条
目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。

2、自拟目录编目、系统录入
按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和XXX的要求对无目录
的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。

3、目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。

核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现
不合格的数据应要求进行修改或重录。

4、一稿双录、人机校验
同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，
并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。

软件提示：“数据不一致请确认”。

随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比
对，将数据修改正确。

目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在档案馆管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过 1%；
根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在档案馆目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。

2.4.5 档案扫描
本项目档案扫描要求：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。

我司档案扫描主要工作有：
1、档案扫描 1、采用专业文件扫描仪和采用 A3 幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过 A3 的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。

确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2、严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》。

3、文件的存储格式为 TIFF 多页文档或者 PDF 多页文档格式。

4、黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为 300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为 300dpi 或更高。

对于纸质较差的原件，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。

差错率不得超过 1%。

5、扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率不得超过 1%。

2、图像处理扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、。