浅谈如何做好档案的利用与保密工作

合集下载
  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。

浅谈如何做好档案的利用与保密工作
摘要:档案的安全保密与开发利用是一对矛盾,也是档案工作者面对的基本问题。

学好《保密法》和《档案法》是做好两方面工作的基本前提,但在工作实践中,单凭学习相关法律知识还是远远不够的,重要的是把工作做细致,能够将安
全保密与开发利用两个对立的方面统一起来。

档案的安全保密和开发利用在发挥
根本作用上具有一致性。

做好保密工作,同时,也是将来开发利用的前提,做好
档案的开放利用工作,是档案安全保管的直接目的所在,是体现档案保密工作价
值的另外一条途径。

档案保密有其价值所在,解密又有其新的价值所在。

档案保
密工作与开放利用二者的根本目的和作用相同,实现的方式与途径不同。

因此,
在工作实践中,应当在两个方面都给予重视,不可偏废任何一个方面。

而且随着
社会的发展与进步,档案的保密时限将越来越短,新修订的档案法相关条款也说
明了这一点。

这是我们档案工作者必须具有的专业敏感性,并且顺应历吏发展的
趋势积极做好保密与开放工作。

关键词:档案;利用;保密工作
1转变档案保密观念,正确处理档案利用与保密的关系
21世纪是一个新的时代,强大的互联网技术为社会信息高度开放提供了更多
的通道。

档案建立的目的及价值之一就是被利用。

档案保密和利用的方向、价值
具有一致性、并存性。

严格区分档案的保密内容、程度及范围,才能明确档案可
开放的程度和时机。

对档案利用时间、地点、人员进行合理限制。

做到科学、严谨、安全的利用档案。

新的社会发展形势下,相关部门应转变档案保密观念,严格遵守国家相关法
律发法规,制定严密合理的档案使用制度,在保证保密的前提下,最大限度地为
本系统提供有价值的信息资源。

2做好档案的利用及保密工作策略
2.1在利用过程中进行保密工作
为了更有效的实现对档案利用的保密,应当建立系统、全面的档案保密机制,实现保密工作的价值。

完善保密制度主要来自两方面,一是要加强档案保密制度
建立者的保密意识,在使用档案时可以自觉进行保密;另一方面是要加强限制使
用者的保密操作,严格规范使用中的借阅时间、使用用途,完善相关复制、外借
等制度规定。

在借阅档案的过程中,不得随意外带、复印、或将档案资源进行转借,必须要在规定时间内归还档案资源,监督保密政策的实施。

在利用过程中保
证资源不外泄、不遗失,加强保密工作的有效性。

2.2做好档案的审查工作
利用档案之前的工作步骤是审查档案,通过对档案的审查,增加档案资源的
顺序性。

利用审查对档案进行正确的分类,更有利于规范档案的范围,便于利用
档案。

审查档案的主要工作内容是:根据规定充分审查档案,逐一审查期限内档
案的范围及使用;对于初审未通过的档案通过资质较高、经验较丰富、能力较强
的专业工作人员进行取舍;领导在两次审核的基础之上综合多方因素,决定档案
的开放期限等。

2.3做好档案的解密工作
在档案利用时还包括一项重要的工作内容那就是解密档案。

档案的解密程度
决定着档案工作的利用程度。

一般情况下,在完成档案的审查工作时,随机进行
档案的解密工作,解密工作必须是科学合理的。

通常来说档案的保密级别分为:
绝密、机密与秘密,根据不同的程度采用不同的保密方法,但档案的保密工作在
时效期满后,保密级别就丧失了意义,对于此部分内容,就需要利用解密再实现
对档案的利用。

另外随着时间的推移、档案保密的范围、时效、使用时间、级别
变化等都会随着情况的改变而变化,对此就需要利用解密工作进行降密。

2.4在保密的前提下进行利用工作
档案工作是以保密性为基础实现资源的有效利用,以档案保密为前提实现最
大限度的利用档案资源。

当前利用档案的主要模式是以借阅的形式进行档案查阅,而档案工作人员在此借阅方式的基础上通过设置一定的限制条件,实现对档案资
源的保密。

如利用限定借阅期限、借阅的地点、借阅的范围内容等,使得内部信
息不外泄、加密文件更安全。

通过这些方式,充分利用资源的同时要保证信息的
机密性,实现在保密的前提下对档案资源最大限度的利用。

2.5做好档案利用前的基础工作
档案利用前的准备工作,是充分利用档案的关键影响因素之一,其影响着档
案使用的效率,影响最终档案利用的合理性与科学性。

对于准备工作的内容主要
包括:第一,档案工作人员在原有基础之上,提升档案的开放质量,系统全面的
整理档案并进行分类,现代化管理、科学化归档,方便使用者对档案的利用;第二,建立档案编号及检索制度,利用现代科技与电子平台,制订详细的档案检索
系统,分别建立检索区域如基础区、骨干区,同时设立文字性辅助信息,实现多
元化检索档案;第三,建立档案资料的副本,根据档案的重要程度及使用范围,
进行多种形式的副本存根。

通过这些步骤,做好档案利用前的准备工作,便于使
用者高效利用档案。

2.6实施有效的档案安全监督
安全监督是实施档案保密的关键步骤,可以保证档案的运转使用途中增加安
全性。

具体应用时根据档案资源的差异性,使用者的心理、思想差别性,建立不
同的监控机制,最好做到随时监控使用者;此外,对于不同的档案保密级别、不
同的档案使用者采用不同的监督策略,如管理人员提醒使用者禁止涂抹勾画档案,更不可以修改、偷盗档案内容。

对于档案的监督与管理,还需要工作人员加大宣
传力度,制订完善的监督机制。

对于使用状况与使用内容必须及时记录,建立登
记制度。

此外还要求工作人员善于观察、察颜阅色,根据使用者的神态与动作,
判断其异常心理。

2.7正确处理档案保密与利用关系
在档案管理工作中,保密与利用看似矛盾,实则两者之间的最终目标是相互
统一的,都是为了能够更好的发挥档案的价值,避免档案资源出现闲置浪费,因
此若是想要做好档案的保密与利用工作,就必须要处理好这两者之间的关系,对
此笔者从以下两个方面进行分析。

首先是在保密的前提下进行利用,现下档案利
用的主要形式就是借阅,在档案借阅过程中常常会提出一些附加条件,如档案的
利用时间、地点、范围等,这些限制规定就是为了防止档案信息泄露,促使档案
能够得到更好的利用,由此可以看出,档案要在保密的前提下利用。

其次是在利
用的过程中保密,通过情况下,在档案利用过程中,会采用建立保密制度的方式,从而为档案保密工作提供保障。

在这个过程中一方面要对档案保密制度的制定者
提出要求,确保其可以自觉的遵守保密规定。

另一方面确保档案使用者在使用档
案的过程中,可以严格遵守借阅制度,保障档案在利用过程中不会出现泄密、失
密等问题,为档案管理工作有效开展提供保障,这是在利用的过程中保密的体现,因此在档案管理工作中,必须要认清保密与利用之间的关系。

结束语
总之,档案的保密与利用是一项系统性的工作,机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,因此在新时期背景下,档案管理人员在进行档案管理工作时,必须要做到“保中有放,放中有保”,这样才能为党和国家的安全利益提供保障,推动我国档案管理工作有序发展,以实现档案的科学利用,促进档案管理工作的高效率开展。

参考文献:
[1]冯共喜.谈谈如何做好企业档案保密与利用工作[J].兰台世界,2017(S1):108.
[2]孙宝辉.谈如何做好档案开放利用中的档案保密工作[J].黑龙江科学,2015(09):261.
[3]王英男.谈如何做好档案开放利用中的档案保密工作[J].黑龙江档案,2016(01):92.。

相关文档
最新文档