金算盘软件操作手册 分公司金算盘操作手册

如果觉得本文尚可，麻烦点下评哦~
财务中心金算盘操作手册
目录
一、建账及账套初始化设
置…………………..……………………………….。

……。

2
二、财务模块操作流
程................................................。

. (7)
三、采购管理模块操作流
程..........................................。

. (3)
四、销售管理模块操作流程 (7)
五、库存管理模块操作流程…………………………………………………….……。

9
六、存货管理模块操作流程…………………………………………。

……………。

13
七、月未结账流程 (14)
八、年度账套结转流
程..........................................................。

.. (14)
九、金算盘软件安装流程………………………………………………………。

.…。

40
十、账套数据的导入、导出流程及备份与恢复………………。

.…………..。

………
45
十一、金算盘系统报表生成与导出的注意事项…………………………………。

54
第一部分建账及账套初始化设置
1、建立账套
①运行并进入金算盘账套管理界面，选择或新建“核算单位”，然后右键点击选择“新建账套”;
（新安装的软件和数据库一般需要进行数据库的初始化，在账套管理里面进行操作，在“账套管理”的上端“数据库"在弹出的对话框里面选择“初始化”。

已安装好的就可以不进行此操作。

）
②在弹出的“新建账套”窗口中,逐步设置账套基本选项，完成新建账套。

★账套名称：命名并输入账套名称
★会计制度：选择＂采用企业会计制度的单位＂
★行业：选择“企业会计制度”
★科目预置：默认选择生成“预设科目"
★本位币:设置使用的本位币名称
★会计年度:设置“期间数”、“起始日期”、“结束日期”及“账套启用日期”
★模块启用：除了下面四个模块“委托加工"，“计划管理”，“生产管理"，“质量管理”不选择外,其他模块都需要启用,“工资管理”，“固定资产”一般在分公司没有用到，亦可以不启用这两个模块,以简化操作界面.
③在账套管理界面中，右键单击刚建立的账套，选择“账套属性”，进入账套属性的设置界面。

（此界面在进入金算盘ERP系统后,通过打开“文件”菜单中的“账套属性"也可进行设置）
④在账套属性窗口中，查询或设置账套相关属性,完成新建账套。

★用户档案：显示或设置企业基本信息；
★开户行：个业的银行开户情况（可选项）;
★收发地址：可不设;
★会计期间：查询或新增会计年度，每年未如不结转新账套,必须在此新增下一年度的会计期间，即可以直接新增会计年度2009；
★特殊科目：设置会计处理的几个特殊科目（暂估入库科目“2121应付账款"、“1911-01待处理流动资产损溢”、“2141代销商品款”，“1501固定资产"、“1502累计折旧”、“1505固定资产减值准备”）.编码如果为三位数可能是因为选择了“商品流通企业"，需要选择的“企业会计制度"即四位数编码.
★核算选项：在“填制单据选项”中取消“单据号不能修改”、“禁止成批复核凭证"、“银行分录必录付款方式”及“银行分录必票据号”；“收入凭证依据"设为“销售单据”，其它选项可根据实际情况设置。

★结账:可查询各模块的结账情况。

2、启用账套，进行账套基础设置
打开服务器上的加密狗服务，运行金算盘ERP程序(可在服务器上直接打开或通过客户端远程访问）。

选择要打开的账套，录入注册日期,选择操作员，输入口令（系统管理员的口令默认为空，点击“修改"可更改口令），进入金算盘ERP界面。

1)用户权限设置，增加操作员：
①进入金算盘系统操作界面，选择“工具”菜单中的“用户权限”,弹出权限设置窗口。

②右键单击选择“新增"，新增操作员，并分配及设置其操作权限。

★操作权限：根据需要分配各模块的操作权限给各操作员，可事先设置不同的权限组，把各操作员分配到相应的操作组即可；根据日常经营的实际情况，可把平时不涉及的模块单据及操作权限取消（即屏蔽掉），简化系统的操作界面。

★制单权限、查询权限、账表权限、审批金额：这几个可根据实际情况设置，一般避免设置错误,按系统默认即可。

2)账套属性设置：
通过“文件”菜单，选择“账套属性”，即可打开账套属性设置界面。

具体设置流程可参考账套管理中的账套属性设置,此略。

3)单据格式设置:
选择“工具"菜单中的“单据格式”，打开单据模板列表。

可对现有单据模板进行查询及修改，并可新增单据模板。

（注：在日常操作中，通过各个模块的日常单据输入时，也可对相应的单据模板进行修改及新增操作.）
4)设置审批流程:（选择“工具"菜单=〉“审批流程”，在操作界面的左下方有个“编辑”按
钮,点击此按钮，然后在弹出的对话框中选择“新增" ）
根据日常管理需要，可将日常业务单据设置相应的审批流程，实现公司对重要的单据处理或操作环节进行专人审核及监督。

同时为了方便简化分公司人员的日常工作，尽量避免设置复杂或不必要的审批流程。

目前为简化工作，分公司都没有设置审批流程,因此在这里只需要对这一流程做一个了解就行,实务中暂时不需要进行此步操作。

5)“财务”及“进销存”模块基础设置:
此为系统初始化中最重要的环节,如各模块的基础设置不合理，必定会影响日后的数据处理。

完成各模块的基础设置，可通过以下两种方式来完成.
①通过系统的数据导入导出功能，导入另一账套相同的基础设置:此操作的前提是两账套的基
本账套属性设置一致，比如行业设置及采用的会计制度方式都一致.但导入的项目或数据，如目标账套已存在，则无法进行替换或覆盖，必须通过手工进行调整处理。

(具体的操作步骤，可参考“年度账套结转流程”。

）
注：关于导入一些基础设置的问题，在操作是要进入账套进行操作,即先进入你需要的基础数据所在的账套,在顶端的第一个按钮“文件”里面的“数据导出"如图所示:里面有很多数据可以导出，但是关于数据方面的即关于期初余额的一个都不要导，可以根据自己的需要来选择需要导出的数据，分公司不同导出的数据也会存在较大的差异，一般就是在“基础设置”里面选择一些核算科目组，科目，物品类型，物品性质，物品，物品计量单位,成本计算组,还有一些，因为分公司的不同需要自己设置，比如说货币,货位，单位等.
在导出数据之后,保存在你自己清新明了的路径，然后进入你新建的账套,选择“文件”,“手工导入”，选择你保存的路径，导入基础设置，在导入的过程中会弹出很多对话框，里面显示的有打对或错的，错的表示导入没有成功或者账套里面已经有次数据无法覆盖，对的表示导入成功，对于错的有些项目需要你之后注意检查一下。

数据导入完成之后就需要对导入的数据进行检查或是修改,即删除一些不需要的二级或三级明细科目，增加一些需要用的明细科目，对于“销售现金"，“现金备用金”，“银行存款”，
科目需要双击打开次科目的设置界面，然后重点选择“核算所有币种”，“期末调汇”,
对于往来的“应收”，“应付”,重点选择“核算所有币种”，“期末调汇”，辅助核算选择“单位”，并检查余额方向，是否正确。

对于其他的科目一般不要选择辅助核算,只是应收，应付的往来科目一定要选择辅助核算，“单位"。

②手工逐一设置各模块的基础设置:通过各模块的“基础设置”界面,对各项目进行设置,具体
操作步骤将在各模块的操作流程作详细描述.
第二部分财务管理模块操作流程
一、“总分类账"模块
１、日常业务
主要包括：凭证填制，凭证复核，凭证记账三项。

其中凭证填制是指在公司日常发生的各种费用时编制会计分录，主要是指管理费用等间接费用，不用摊入采购存货的成本的。

主要采用手工录入记账凭证的方式，如借记管理费用-—××，贷记银行存款或现金。

凭证的复核和凭证的记账和一般用在对已编制凭证的检查和月末或者年末结账时用到.
在新的分公司开始营运的时候,有时候总部会往新的分公司拨付资金，一般可以手工做一
张凭证,挂与总部的往来.
需要注意的是，如果在成本调整中由于系统原因的出现死循环,导致在存货管理模块无法调整成本，从而使得总分类账的期末存货成本与子模块存货管理或是库存管理中的期末余额不一致的情况,此时期末无法结账，这种情况下就需要在总分类账财务管理模块的凭证填制这里编制一张成本调整的凭证，使总账模块和子模块数据保持一致。

2、单据列表
主要包括:凭证列表，主要是用来筛选察看各种类型的凭证，可以自己设定筛选条件。

3、期末业务
主要包括：期末调汇，损益结转等等项目。

其中期末调汇以前可能分公司比较少涉及，但是由于近年来的汇率波动较大，所以要启用这一项目.
具体操作为在基础设置里面的“币种汇率”设置汇率,这样期末和期初的汇率由于变动就会产生汇兑损益，所以就需要进行期末调汇处理。

输入期末汇率，汇兑损益科目选择“5503-××汇兑损益或期末调汇”，凭证模板“XX"，凭证生成方式“汇兑损益凭证"
4、基础设置
1)会计科目
系统建立账套时会生成预设的一级科目,必须根椐各分司实际情况设置各会计科目,并设置“二级科目"及各科目的属性。

◆现金、银行及应收、应付等涉及到外币核算的科目，必须设置多币种核算及期末
调汇；
◆“主营业务成本"及“财务费用"不能设置“辅助核算”,否则会影响系统的期末调
汇及成本调整单的凭证生成。

（如无必要，所有损益类科目都不需要设置“辅助
核算”;
2)科目期初
主要是指个会计科目的期初余额，在这里要注意的是有些如会计科目，物品编码的资料都可以在期初直接从上期的账套导出来然后导入本期新建的账套，但是科目期
初余额不行，以前有过不少失败的案例，直接导入的数据会出现期初余额不平衡的错
误等，导致本期无法核算，这可能是系统的原因，所以科目期初的数据需要手工输入。

工作量较大，需要财务人员有足够的耐心和细心。

3)币种汇率
一般设置美元和记账本位币两种币种核算,你可以自己输入本位币兑美元的比率，可以一个月输入一次，匹配方式选择向前就是指选用上月月末的汇率进行本月的核算。

一般是月初输入一个汇率，月末输入一个汇率，这样期末可以做“期末调汇"处理，有时候汇率波动较大,也可以采用资金存放最多的开户行的银行汇率的中间价作为入账汇率，有时候在做单的时候也可以自己输入一个汇率。

4)凭证类型,主要是指记账凭证。

没有具体细分为收款凭证，付款凭证，转账凭证。

5)单位类型，主要是用来分类管理单位的，如区分是客户，分公司，或是供应商,根据需
要设置二级明细科目分类管理，可以根据需要新增单位类型或在不需要使用时停用某个单位。

6)往来单位,主要是指与公司发生日常业务往来的各种单位，可以根据需要自己设定编码,
进行管理，在年初新建账套的时候，可以不用重新输入这些输入，这需要花费大
7)量的时间，可以直接导出，然后导如新的账套就可以。

在设置往来单位时可以输入关
于往来单位的一些详细信息。

8)往来期初，主要是指往来单位的上期末余额，本期初的期初余额。

主要是指与客户之
间未结清的款项或是客户预付的款项。

9)部门设置，根据分公司需要设置不同的部门。

10)职员设置，主要是用来对业务部门的业务员进行管理。

5、账册报表
主要是用来查询各类会计科目的明细账，总账的本期发生额，科目余额等等。

还可以根据需要设置各种不同的账表格式，来获取所需要的数据,也就是可以订制多种类型，多种格式的账册报表来满足我们不同类型，不同部门的数据需要，方便进行数据层面的管理和控制。

二、“现金银行"模块
主要使用来管理现金，银行存款，查看资金使用情况，还可以自己设置各类报表来关注银行存款的使用情况,如资金日报表.基础设置中的有些科目都不需要在进行设置，因为之前设置过的它会直接过入此处.日常应加强对现金银行的管理工作，加强监管。

三、“应收管理”模块
主要是用来管理应收账款的登记，回收情况，便于管理层加强对应收账款的管理工作，少出现坏账，及时回款。

可以生成应收账款账龄分析表用于查询应收账款的收账日期，过期日期等，便于管理层管理应收账款的回收工作。

操作模块都有相似之处。

四、“应付管理”模块
一般使用的较少。

可以在初始设置里面在用户权限组里面把不需要使用的一些小的模块给屏蔽掉，这样是操作界面更加简洁.
自己可以在又上角“模版”里面选择“修改”，自己设置一个“XX”的模版,象这些往来科
目一般设置复币式的模版。

五、“工资管理”及“固定资产"模块
一般使用的较少。

可以在初始设置里面在用户权限组里面把不需要使用的一些小的模块给屏蔽掉，这样是操作界面更加简洁。

第三部分采购管理模块操作流程
一、基础设置
1、设置物品类型：
✧物品类型是将具体的物品进行分类编码，方便日常工作对物品的分类汇总及查询管理。

✧物品类型编码可以分层次管理，各级之间用连字符(－）连结。

物品类型编码长度为16个
字符，物品名称为30个字符，即15个汉字。

✧同级编码和名称不能重复;如果在已经使用的末级编码下增加新的下级编码，系统会把原末
级编码下的物品，转入新增编码.原末级编码变为非末级编码，新增编码为末级编码。

✧必须设置一些区分商品的费用物品类型，因为平时必须将一些进货费用或关税，作为一种
商品采购入库,并通过采购分摊摊入相关物品成本.（比如：费用及关税)
✧操作步骤：点击“基础设置"中的“物品类型”，打开物品类型列表；双击可修改原有物品
类型或右键点击选择“新增”物品类型.
2、物品性质设置：
①选择打开：“采购管理”＝>“基础设置”=〉“物品性质”,进入物品性质列表;点击鼠标
右键，可以选择“新增"、“修改”或“删除”物品性质,并定义相应的物品性质名称、物
品类别，选择税率、成本计算方法和成本核算组。

②根据我司情况，具体设置四个物品性质：商品、税类－关税、运费－海运费、运费—内
陆费、运杂清关费。

具体设置如下：
◆商品:设置物品类别为“存货”，税率为“零税率",成本计算方法为“移动平均",
设置新增“商品”作为其科目核算组，核算组的核算如下图；这个图是在“基础设置",“核算科目"中。

◆税类-关税：设置物品类别为“费用”,税率为“零税率”，新增“税类-关税"作为
其科目核算组,核算组的设置如下；
运费—海运费：设置物品类别为“费用”，税率为“零税率”,新增“海运费”作为其科目核算组，核算组的设置如下；
◆运费-内陆费：设置物品类别为“费用"，税率为“零税率”，新增“运费-内陆费”
作为其科目核算组，核算组的设置如下;
◆运杂清关费:设置物品类别为“费用”，税率为“零税率”，新增“运杂清关费”作
为其科目核算组，核算组的设置如下;
3、物品设置
选择打开:“采购管理”＝〉“基础设置”=>“物品设置”，进入物品列表;点击鼠标右键，可以选择“新增"、“修改”或“删除”物品。

物品又分为正常的“商品”及“费用”，具体设设置如下：
①普通商品设置
✧物品编码：根据总公司统一的编码规则编制，一般由总部提供；
✧物品性质：选择之前设置好的物品性质“商品移动平均”；
✧物品名称:录入由总公司提供统一的名称；（在现国外分公司操作中，在此栏录入
该物品的英文名称及规格型号,方便外籍职员查看.）
✧规格型号：录入物品的具体规格或型号;（实操中,国外分公司在此栏录入中文的
物品名称及规格型号，方便国内职员查询及核对。

）
✧所属类型：选择设置相应的物品类型；
✧主计量单位：
A、根据不同的包装需设置不同的计量组，基本单位相同但包装数量不一样的单
位组，必须以命名不同的名称加以区分.
B、设置各环节物品的计量单位，“采购单位”，“销售单位"，“库存单位",“生
产单位"，“核算单位”,点击“新增"、“修改”等操作,并设置包装单位的换算关系及允许小数位。

②“费用”类物品设置
◆根据费用来源及产生时期，分别设置：“内陆费”、“海运费”、“关税”、“清关费”
等费用类物品.
◆根据各费用的实质情况，设置其相应的“物品性质”、“物品类型”、“计量单位”.
4、物品税率：
为简化核算,不需计算物品的应交税金，故设一个“零税率"既可.
5、货位：
根据各分公司实际情况设置货位数量。

一般根据分公司位置或是仓库位置来设置,暂时没有具体细分到租用的每一个仓库。

✧货位编码、名称及所属部门自定义设置；
✧成本计算组,在“采购管理”，“基础设置”，“成本计算组”中，新增成本计
算组,选择核算货位；
库存状态选择为“正常”
6、成本计算组：
新增或修改、查询现有成本计算组。

7、核算科目组：
针对“物品性质”的分类，设置相应的核算科目组,详细设置请参考“物品性质"设置中的操作流程。

与“物品性质”那里的核算科目组的操作类似。

8、其它设置：
“单位类型”、“往来单位"、“部门”及“职员”设置与各模块是通用的设置，可参考“财务管理”流程所述；根据实际情况，不需设置。

在“财务管理"模块已经设置过了，数据会直接通用到此处。

二、采购单据处理流程图
只有经过审批的单据才能进行采购分摊的操作。

三、 具体单据操作流程
１、“物品采购"单的处理：
物品采购
财务签章及审批单据
采购退货
库管签章
采购分摊
生成凭证
生成采购报表
成本计算
⑴打开物品采购操作界面
选择“进销存管理采购管理日常业务物品采购”
⑵输入单据内容
Ａ、单据头：
●选择或修改自定义单据模板，选择单据需显示的项目，并可自定义显示的项目名。

操作方式为：在右上角的模板选项框内,选择修改，之后在弹出的对话框上根据自
己的需要进行操作。

（例：如有需要，可将单据界面改成英文的.具体的操作为在右
上角的“模板”,“修改”里面，在对话框的“标题”部分，自己输入表头的英文
名称。

）
●选择录入采购单位（既总公司）及单据日期;
●根据总公司提供的“INVOICE”，录入统一的单据号（即INVOICE NO.）；在日常
操作中，同一批货物的货值、运费及清关费等，会分开作采购入库；可在原INVOICE
号后加以不同的后缀加以区分,方便对同一单据的费用进行分摊处理.（如：SS—
00251601、SS—00251602）
●分别录入“部门”、“业务员”、“币种”、“汇率”等单据头项目。

B、单据体
●选择录入物品或海运费、内陆费及关税等清关费用，选择“仓位”（库仓）及“计
量单位”；（日常操作中，一般将货物本身的货值、海运费及内陆费做在同一份物
品采购单上,先做采购入库处理；而清关完成后，再将货物到港后的所产生“关税”、
“进口增值税”“清关费”等费用，则另作一份采购单作采购入库处理。

●录入数量/单价/金额等。

●录入完毕后，点“确定”或“下一张”按键，保存单据.
⑶库管验货签章
①选择“进销存管理库存管理日常业务（或单据列表）物品入库"，打开在
“采购模块”中所生成的“物品采购”入库单；
②库管核对各物品验收数量无误后，选择“库管"按键，进行库管签章处理，最后点
“确定”保存退出。

⑷财务签章及审批单据
①选择“进销存管理存货管理日常业务（或单据列表）物品入库”,打开在
“采购模块”中所生成的“物品采购”入库单;
②财务核对物品单据的单价及金额无误后，选择“财务"按键，进行财务签章处理，
最后点击“审批”按钮，审批保存采购入库单，完成物品采购的进仓处理。

(注：进
销存的单据，最好在最后一个环节(即存货模块)操作时才作审批处理；如在之前环节
作了审批，则库管或财务核对物品数量及单价时,则无法进行相应的修改操作。

)
⑸采购单据的查询/修改/删除
●查询单据时可通过各模块中的”单据列表”进行条件筛选查找或全部列示；
●修改或删除“物品采购”单时,必须逐一取消单据的审批、财务签章及库管签章，
才能作相应的操作；（如已作费用分摊的采购单，则首先必须取消费用分摊）
●库存模块及存货模块中的“物品入库"单、“物品出库”单，实际上就是采购模块
中的“物品采购”单和销售模块的中“物品销售”单。

故在其中一模块中处理或
查询单据时,必须把其它模块打开的相应的窗口关闭掉，否须无法进入自已需要的
单据处理界面.
２、采购费用的分摊
此步骤是将物品采购入库过程中所产生的一些费用（海运费、内陆费、关税及清关费用等），分摊计入相应的物品进货成本中.分摊前提条件是这些成本费用都已作采购入库处理，并作财务签章及审批处理.
◆选择“购销存管理采购管理日常业务采购分摊”，打开费用分摊界面；
◆选择“截止分摊日期”，采用“金额”分摊方法；
◆点击“筛选”,按条件选择要进行分摊的“费用”，“采购入库单”及相应的物品采购
单；根据录入物品采购时的单据号录入原则，逐一选择对应分摊采购费用。

◆已作采购分摊的“物品采购"单无法直接进行修改及删除操作，必须先取消费用分
摊.
３、采购报表的查询
1)通过采购模块中的账册报表，可以查询或自定义一些常用的采购报表。

（比如：采购费
用分摊对照表、采购汇总表及明细表等。

）
2)报表的打印及导出到文件:
A.直接打印：直接选择“打印”可通过打印机打印出纸质报表;
B.报表导出为文件格式（通常为EXCEL文件）：首先将要导出的报表，选择打
印到文件，文件格式为金算盘通用表格，后缀名为：＊.TBL";使用金算盘的
“电子表格”软件，打刚保存的“＊.TBL”文件，最后另存为ＥＸＣＥＬ８．０
形式的电子文件即可。

第四部分销售管理模块操作流程
一、基础设置
此模块的的基础设置与采购模块一致，具体操作可参考采购模块所述;如在采购模块已做基础设置,在这一模块不需在进行设置。

二、销售单据处理流程图
三、具体单据操作流程
1、“物品销售”单
⑴打开物品采购操作界面
选择“进销存管理销售管理日常业务物品销售”。