浅谈医院人事档案管理存在的主要问题及对策

浅谈医院人事档案管理存在的主要问题及对策
引言
在现代社会中，医院作为卫生服务机构，承担着重要的医疗服务和健康管理任务。

为了保障医疗服务的质量和安全，医院需要对其员工进行严格的管理，尤其是对其人事档案进行科学合理的管理。

然而，在实践过程中，医院人事档案管理却存在着一些问题，例如档案信息不完整、档案管理流程不规范等。

因此，本文将对医院人事档案管理中存在的主要问题进行探讨，并提出相应的对策，以期为医院人事档案管理提供参考。

问题分析
问题一：档案信息不完整
医院人事档案是一份员工在医院工作期间的关键记录，包括个人基本信息、学历学位、职称职务、工作时间和工作经历、培训情况、考核评价、奖惩情况等多种信息。

如果这些信息存在不完整的情况，就会严重影响医院对员工的了解及管理，对医院管理体系的稳定性和规范性也会造成影响。

问题二：档案管理流程不规范
医院人事档案的管理涉及到岗位职责明确、流程标准化、信息安全保障等多个方面，如果医院人事档案的管理流程不规范，则有可能导致档案管理失控，信息泄露甚至档案毁损的情况。

具体表现为，档案管理流程没有明确的岗位职责和责任分工，档案信息采集、存储、备份和归档等环节缺少规范流程，档案查阅和使用的权限缺乏明确规定等。

问题三：档案查阅难度大
医院人事档案的查阅需要经过严格的审批和管理，但是在实际操作中，由于医院人事档案管理流程的不规范和档案信息的不完整，导致档案查阅变得异常困难。

具体表现为，档案查阅需要跨部门或跨岗位的协调，查阅申请流程过于复杂、耗时较长，查阅结果的准确性无法得到保障等。

对策建议
对策一：完善档案信息管理
要解决医院人事档案信息不完整的问题，首先需要规范档案信息管理。

具体可以从以下几方面进行改善：
1.整合信息源
医院应当将所有与人事档案相关的信息进行系统整合，建立一个较为完善的人
事信息库。

2.标准化信息采集
对于人事档案信息的采集和录入，还应该建立规范化的标准制度和程序，对信
息的录入人员进行专业培训，保证信息的录入准确性。

3. 定期更新信息
在档案信息的管理中，医疗机构不应该只是做好录入的工作，还要及时更新档
案信息，同时也要及时删除过期的信息，以避免对管理的影响。

对策二：规范化档案管理流程
规范档案管理流程非常重要，这样能够大大提高档案管理的效率与准确性。

1.建立明确的管理流程
应该根据医院机构的实际情况，建立一套明确的档案管理流程，明确档案管理
的各种流程和环节、规定岗位职责和流程，避免流程中的漏洞。

2.制定规范的档案管理制度
制定规范的档案管理制度能使得档案管理更加标准化，从而保证档案的安全性。

具体包括档案管理制度、档案借阅申请制度、档案维护制度等。

3.加强档案保密措施
医院应该加强库房及文件室的物理安全措施，制定档案信息的独立访问制度，
并建立档案信息安全制度，严格控制优秀员工、敏感信息的查阅。

对策三：拓宽档案查阅渠道
拓宽档案查阅渠道是为了方便员工查阅，利于管理和提升工作效率。

1.建立电子档案
电子档案就是将档案进行电子化，便于查找、归档，能够节约大量的人力、物
力以及财力。

2.建立信息查询平台
通过建立医院人事档案信息查询平台，员工可以通过网络平台查询自己的档案
信息等，能够提高员工的工作积极性。

3.提高医护人员的自主查询能力
医护人员能够自主查询自己的档案信息，能够更方便、快捷的查询到自己所需要的信息。

所以，医院应该给予培训、培养员工自主查询能力。

结论
医院人事档案管理对于医院发展和管理起到着至关重要的作用，本文对医院人事档案管理中存在的主要问题进行了探讨。

对于档案信息不完整，档案管理流程不规范和档案查阅难度大这三个问题，都提出了有效的对策建议，希望能够为医院人事档案管理提供有益的参考。