高校会议管理制度范文

高校会议管理制度范文
第一章 总则
一、为了加强高校会议管理，提高会议效率，明确会议目的，确保会议质量，根据国家有关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于我校各类会议的组织、召开和管理工作。

三、会议应当坚持以下原则：
1. 目的明确：会议应围绕学校中心工作，解决实际问题，具有明确的议题和目标。

2. 计划性强：会议应按照年度工作计划、季度工作计划和临时工作需要合理安排，避免频繁、重复召开。

3. 高效务实：会议应注重实效，简化程序，严格控制会议时间，提高决策效率。

4. 公开透明：会议内容应公开，广泛听取意见和建议，保证决策的民主性和科学性。

四、会议分为以下几种类型：
1. 学校行政会议：研究部署学校行政工作，解决重大问题。

2. 学校党委会：研究部署学校党的建设和思想政治工作，决定重大问题。

3. 学校学术会议：研究学术问题，推动学科建设。

4. 部门工作会议：研究部署部门工作，解决具体问题。

5. 专题会议：针对特定问题，组织相关部门和人员进行研究解决。

五、会议的组织和管理应遵循以下要求：
1. 会前准备：明确会议议题、参会人员、会议时间、地点等，提前通知参会人员。

2. 会中组织：确保会议秩序，做好会议记录，及时汇报会议进展。

3. 会后落实：对会议决定的事项进行跟踪督促，确保决策的贯彻落实。

六、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，按照本制度执行。

如需对本制度进行修订，由学校办公室负责解释。

第二章 会议流程
一、会议筹备
1. 确定会议类型和议题：根据工作需要，明确会议类型，确定会议主要议题。

2. 拟定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等。

3. 报批：将会议方案报请校领导审批。

4. 发布会议通知：通过校园网、短信、电话等方式通知参会人员。

5. 准备会议材料：整理与会议议题相关的背景资料、报告等，提前分发给参会人员。

二、会议召开
1. 会议签到：参会人员按时到场签到，确保会议出席情况。

2. 会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程。

3. 会议报告：会议议题涉及的相关部门或人员作报告，阐述问题、分析原因、提出建议。

4. 讨论发言：参会人员围绕议题进行讨论，充分发表意见和建议。

5. 会议决策：根据讨论情况，主持人或校领导对议题进行决策。

三、会议记录
1. 会议记录人员：指定专人负责记录会议内容，包括议题、讨论情况、决策结果等。

2. 记录要求：确保记录真实、准确、完整，字迹清晰，便于查阅。

3. 会议记录签字：会议结束后，由主持人、记录人及参会人员签字确认。

四、会议总结
1. 主持人或校领导对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2. 对参会人员提出的问题和建议进行回应，明确责任人和完成时限。

五、会议资料归档
1. 将会议记录、会议纪要、相关材料等进行整理归档，便于查阅和落实。

2. 对涉及机密内容的会议资料，严格按照保密规定进行管理。

六、会后落实
1. 会后及时将会议纪要发送给相关领导和部门，督促落实会议决策。

2. 对会议决策的执行情况进行跟踪检查，确保工作落实到位。

3. 对未按期完成的工作，追究相关责任人的责任。

第三章 会议纪要的跟踪落实
一、会议纪要的编制与发布
1. 会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整，明确记录会议决策、任务分配和责任主体。

2. 会议纪要应于会议结束后尽快完成，并在规定时间内提交给主持人或校领导审核。

3. 审核通过的会议纪要应以书面形式发布，通过校园网、邮件、短信等方式通知到相关领导和责任人。

二、会议决策的分解与责任落实
1. 根据会议纪要，将会议决策分解为具体的任务，明确每项任务的完成时限、责任人和配合部门。

2. 各责任人和部门应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，确保决策的有效执行。

3. 对涉及跨部门协作的任务，指定牵头部门负责协调，确保各部门间沟通顺畅、协作高效。

三、跟踪督促与检查
1. 学校办公室或相关部门应定期对会议决策的执行情况进行跟踪督促，了解工作进度，协调解决问题。

2. 对执行过程中遇到的困难和问题，应及时反馈给校领导，并提出解决方案。

3. 定期对会议决策的落实情况进行检查，对未按期完成或执行不力的部门和个人进行通报批评。

四、会议纪要的归档与管理
1. 会议纪要应作为重要文件进行归档，便于日后查阅和追溯。

2. 建立会议纪要管理档案，确保档案的完整性、安全性和保密性。

3. 定期对会议纪要档案进行整理和更新，确保信息的准确性和时效性。

五、会议纪要的反馈与评估
1. 责任部门和责任人应在任务完成后，向学校办公室或主持人反馈执行情况。

2. 对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

3. 根据评估结果，对相关责任人和部门进行奖惩，激发工作积极性和责任感。

第四章 会议室管理规定
一、会议室预订
1. 会议室预订采用预约制度，各部门需提前向学校办公室或会议室管理部门提交书面申请。

2. 申请书中应明确会议时间、参会人数、会议类型及所需设备等。

3. 学校办公室或会议室管理部门根据申请顺序和会议性质安排会议室。

二、会议室使用
1. 会议室使用应遵循先预订、后使用的原则。

2. 使用会议室时，应爱护室内设施，保持环境整洁。

3. 会议室使用过程中，严禁吸烟、喧哗、乱丢杂物等不文明行为。

三、会议室设备管理
1. 会议室设备由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2. 使用会议室设备前，相关人员应接受操作培训，避免因操作不当造成设备损坏。

3. 如设备出现故障，应及时报告给会议室管理部门，以便及时维修。

四、会议室安全与保密
1. 会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、应急照明等。

2. 会议室内严禁存放易燃、易爆等危险物品。

3. 对于涉及保密内容的会议，应严格按照保密规定执行，参会人员需签订保密协议。

五、会议室服务与支持
1. 会议室管理部门应提供必要的服务支持，如会场布置、设备调试、茶水服务
等。

2. 会议期间，会议室管理人员应密切关注会议进展，及时解决可能出现的问题。

3. 会议结束后，会议室管理部门应及时回收会议材料，确保会议室安全、整洁。

六、会议室使用费用
1. 会议室使用费用按照学校相关规定执行，各部门需按时缴纳。

2. 特殊情况下，如需减免会议室使用费用，需向学校办公室提交书面申请，经批准后方可减免。

七、会议室管理与考核
1. 定期对会议室使用情况进行检查，对违反规定的部门和个人进行通报批评。

2. 建立会议室使用评价制度，收集用户反馈意见，不断改进会议室管理服务水平。

第五章 附则
一、本制度的解释权归学校办公室所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

三、各部门应结合本制度，制定实施细则，并报学校办公室备案。

四、原有相关规定与本制度不符的，按照本制度执行。

五、本制度的修改和废止，由学校办公室提出，经校领导批准后公布实施。