职称档案数据信息化管理的必要性及实施方案分析

职称档案数据信息化管理的必要性及实施方案分析
李媛媛
摘㊀要:职称申报是人力资源和社会保障局主要工作内容之一ꎬ以年为周期开展ꎮ职称改革以来ꎬ申报条件变得宽泛ꎬ申报人数呈现逐年递增趋势ꎮ职称档案数据量几何级增长ꎬ纸质载体耗费巨大人力㊁物力ꎬ亟需信息化管理模式转型ꎮ尤其是非公有制企业在职称申报工作中存在问题较多ꎬ信息化管理可以提高问题沟通与解决的效率ꎮ
关键词:职称档案ꎻ信息化ꎻ数字化档案ꎻ非公有制企业
一㊁职称档案数据信息化管理的必要性(一)计算机和网络技术与职称评审工作深度融合
智能移动终端的普及和互联网络的大发展ꎬ尤其是移动互联网的快速建设ꎬ推动了职称档案信息化管理工作的进程ꎮ计算机性能提升的同时ꎬ价格持续降低ꎻ文字/图像识别ＡＩ技术快速进步ꎻ扫描仪单价下降㊁清晰度提升ꎬ成为职称档案信息化拓展坚强的设备和技术基础ꎮ数据通信网络带宽的拓展ꎬ可以支撑多个数据端同时发起电子文档的检索㊁上传/下载请求ꎬ同时数字加密技术保障了电子档案的信息安全ꎮ
(二)电子政务与政府信息公开的客观任务
市场经济体制下ꎬ政府阳光办公意识增强ꎬ社会民主监督机制逐步健全ꎬ政务信息及时向公众发布并征求意见ꎮ现行标准㊁规范文件是政府信息公开内容的主体ꎬ档案室政府信息公开的主要行政手段ꎮ档案信息内容和服务形式的社会需求呈现多样化趋势ꎬ档案管理部门面临迫切的信息化升级任务ꎬ以便更好地与电子政务系统对接ꎮ
(三)信息化办公提升职称申报效率
职称申报信息化平台已建设完成ꎬ面对新的评审工作模式ꎬ现有的纸质档案管理形式ꎬ也随之发生变化ꎮ纸质档案管理模式已沿用多年ꎬ但随着数据量的累积ꎬ纸质文档的存储㊁检索问题日益突出ꎬ如何提升数据检索的准确率和工作效率ꎬ信息化管理模式成为一条可行的解决路径ꎮ互联网络㊁云平台㊁大数据㊁ＡＩ人工智能等高新技术手段的应用ꎬ使职称申报与评审流程变得简化ꎬ评审错误率降低ꎬ持续推动职称档案信息化管理向着规范化㊁专业化方向发展ꎮ二㊁职称评审环节现存的突出问题
(一)对职称评审的需求不断增大
随着我区的跨越式大发展和招商引资力度的不断增强ꎬ各类新型企业陆续入驻我区ꎬ企业科技含量日益增高ꎬ入职人员整体素质普遍提升ꎮ以某公司为例ꎬ本科生占比达３０％ꎬ大专生占比达６０％ꎮ专业技术人才大量涌现ꎬ专业种类呈现多样化趋势ꎬ而企业也非常重视技术人才的培养与使用ꎬ专业技术等级直接与工资挂钩ꎬ由此导致了非公企业职称申报需求的日益增加ꎮ
(二)申报背景较为复杂
由于非公有制企业自主招聘从业人员ꎬ用人渠道多种多样ꎬ学历情况参差不齐ꎬ人员构成情况相当复杂ꎮ职称申报的背景㊁条件㊁标准不一ꎬ面临的困难与问题较多ꎮ由于企业间竞争激烈ꎬ跨地区㊁跨专业人员流动现象十分普遍ꎮ按照现行规定ꎬ非公有制企业自身不能管理人事档案ꎻ另外由于人才高度流动ꎬ导致人事档案所在地与工作单位不在同一地区ꎬ有时还会出现档案不能提取或丢失等情况ꎬ致使很多非公企业无法通过人事代理机构推荐审核ꎬ严重影响了非公企业的职称申报ꎮ
(三)对政策了解贫乏
非公有制企业由于内部管理相较于国企规范性较差ꎬ各部门分工不明确ꎬ对于职称工作重视度不够ꎬ对于省市职称政策了解较少ꎮ如某公司ꎬ负责人事工作的人员对职称工作政策不了解ꎬ对本公司提出的职称申报评审相关需求缺乏足够关注ꎬ没有把职称制度列入公司绩效考核内容ꎬ在一定程度上影响了部分员工的工作积极性ꎬ也限制了公司员工专业技术素质的提升ꎮ
三㊁职称档案数据信息化管理方案建议(一)职称档案内容明确㊁完整
职称评审环节形成的材料是专业技术人员归档材料的主体ꎬ涉及面广㊁周期长ꎬ加之评审机构变革㊁技术人员工作单位变更ꎬ档案材料缺损㊁丢失情况普遍ꎮ职称档案信息化管理的基础是ꎬ覆盖面广㊁重点突出的材料归档ꎬ涵盖专业技术人员的工作单位㊁学历水平㊁继续教育情况㊁工作业绩㊁专业特长㊁科研成果㊁发明专利㊁论文著作㊁年度考核等内容ꎮ职称档案分类分为三个主要步骤:①按不同系列和专业挑选材料ꎬ分类存放ꎻ②在分类基础上逐人逐项筛选ꎬ装订成册ꎻ③按专业分类ꎬ以姓氏笔画编号㊁排序㊁存放ꎮ涉及跨地区调动的专业技术人员职称档案ꎬ统一进行外地调入确认记录ꎬ完善存档管理模式ꎮ
(二)纸质档案与数字化档案并重发展
企事业单位发展速度加快ꎬ专业技术人员职称信息利用率提升㊁价值重要性加强ꎬ便捷高效的职称档案信息化管理平台应运而生ꎬ职称档案管理工作重心向公众服务倾斜ꎮ信息化建设面临前期资金投入大㊁设备需要持续更新和定期维护㊁复杂信息网络管理技术难度提升的现实问题ꎬ加之现有团队思维转变需要一个较长的过程ꎬ档案管理信息化建设落后于职称改革步伐ꎬ职称档案管理在改革过程中关注度不高ꎮ职称档案信息化管理不是对纸质管理模式的替代ꎬ二者属于并存关系ꎬ纸质载体在很长时间内仍会是档案存储的主体ꎬ信息化管理是对其工作效率的提升ꎮ
(三)提升从业队伍的信息化应用水平
职称信息化评审和档案的数字化存储ꎬ对工作人员的业务能力提出了更高要求ꎮ业务能力提升从两方面入手:①强化岗位技能培训ꎮ集中培训和自我学习形式相结合ꎬ将信息化技术作为职称管理部门工作人员技能培训的重点内容ꎬ制订科学全面的系统培训方案ꎬ将理论知识学习与实际工作应用相结合ꎬ实现同步提升ꎮ②参加信息化技术方面的继续教育培训ꎮ掌握现代计算机技术地应用ꎬ灵活使用办公自动化系统ꎬ以适应办公自动化的大环境来服务职称档案信息化管理工作ꎮ
四㊁结束语
职称档案管理模式信息化转型是时代发展的客观规律ꎬ帮助优化企事业单位人才结构和管理体系ꎮ职称档案管理部门的思想转变是关键环节ꎬ对高新技术的接受思维偏保守ꎬ同时ꎬ现在管理队伍应努力学习现代高新技术知识和新媒体传播形式ꎬ注重与自身工作的结合ꎬ将职称档案管理信息化转型工作做扎实㊁做细致ꎮ
作者简介:
李媛媛ꎬ唐山市曹妃甸区人力资源和社会保障局ꎮ
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