秘书常识：事务文书（一）

秘书常识：事务文书（一）
第一篇：秘书常识：事务文书(一)
概述
事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体，是应用写作的重要组成部分。

由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。

它与狭义公文(行政机关12类13种，党内机关14种)的区别在于：一是无统一规定的文本格式；二是不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；三是必要时它可公开面向社会，或提供新闻线索(如简报)或通过传媒宣传(如经验性总结、调查报告等)。

简报的写作
简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。

其特点是文字短、内容新、反应快、形式活。

一、简报的类别
简报的名称很多，常见的有《××简报》、《××简讯》、《××信息》、《××动态》、《××通报》、《××通讯》及《内部参考》、《情况反映》等。

从不同角度对简报有不同的分类，按内容来分，可分三种。

1、综合简报
它全面、综合反映编发单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况。

综合简报多常年定期编发，例某高校党委、校长办公室编《××工作动态》。

2、中心工作简报
它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。

中心工作简报多在一定时期内不定期制发。

例某市委路线教育工作领导小组编发《路教工作简报》。

3、会议简报
它报道会议概况，反映会议交流经验和探讨的问题，传达和贯彻会议精神和决议。

会议简报用于大中型会议，视会期长短及规模在会议期间可只编发一期或多期。

例某校学代会秘书组编发的《××学代会简报》。

简报的编写(一)报头
简报首页上端1／3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：①、简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷；②、期数，印于简报名称正下方；③、编印机关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处(组)，要求用全称或规范化简称印于分割线左上方；④、编印日期，印于分割线右上方，要求年月日齐全。

除以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级(或使用范围和要求)等要素。

(二)文稿
根据文体性质和文稿来源，简报的体式可分四种：一是报道体，它及时、简明、准确地叙述、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。

其文体十分类似动态消息、动态信息；二是汇篇体，这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体，其信息量大面广，能做到点面结合反映全局性情况；三是总结体，其文章即一般意义的总结，但内容有典型性有推广价值，编入简报能发挥其指导一般的作用；四是转引体，即将他单位有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。

1、按语
按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。

按语的位置在报头下，标题前。

它视需要而使用，并非每篇必有。

一般在转引体、总结体及重要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。

按语可分三种类型：一是题解性按语，它类似前言，主要对文稿产生过程、作者情况、主体内容作简要介绍；二是提示性按语，它侧重于对简报内容的理解揭示或是针对当前实践应注意事项的提醒；三
是批示性按语，它往往援引领导人原话或上级机关指示结合简报内容对实际工作提出批示性意见。

2、标题
根据简报的体式，标题也有不同写法。

动态性较强的内容多采用单行式新闻标题，简短明快地交待事实、揭示中心，在总结体简报和其他体式简报中，一般使用文章化标题。

3、目录
简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。

如是一组文章，则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇文章。

4、正文因体式各异，简报正文格式相去甚远。

报道体、汇篇体类消息结构往往前有导语，后有主体、背景等；总结体可完整地将“总结”刊于简报；转引体则因所引文章不同，正文或可能是片断章节，也可能是整篇文稿。

(三)报尾
在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简报的“报、送、发”单位名称，右侧注明本期印数。

计划与总结的写作
一、计划的写作
计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排的事务性文书。

(一)计划的种类
从性质、内容、时间等角度可划分出不同种类的计划。

从形式分有以下三种：文件式计划，分目标、要求、措施、步骤等环节，写作严谨具体，内容重大并有一定篇幅；条文式计划，以列出任务为主，较少涉及措施、步骤等；表格式计划，通常用于项目较多又具共性的内容，有时辅之适当文字说明，使计划简洁明了。

计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标远近、时间长短、内容详略等差异而确定的
名称。

规划是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划。

例：《××市城市建设总体规划》。

纲要和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标对某个地区或某一事项作出长远部署。

不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。

例：《××市2000年经济发展纲要》。

设想是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。

相对来讲，其适用时限较长。

例：《××市拓展就业安置门路的设想》。

打算也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。

相对设想，它的内容范围不大且考虑近期要做的。

例《××学校争创文明校园的打算》。

要点是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较短的计划。

例：《××局19××年工作要点》。

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第二篇：事务文书
三、选择题
1.计划类文书标题中不能省略的项目是
A.机关名称
B.适用时间
C.内容类别
D.发文时间
2．撰写的草案性计划，也可以称作___ ___。

A.打算 B.要点 C.安排D.设想
3．写总结的主要目的是___ __。

A.回顾工作成绩，树立今后工作的信心
B.找出经验或教训，总结工作规律
C.找出工作问题，以利解决存在的问题
D.详细记载工作历程，存档备查 4．典型经验调查法指__ ___。

A.从总体中抽出部分样本进行调查
B.从总体中选出有代表性的对象进行调查
C.针对总体进行全面调查
D.深入现场进行实地观察 5.事例分析
某领导的述职报告，将其在职几年的本人工作成绩和部门工作成绩全部都写了进去。

对该做法的以下评论最恰当的是___ _。

A.合乎情理，因为某领导的部门成绩是与其领导作用分不开的
B.这样做明显突出了个人在工作中的作用
C.述职报告都是这样写的
D.应当实事求是地说明自己在这些工作中的实际作用6.给下面的文书确定文种
公司四季度工作会议决定，营销部要根据公司的发展需要，撰写××××的生产和销售的进度安排以供下次会议讨论，该文件应使用的文种是___ __。

A.规划
B.安排
C.设想
D.计划 7.对短期工作进行具体布置的计划，称作_。

A.方案 B.规划 C.安排 D.设想8.“工作总结”的根本任务是_ ___。

A.态度实事求是，总结成绩和问题
B.关键是找出问题，以利解决问题
C.找出工作规律，把工作推向前进
D.总结成绩，介绍经验
1.《××厂2007年工作总结》属于。

A.公文式标题
B.非公文式标题
C.双标题
D.单标题 2.总结的公文式标题，可以是。

A.概括主要内容
B.概括基本观点
C.时限和内容
D.单位名称 3.述职报告的结尾的内容一般包括。

A.自我批评
B.努力方向
C.表示决心
D.总结工作 4.按调查报告的内容分，常用的调查报告有。

A.典型经验调查报告B.基本情况调查报告C.揭露问题调查报告 D.专题调查报告 5.调查报告的结尾形式有。

A.总结全文，得出结论
B.指出问题，提出建议
C.展望未来，提出希望
D.预测未来 6.计划的特点是 __。

A.预见性
B.不变性
C.可行性
D.针对性 7.计划的写作要求是__ _。

A.从实际出发，事实求是
B.内容具体明确
C.语言精炼简洁
D.明确方向，吃透政策 8.调查报告的特点是_ _。

A.真实性
B.针对性
C.理论性
D.时效性 9.调查报告的前言常用的形式有_ _。

A.提要式
B.结论式
C.交代式
D.问题式 10.调查报告按调查的范围可分为：__。

A.综合调查报告
B.情况调查报告
C.问题调查报告
D.专题调查报告
11.计划的主要特点是__ _。

A.预见性
B.可行性
C.针对性
D.法定性
第三篇：事务文书
事务文书
事务文书是指党政机关、社会团体和企事业单位用于处理日常事务的实用文书，包括计划、总结、调查报告、简报、规章制度、讲话稿、会议记录、述职报告、公关礼仪文书等。

此次学习的重点是：计划、总结、调查报告、公关礼仪类文书中的求职书和推荐信。

计划
1.计划是机关、团体、企事业单位或个人为了完成某项工作、达到某种目的，而对进度、方法等做出某种安排和筹划的预想性文书。

2.分类：纲要和规划一般是指六年以上的长远计划；五年以下的计划叫计划；方案是为了实现某一目标、完成某一任务而制定的具体安排和实施办法；要点是对将来一段时间工作的主要内容所做的大略安排；设想是不够成熟尚未确定的计划，又叫意见；打算是对某一短期工作的具体安排，因此也叫安排。

3.基本格式：
（1）标题包括订立计划单位名称和计划期限或项目两个因素，单位内部计划可以不写单位名称。

（2）正文【1】开头开头或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要，常见“为了······”或“根据······”
【2】工作目标和要求阐述“做什么”和“做到什么程度”的问题。

【3】工作措施和具体安排解决“怎样做”的问题。

【4】结尾（选写）（3）落款和日期
总结
1.总结是机关、团体、企事业单位或个人对过去工作的回顾、分析、评价，找出经验教训，肯定正确的做法，获得规律性的认识，从而更好地指导今后工作的文书。

2.总结的作用便于掌握情况、认识规律、吸取教训、明确方向、表彰先进树立典型交流推广先进经验。

3.基本结构
（1）标题一般为一个偏正结构的短语，中心词是“总结”，前面至少有两个定语，一个是总结的主体，即总结的单位或个人。

另一个是总结的对象，即总结什么。

（2）导语即要求简单、明了地对全部的情况做一个简单的概括。

（3）对于总结对象客观情况和事实的叙述这一部分应注意和实践紧密结合，力求客观，实事求是。

一般来讲，应当排除议论、抒情等主观内容。

（4）对总结对象的分析说明是在客观叙述事实的基础上进行理性分析。

（5）存在的不足和改进的方向
述职报告
述职报告是指各级领导干部、公务人员或专业技术人员向主管部门或
本单位群众陈述在一定时期内履行岗位职责的自我评述性文书。

1.述职报告是一种总结性报告，与总结有很多相似之处。

但是又有所不同，总结的目的是为了分析过去、指导将来；而述职报告在于通过总结在职期间的工作获得有权机关或组织的肯定性评价，甚至是任职的合法性支持。

2.基本结构
（1）标题（2）抬头（3）正文一般是“姓名+时限+事由+文种名称” 一般写单位名称任职介绍+任职评价包括：主要工作内容、为了达到工作目标所【1】导言【2】主体
采取的措施、取得的工作成绩、存在的缺陷和不足，并根据任务完成情况总结工作经验、教训；最后是今后工作的努力方向、目标或打算。

【3】结尾一般用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审查”、“特此报告，请审查”。

【4】落款署名、成文或述职时间。

有的需要在打印稿上亲笔签名。

调查报告
调查报告是指运用科学方法，有目的、有计划地对某一问题或情况进行认真调查研究后所写的书面报告。

1.直接调查分：口头调查、书面调查、实地考察
调查文献资料。

间接调查是通过
2.基本结构
（1）标题单行：调查事由+文种名称（公文式）双行：正标题是常规式，副标题是公文式。

（2）署名
（3）前言
式
（4）主体
（5）结语标题正下方或正文之下的落款处或标题中。

概述情况式提出意义式表明结论式提出问题充分反映调查研究的成果、调查对象的详细情况。

第四篇：事务文书
事务文书
一、事务文书的内涵
事务文书是指党政机关企事业单位以及社会团体或个人，在日常工作中经常使用的各类文书。

其共同特点是具有实用价值和固定格式。

二、事务文书的种类
计划、总结、简报、调查报告、便函、条据、规章守则等。

三、计划
（一）计划的涵义和作用
１、计划是某个单位、部门或个人，对预计在未来一段时期内所要做的工作或所要完成的任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。

２、计划的作用
预见性、指导性、约束性
（二）计划的种类
按内容来分：工作计划、生产计划、销售计划、培训计划、学习
计划等
按时间来分：长期、中期、短期
按性质来分：综合性计划和专题性计划
（三）计划的写法
（１）标题一般包括单位名称、适用期限和文种，有的点明计划的内容要点
（２）正文由开头（缘由、目的与依据）
主体（目标、指导思想+步骤做法）
（目标、指导思想+各项具体任务）
结尾（总结全文，表明决心或提出希望，发出号召）
（３）落款制订单位与时间
四、总结
（一）总结的涵义与作用
１、总结是事后对某一阶段工作或某项工作的完成情况加以回顾和分析的一种书面材料。

２、总结的作用：对个人而言，能培养工作能力，提高认识水平；对单位而言，有利于发现问题，改进工作，提高效率。

３、分类：专题性总强与综合性总结
（二）写法
１、标题，与计划一致
２、正文：开头：基本情况介绍
主体：成绩与经验，问题与教训，结尾：对今后工作的意见
３、落款：单位+日期
４、注意事项：要善于分析材料；要合理取舍内容，详略得当；要深入研究，写出特色
第五篇：事务文书
事务公文
事务文书是指国家机关、企事业单位、社会团体或个人为沟通信息、总结经验、探求问题、指导工作、处理日常事务而撰写的应用文体，又称“常规文书”或“业务文书”。

传统的事务文书包括计划、
总结、调查报告等，但随着日常事务的增多，典型材料、改进工作方案、申请书、读书笔记等也进入到了常用事务文书的范畴。

事务文书的特点
1.内容针对性较强
2.格式相对固定
3.语言准确、简练、庄重
4．有一定的时限性
事务文书的作用
1.宣传教育作用
通过文体的写作和传播，可以起到宣传教育群众，检查督促工作的作用，使人们明辨是非、提高认识、统一思想。

2.沟通联系作用
各种事务文书是传递信息的有效工具，在工作中起到了桥梁和纽带的作用。

3.积累资料作用
事务文书中的多数文种，如计划、总结、调查报告等一旦实际运用之后就作为归档稿本存档，成为历史资料保存。

在开展有些工作时可以起到为人们提供资料的作用。

4.规约指导作用
事务文书虽不像法律、法令和法规文书那样具有很强的法规性和强制性，但由于它产生在管理过程之中，对发文单位来讲有一种很明显的自律性。

计划
计划是国家行政机关、企事业单位、社会团体或个人对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的任务加以书面化、条理化和具体化而形成的事务性文书。

特点：预期性，执行型，可行性，灵活性。

计划的种类
根据不同的分类标准，可以把计划分成不同的种类：
按性质划分，可分为专题性计划和综合性计划两种。

前者又称单
项计划，是针对特定方面的工作或任务制定的；后者又称总体计划，是对单位、部门或个人一定时期内的所有工作或任务作出全面安排的计划。

按内容划分，可分为工作计划、学习计划、销售计划、科研计划等；
按范围划分，可分为个人计划、部门计划、单位计划、国家计划等；
按时间划分，可分为周计划、月份计划、季度计划、计划等。

总结
总结是国家机关、社会团体、企事业单位或个人对过去一段时期内的工作或任务加以回顾、分析和研究，从中找出经验和教训，并把这些内容条理化、系统化，上升成规律性的理性认识，用以指导今后工作的一种文书。

总结的类型
总结根据不同的分类标准，可以分成不同的类型。

按内容分，有工作总结、生产总结、学习总结、思想总结、销售总结等。

按工作范围分，有部门总结、单位总结、个人总结等。

按时间分，有总结、季度总结、月份总结、阶段总结、每周小结、每日小结等。

从不同的分类标准，可把总结分为不同的类型。

但不管哪类总结，都可从容量和表现形式分为综合总结和专题总结。

综合总结
又叫全面总结。

它是单位、部门在一定时限内对各方面工作进行的综合性的分析、总结；是全方位、多角度、深层次的总结。

它反映的是工作的全貌，内容包括基本情况、过程、成绩、经验、缺点、教训等诸多方面。

专题总结
又叫经验总结。

它是对某一方面的工作，如生产、质量、思想、宣传等所进行的总结。

这类总结内容集中单一，重点突出，针对性强，偏重于总结经验和成绩，从所取得的成绩中归纳、提炼出带有规律性
的经验。

总结的特点
1.回顾性
与计划的预见性相对，总结针对的是过去的情况，它必须在学习、工作结束或告一段落后才可以进行，它所阐述的内容要建立在回顾过去已经做过的工作或任务的基础上。

2.概括性
总结是对已经进行工作的反映和评价，这种反映和评价必须是总体的、概括的。

3.理论性
写总结，要陈述事实。

但事实只是基础，总结不仅仅是对已经完成工作的单纯描述和再现，它需要提高到理论的高度，即用正确的立场、观点、方法对事实进行分析，把感性认识上升到理性认识，从实践中总结出带有规律性的认识。

4.指导性
总结虽然是建立在回顾过去的基础上，但目的却是为了指导未来。

有人把总结看成是“马后炮”，认为没有意义而不认真进行，其实总结是下阶段工作和任务的“马前炮”。

调查报告
调查报告是对社会生活中的某种事物、某件事情、某个问题，进行了调查，有了充足的材料，研究出规律性的东西之后，写成的一种书面报告，是社会管理和科学研究中经常使用的一种应用文。

特点：1.材料客观真实2.风格平实3.用事实说话的客观性4.观点鲜明突出分类：按写作对象的性质内容1.情况调查报告2.典型调查报告3.问题调查报告。